13.11.2006

06.11.2006, „Teleinfo”, Wspomaganie zarządzania dokumentami i procesami

Z systemów wspomagających zarządzanie dokumentami korzysta coraz więcej firm mających dużo klientów. Gorzej jest z wykorzystaniem zawartych w nich informacji do definiowania i modernizowania procesów biznesowych.

W jakim zakresie użytkuje się w Waszych firmach systemy wspomagające zarządzanie dokumentami? I na ile wspierają one zarządzanie procesami biznesowymi?

KRZYSZTOF LENKIEWICZ
EuroLOT to spółka tworzona przez PLL LOT SA, która jest operatorem 13 samolotów turbośmigłowych ATR na siatce przewozowej narodowego przewoźnika. Zatrudniamy ok. 280 osób, z czego ok. 80 pracuje w administracji. Konieczność wdrożenia systemu obiegu dokumentów (SOD) pojawiła się pięć lat temu, niedługo po powstaniu firmy, gdy zaczęliśmy używać poczty elektronicznej. Wybór padł na system "MIS Partner 21" firmy MIS, który służy do szybkiego tworzenia rozwiązań do zarządzania procesami opierającymi się na Lotus Notes/Domino. Najpełniej udało się nam zautomatyzować proces "dostępności" pracownika, a także obsługę dokumentów finansowych oraz elektroniczny obieg dokumentów (obiegi dokumentów ustalane są przez użytkownika ad hoc).

ZBIGNIEW OLEJNICZAK
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) do elektronicznego obiegu dokumentów używa systemu OfficeObjects® firmy Rodan Systems. Jego wdrożenie zakończy się najpóźniej w pierwszej połowie 2007 r., ale już teraz mogę powiedzieć, że nie zawiódł naszych oczekiwań. Systemy tego typu chcielibyśmy także spopularyzować w 400 jednostkach służb zatrudnienia, które pomagają bezrobotnym w znalezieniu pracy. Do dyspozycji są cztery rozwiązania, które dostawcy zobowiązali się udostępnić za przysłowiową złotówkę, ale na razie zainteresowanie nimi jest ograniczone. SOD jest bowiem bardzo uciążliwy w użytkowaniu, bo jeśli chce się mieć z niego korzyści, to każdy wprowadzony do niego dokument trzeba odpowiednio opisać.
W MPiPS nie zarządzamy jeszcze procesami, ale nie wydaje mi się, by definiowanie procesów było właściwe z poziomu SOD – moim zdaniem, powinno być realizowane przede wszystkim na poziomie organizacji.

PAWEŁ OSTASZEWSKI
TELE 2, drugi operator telefonii stacjonarnej w Polsce, w zakresie obsługi klientów (a mamy ich ok. 1 mln) współpracuje z wieloma partnerami. Aby jakość tej obsługi była na wysokim poziomie, nie mogliśmy się obejść bez SOD. Tak też powstał pomysł skanowania wszystkich dokumentów przychodzących do firmy od klientów i partnerów. Początkowo do tego celu chcieliśmy wykorzystywać aplikację firmy Filenet, ale w trakcie rozmów z potencjalnym partnerem zmieniliśmy zdanie i postanowiliśmy zlecić cały proces obsługi dokumentów firmie zewnętrznej – ArchiDoc. Firma ta nie tylko pomogła nam precyzyjnie zdefiniować kategorie dokumentów, z jakich korzystamy, ale także zbudowała obsługującą je aplikację tak, by w większym stopniu umożliwić zarządzanie nimi np. w zakresie selekcjonowania oraz nadawania statusów i śledzenia zmian.
Wdrożenie całego procesu trwało zaledwie miesiąc i od 20 września br. całość korespondencji jest już skanowana. Dziennie jest to 6,5 tys. dokumentów, ich elektroniczne wersje są nam i naszym partnerom udostępniane w ciągu 24-48 godzin. Już teraz widać, że dzięki temu proces obsługi klienta jest krótszy, sprawniejszy i w mniejszym stopniu narażony na błędy.

JACEK PURZYCKI
Aqua SA to firma wodociągowa zatrudniająca ok. 380 pracowników i specjalizująca się w dostawie wody oraz odbiorze i oczyszczaniu ścieków na terenie Bielska-Białej i okolicznych gmin, gdzie mieszka ok. 300 tys. osób. Podobnie jak EuroLOT korzystamy z systemu MIS Partner, który wdrożyliśmy w 2000 r. w ciągu niespełna 10 miesięcy. W tym czasie zostały wdrożone funkcjonalności związane zarówno z obsługą klienta, jak i korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej. Korespondencja przychodząca jest skanowana, a wychodząca, niestety, drukowana, chyba że odbiorca jest w stanie ją odebrać za pomocą e-maila. System umożliwia także obsługę procesów, które mają miejsce w BOK, jak i związane z pracą dyspozytora. Na nasze życzenie został on zintegrowany zarówno z systemem ERP, jak i z aplikacjami branżowymi, takimi jak np. system mapy cyfrowej – ArcGis. Od 2000 r. w systemie zgromadzono setki tysięcy dokumentów, ale prace nad jego rozwojem ciągle trwają.

