Elektroniczna archiwizacja dokumentów

Usługa dedykowana dla klientów, którzy nie posiadają własnego repozytorium. W jej ramach ArchiDoc wydziela miejsce na swoim serwerze, na którym zapisuje wszystkie zdigitalizowane dokumenty. Zdefiniowani użytkownicy końcowi mogą korzystać z tych zasobów zdalnie, za pomocą przeglądarki internetowej. Zastosowanie elektronicznego repozytorium dokumentów niesie ze sobą szereg korzyści dla firmy. Przede wszystkim gwarantuje bezpieczeństwo wszystkich przechowywanych w nim danych. Każda „operacja” dokonywana na dokumencie podlega rejestracji, a zdefiniowane prawa dostępu użytkowników do poszczególnych informacji chronią przed niewłaściwym wykorzystaniem. Dokumenty mogą być również chronione przed modyfikacją oraz zostać udostępnione w trybie „tylko do odczytu”. Rozbudowane funkcje wyszukiwania za pomocą kombinacji indeksów np. po numerze klienta lub nazwie firmy czynią rozwiązanie łatwym i szybkim w obsłudze, znacznie skracając czas dotarcia do interesujących nas danych.

Dzięki zastosowaniu modelu zewnętrznego repozytorium, klienci bez ponoszenia dodatkowych wydatków na zakup serwera, bazy danych, zatrudniania administratora czy tworzenia procedury backupowej, mogą płynnie przejść na pracę na dokumencie elektronicznym. Efektywność kosztowa takiego rozwiązania opiera się głównie na usprawnieniu przepływu danych w firmie i redukcji przepływu dokumentów papierowych. Nie bez znaczenia jest również możliwość jednoczesnego dostępu do elektronicznej wersji dokumentu kilku osób z oddziałów firmy w całym kraju. Eliminuje to konieczność każdorazowego skanowania, kopiowania, drukowania i zapisywania dokumentu w różnych lokalizacjach, co pozwala zarówno na oszczędności czasu i pieniędzy, jak i miejsca na dysku.

ArchiDoc oferuje przechowywanie informacji elektronicznej w repozytorium dokumentów, które jest „elektronicznym magazynem” wszelkiego typu danych. Może zawierać:

• elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów papierowych;
• dokumenty elektroniczne (e-maile wraz z różnego typu załącznikami);
• dane pochodzące z systemów informatycznych przedsiębiorstwa;
• pliki dźwiękowe, np. nagrane rozmowy telefoniczne;
• pliki wideo, np. nagrania pochodzące z kamer przemysłowych.