Obsługa kancelarii

W modelu kancelaryjnym ArchiDoc, można odnaleźć wszystkie potrzebne informacje w czasie rzeczywistym. W aplikacji automatycznie odnotowuje się kto (informacja ta zakodowana jest w ID danego pracownika) i kiedy odebrał dane pismo. Wskazani przez klienta użytkownicy w trybie online mogą sprawdzić kiedy wpłynął dokument, gdzie się aktualnie znajduje i jaki jest jego status. W tradycyjnym modelu kancelaryjnym taka weryfikacja trwa znacznie dłużej i najczęściej polega na skontaktowaniu się z kancelarią, która po wyszukaniu w wewnętrznej bazie danych udziela informacji o dacie wpływu, dacie przekazania i danych właściciela biznesowego (odbiorcy) dokumentu. Wewnętrzne jednostki kancelaryjne najczęściej nie dysponują informacją kto personalnie odebrał przesyłkę. Odnotowanie tego każdorazowo wymagałoby dołączania i podpisywania potwierdzenia odbioru. Organizacje, które stosują takie rozwiązanie mają duży kłopot z zarządzaniem i archiwizacją tego typu dokumentacją.

Narzędzia dostarczone przez ArchiDoc pozwalają także na codzienne wygenerowanie raportu w zakresie liczby pism, które wpłynęły do kancelarii, ilości dokumentów jeszcze nie zarejestrowanych oraz statusu przesyłek przekazanych. Aplikacja pozwala również na ręczne przedekretowanie statusu odebranej korespondencji. System odnotowuje komu pracownik sekretariatu działu organizacyjno-prawnego, po zapoznaniu się z dokumentem, przypisał opracowanie merytoryczne. Dzięki zastosowaniu rozwiązania kancelaryjnego ArchiDoc klient posiada pełną wiedzę dotyczącą statusu danej przesyłki, począwszy od momentu jej wpłynięcia do organizacji, aż do uzyskania zakończenia pracy nad dokumentem.