podziel się:
Kancelaria to serce systemu obiegu dokumentów. Od jej skuteczności zależy wiele dalszych procesów. Zapewniamy klientom szybki i wygodny dostęp do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej. Wiemy, jak zorganizować proces kancelaryjny, aby ograniczyć jego koszt. W zależności od potrzeb adresaci otrzymują przesyłki w formie papierowej lub elektronicznej (jako zeskanowany plik lub w wersji tekstowej uzyskanej za pomocą OCR). Nasza autorska aplikacja INDO SNOK zapewnia pełną kontrolę procesu kancelaryjnego, ułatwiając wyszukiwanie dokumentów, monitorowanie ich statusu oraz zabezpieczając przed dostępem nieuprawnionych osób.

Obsługa kancelarii może być zintegrowana z systemem elektronicznego obiegu dokumentów BPS.

Usługę realizujemy w 3 modelach:

  • zewnętrznym – w centrum operacyjnym ArchiDoc;
  • wewnętrznym – w lokalizacjach klienta;
  • mieszanym.

Obsługa kancelarii - korzyści biznesowe:
  • Optymalizacja kosztów.
  • Pełna kontrola – monitoring korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej (jednolity rejestr), ciągłość śledzenia obiegu dokumentów.
  • Możliwość podglądu statusu przesyłki lub dokumentu (weryfikacja osoby, do której dokument jest aktualnie przyporządkowany oraz czy sprawa związana z dokumentem została zamknięta).
  • Uporządkowanie i ujednolicenie procedur rejestracji korespondencji.
  • Usprawnienie procesu dystrybucji dokumentów.
  • Optymalizacja i automatyczne przypisanie kosztów korespondencji wychodzącej.
  • Systemowa kontrola dostarczania/odbioru dokumentów (automatyzacja).
  • Szybki dostęp do dokumentu w formie elektronicznej – w przypadku skanowania korespondencji.
  • Elastyczne rozładowywanie okresowych wahań ilości korespondencji.
  • Terminowe dostarczanie i wysyłanie przesyłek - gwarantowane SLA.
  • Prosty dostęp do informacji oraz zdalne raportowanie w trybie rzeczywistym:
    • raporty ilościowe korespondencji
    • raporty statusów dokumentów
    • inne (na życzenie)
  • Dzięki stałemu nadzorowi procesów związanych z obiegiem korespondencji ArchiDoc może na bieżąco je monitorować, korygować oraz wskazywać obszary do dalszego doskonalenia.