Obsługa dokumentacji Biura Podróży
podziel się:

Klient

Wiodące polskie biuro podróży oraz jeden z największych organizatorów wyjazdów turystycznych – zarówno zagranicznych, jak i krajowych. Oferta biura obejmuje usługi turystyczne i podróżnicze dla klientów indywidualnych oraz firm. Każdego roku z usług biura korzysta ponad milion osób oraz około dwa tysiące przedsiębiorstw. Firma jest liderem w sprzedaży biletów lotniczych, autokarowych i promowych, jak również oferuje pełen zakres ubezpieczeń turystycznych. Rozległą sieć sprzedaży biura tworzy 41 oddziałów własnych zlokalizowanych na terenie kraju. Spółka prowadzi także rezerwację miejsc hotelowych i samochodów. Oferta wycieczek zagranicznych organizowanych przez spółkę dostępna jest w 1600 biur podróży na terenie całego kraju.

Potrzeby klienta

Ogólnopolska sieć sprzedaży obejmująca 1600 punktów oraz konieczność usprawnienia komunikacji pomiędzy jednostkami spowodowała potrzebę opracowania i wdrożenia nowych procedur związanych z obecnym przetwarzaniem dokumentów. Utworzenie centralnego systemu zarządzania dokumentacją w firmie było podyktowane zamiarem przyspieszenia i obniżenia kosztów procesu wymiany informacji. Odszukiwanie papierowych wersji dokumentów było zbyt czasochłonne i obniżało efektywność obsługi klienta, a tradycyjny obieg dokumentów niejednokrotnie generował także niepotrzebne koszty.

Rozwiązanie

Podpisanie kontraktu było poprzedzone szczegółową analizą opłacalności outsourcingu zarządzania dokumentacją oraz 3-miesięcznym okresem pilotażowym. W ramach umowy, wszystkie dokumenty przychodzące do siedziby klienta są codziennie przekazywane ArchiDoc. Dodatkowo, na mocy wewnętrznych rozporządzeń, korespondencja z większości biur podróży jest przekierowywana bezpośrednio do centrum operacyjnego ArchiDoc w Warszawie. Następnie, dokumentacja jest segregowana zgodnie z wytycznymi klienta. Wybrane kategorie dokumentów są odsyłane do procesowania przez klienta w trybie pilnym, pozostałe zaś są skanowane i eksportowane do systemu Webit. Ponadto, ArchiDoc prowadzi prace w siedzibie klienta, gdzie dokumenty w postaci elektronicznej są przypisywane określonym komórkom klienta do opracowania. Na rzecz operatora turystycznego ArchiDoc przetwarza m.in.: faktury kosztowe, dokumenty kadrowe, pisma urzędowe, reklamacje oraz umowy.

System przyjmowania, rejestracji i skanowania dokumentów firmy jest obecnie zoptymalizowany oraz dostosowany do potrzeb klienta. W 2009 roku, w ramach kontraktu ArchiDoc przetworzył około 55 tys. dokumentów, z czego większość stanowiły faktury kosztowe.

Korzyści biznesowe

Zarządzanie dokumentami w modelu outsourcingowym pozwoliło spółce efektywniej zarządzać procesami związanymi z obsługą klientów. Zastąpienie papierowych faktur elektronicznymi plikami graficznymi oraz automatyzacja przepływu informacji przyspieszyły obsługę kooperantów i usprawniły zarządzanie informacją pomiędzy pracownikami poszczególnych lokalizacji. Ponadto, rozwiązanie pomogło zwiększyć efektywność obsługi finansów oraz wspomaga proces podejmowania decyzji biznesowych przez zarząd i menedżerów. Dostęp do plików w wersji cyfrowej usprawnił pracę osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych procesów biura turystycznego.

Firma odnotowała także korzyści finansowe, które polegają obniżeniu kosztów wynikających z opóźnień w przekazywaniu informacji. Oszczędności wynikają także z elastyczności outsourcera pozwalającej na swobodne zwiększanie wolumenu obsługiwanych dokumentów w sezonie wakacyjnym, gdy o ponad 50% wzrasta liczba napływającej dokumentacji. Nowe procedury obiegu dokumentów usystematyzowały zarządzanie danymi w całej strukturze firmy.