Zarządzanie dokumentami papierowymi

ArchiDoc opracowuje od podstaw kompletne normatywy kancelaryjno-archiwalne, jak również weryfikuje i aktualizuje funkcjonujące dokumenty. Na życzenie klientów tworzone są pojedyncze elementy składowe normatywów.

Komplet normatywów kancelaryjno –archiwalnych stanowią:

• Instrukcja o organizacji i zakresie
  działania archiwum zakładowego
• Instrukcja kancelaryjna
• Rzeczowy wykaz akt

1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

To dokument regulujący organizację, zakres i sposób działania archiwum zakładowego danej jednostki. Instrukcja szczegółowo określa zasady:

• organizacji archiwum zakładowego, w tym warunków lokalowych i środków zabezpieczających dokumenty przed utratą lub zniszczeniem,
• postępowania z dokumentami przekazywanymi do archiwum,
• opisu teczek,
• terminów przekazywania/przyjmowania dokumentów do archiwum,
• przechowywania i ewidencjonowania akt,
• archiwizacji dokumentów elektronicznych,
• udostępniania dokumentów z archiwum,
• brakowania akt,
• kontroli wewnętrznej archiwum,
• postępowania z dokumentami w przypadku likwidacji firmy.

2. Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów określających zasady i normy postępowania z dokumentacją w organizacji. Wprowadza jednolite zasady wykonywania czynności kancelaryjnych oraz normuje czynności związane z obiegiem dokumentów, od momentu wpływu do czasu przekazania ich do archiwum. Reguluje w szczególności zasady rejestrowania spraw, znakowania pism, zakładania teczek aktowych oraz sposób przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego.

3. Rzeczowy wykaz akt

Rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację wszystkich akt powstających, w wyniku działalności danej organizacji wraz ich kwalifikacją archiwalną, określającą okresy przechowywania dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów. Oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej, umożliwiającym tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki organizacyjnej. Ujmuje on w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym.