Aplikacje wspierające

W firmach, które otrzymują oraz generują znaczne ilości korespondencji, sprawy związane ze zlokalizowaniem oraz aktualnym stanem przesyłki są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania organizacji. System nadzoru obsługi korespondencji wychodzi naprzeciw oczekiwaniom działów kancelaryjnych w zakresie obrotu dokumentacją przychodzącą, wychodzącą oraz wewnętrzną.

Głównym zadaniem rozwiązania jest stały dostęp do informacji o miejscu oraz osobie aktualnie posiadającej daną przesyłkę. Pozwala to na szybkie ustalenie ich statusu oraz wyeliminowanie przypadków zaginięcia i przetrzymywania dokumentów oraz przekazywania korespondencji nieautoryzowanymi ścieżkami.

Modelowy obieg przesyłki przychodzącej:
1. Zarejestrowanie przesyłki w systemie;
2. Przypisanie jej do kuriera (urządzenie mobilne);
3. Rozprowadzenie przesyłek po obiekcie (budynku, piętrze, kompleksie);
4. Powrót do kancelarii, ewentualne przekazanie danych do systemu (dla offline).

Do rejestracji faktu przekazania odpowiedzialności za przesyłkę jest używane mobilne urządzenie rejestrujące. Jest to przenośny terminal komputerowy wyposażony w czytniki oraz dedykowane oprogramowanie komunikujące się z serwerem aplikacji. Kurier odczytuje identyfikator z dokumentu, natomiast odbiorca wprowadza swój osobisty kod – od tej chwili następuje przekazanie odpowiedzialności za przesyłkę na odbierającego. Urządzenia komunikujące się z systemem na bieżąco (np. poprzez wifi) bezzwłocznie przekazują informacje do systemu. Jednocześnie kurier ma możliwość odbierania przesyłek przeznaczonych do wysłania lub korespondencji wewnętrznej.

Ze względu na bardzo różnorodne potrzeby firm w zakresie obiegu korespondencji system posiada możliwość skonfigurowania według indywidualnych wymagań klienta. Służy jako standardowe oprogramowanie rejestrujące, porządkujące, nadzorujące i automatyzujące procesy kancelaryjne.