Obsługa kancelarii

W organizacji każdej kancelarii kluczowym elementem jest sprawna dystrybucja dokumentów w ramach firmy. Nie mniej ważne jest precyzyjne zdefiniowanie gdzie kończą się kompetencje kancelarii, a gdzie zaczyna odpowiedzialność danego pracownika czy jednostki organizacyjnej klienta.

ArchiDoc dysponuje system nadzoru obiegu korespondencji, który bez konieczności skanowania całości wolumenu, umożliwia pełną kontrolę nad statusem opracowania każdego dokumentu. Zastosowanie systemu kodów kreskowych i przenośnych czytników przez kurierów ArchiDoc, pozwala na automatyczne zapisywanie wszelkich informacji związanych z osobą pobierającą korespondencję oraz miejscem i czasem jej przekazania. Dotychczas było to możliwe tylko w przypadku digitalizacji całości dokumentacji.

Wykorzystanie systemu nadzoru obiegu korespondencji umożliwia pełną kontrolę przesyłek imiennych i poufnych. Jest to bardzo istotne szczególnie w przypadku paczek, których nie można otwierać i skanować w kancelarii. Z reguły spod tego procesu wyłączone są listy imienne, skierowane do zarządu lub do departamentów organizacyjno- prawnych. Ponadto nie każda organizacja jest przygotowana na to, żeby wraz z wdrożeniem kancelarii, od razu przejść na pełną digitalizację. Dlatego ArchiDoc oferuje unikalną usługę, która wychodzi na przeciw potrzebom klienta.