Elektroniczny obieg dokumentów

Logistyka i transport dokumentów zależy od rodzaju realizowanego projektu. W przypadku rejestracji danych z dokumentów już przeprocesowanych przez klienta, najczęściej mamy do czynienia ze scentralizowanym transportem, który realizowany jest za pomocą floty wewnętrznej. W przypadku odbioru pism na potrzeby usługi elektronicznego obiegu dokumentów, ArchiDoc wprowadza do systemu informacje, zanim jakikolwiek pracownik po stronie klienta zdąży się z nimi zapoznać. Oznacza to, że każdy dokument musi zostać przez nas zdigitalizowany jeszcze tego samego dnia, którego wpłynął do organizacji klienta. W projektach rozproszonych, gdzie codziennie dokumentacja pobierana jest z kilkuset jednostek z całego kraju, ArchiDoc ze względu na aspekt kosztowy, korzysta z pomocy wyspecjalizowanych firm kurierskich. Współpraca z wybranymi operatorami obwarowana jest specjalnymi procedurami bezpieczeństwa.

Każdy z przewoźników, ma obowiązek przekazać nam listę wszystkich dostarczonych przesyłek. Posiadamy szczegółowe procedury, które obligują naszych pracowników do sprawdzania zawartości przesyłek w momencie ich odbioru. Ze wszystkimi operatorami mamy ustalone indywidualne godziny przekazywania dokumentów. Pracujemy z dedykowanymi do projektu kurierami. Współpracujemy z pocztą w zakresie zakładania specjalnych skrzynek pocztowych, na które kierowany jest tylko strumień dokumentów od określonego nadawcy. W scentralizowanej aplikacji odnotowujemy wszystkie kanały wpływu pism. Oznaczamy listy zwykłe, polecone czy przesyłki kurierskie. Dysponujemy system wspierającym archiwizację listów przewozowych. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w tym zakresie, ArchiDoc gwarantuje bezpieczeństwo odbioru dokumentów pomimo korzystania z zewnętrznej floty kurierskiej.