A jak to wygląda z punktu widzenia dostawców technologii IT? Od czego firmy zaczynają wspomaganie zarządzania dokumentami i procesami?

JANUSZ MAJCHRZAK
Są takie firmy, które rozpoczynają od wsparcia najbardziej "dotkliwego" procesu biznesowego. Dla przykładu weźmy call center, który jako cel biznesowy stawia sobie rozwiązanie problemu klienta w jednej rozmowie telefonicznej. Aby było to możliwe, agent musi mieć swobodny dostęp do wszystkich dokumentów, jakie są mu potrzebne, zarówno nadesłanych, jak i wytworzonych przez call center, a także regulujących zasady postępowania, np. opisów procedur czy tabel cen. Innym powodem elektronizacji dokumentów może być chęć czy też obowiązek posiadania archiwum całej dokumentacji. Żeby jednak taki zamysł skończył się powodzeniem, niezbędne jest najpierw stworzenie repozytorium dokumentów, czyli miejsca, gdzie są one przechowywane.
Dobrze by było jednocześnie wprowadzić zmiany w strukturze organizacyjnej, ale wiele firm woli się tym zająć po wdrożeniu SOD.
Ostatnio modne stało się budowanie przez niezależne firmy kompleksowej infrastruktury pod zarządzanie dokumentami, z której wszyscy zainteresowani mogą korzystać w różnych formach outsourcingu. Przykładem jest Dania, gdzie powstało centrum komputerowe Kommunedata. Jego zadaniem jest obsługa we wspomnianym zakresie wszystkich instytucji władz lokalnych.

WOJCIECH BARTOSZEK
A ja uważam, że wdrożenie jakiegokolwiek systemu obejmującego swym zasięgiem całe przedsiębiorstwa (czyli nie tylko SOD) jest jedną z najlepszych okazji ku temu, by usprawnić funkcjonujące w firmie procesy. I dlatego najpierw powinno się dokonać ich zmapowania, dokonania analiz funkcjonalnych (kto jest zaangażowany w wykonywane czynności, jakie departamenty uczestniczą w realizacji danych funkcji, jakie dokumenty są przetwarzane, jakie systemy są wykorzystywane) oraz przedstawienia możliwości zoptymalizowania procesów. Dopiero po wykonaniu odpowiednich analiz możliwe jest wdrożenie wspomagającego systemu, który będzie spełniał oczekiwania klienta.
A czy SOD outsourcować? Jeśli wycena kosztu realizacji procesu pomnożona przez przyjęty współczynnik bezpieczeństwa byłaby nadal dla firmy opłacalna, to wydaje się to zasadnym.

ZBIGNIEW OLEJNICZAK
Nie do końca się zgadzam. Nie podoba mi się, gdy przychodzi do mnie dostawca i mówi, że moje procesy działają wadliwie i że trzeba je zmienić, aby dostosować je do systemu, który będzie je wspomagał. Bardzo często może się bowiem zdarzyć, że organizacja do takich zmian jeszcze nie dorosła i że po wdrożeniu systemu będzie działać mniej sprawnie, a nie bardziej. Obieg dokumentów wymaga bowiem pewnej standaryzacji procesów pracy, a tego nie uda się osiągnąć z dnia na dzień. Czy zresztą dział IT ma odpowiednie kwalifikacje, by w ogóle brać się za budowanie nowych struktur organizacyjnych?

WOJCIECH BARTOSZEK
Mam wrażenie, że się nie zrozumieliśmy. To oczywiste, że to klient (zleceniodawca) ustala zakres realizowanego projektu, definiuje produkty, które mają być efektem projektu, oraz ustala oczekiwania odnośnie do jakości spodziewanych rezultatów. Dostawca nie jest w stanie określić, jak powinna funkcjonować dana firma. Dobrze jest jednak na początku wdrożenia systemu dokonać analizy istniejących procesów, zaproponować (wspólnie z klientem) optymalny sposób ich realizacji (przykładowo, wyeliminować takie działania, które są nieefektywne – na przykład niepotrzebne powielanie/kopiowanie dokumentów dla użytkowników, którzy nie potrzebują ich do dalszego wykorzystania). A to można stwierdzić dokonując zaledwie pobieżnej ich analizy.

KRZYSZTOF LENKIEWICZ
Nie zapominajmy też o użytkowniku. Jeśli nie będzie on do końca przekonany, że taki system może mu ułatwić pracę, firma nie będzie z niego miała pożytku nawet wtedy, gdy zmodernizuje struktury organizacyjne.

JACEK PURZYCKI
Porażkę można ponieść także wtedy, gdy organizacja będzie się bała skutków implementacji tego systemu i opowie się za metodą "krok po kroku", co wielokrotnie może sprowadzić wdrożenie do punktu wyjścia, wymuszając modyfikację systemu. Kompleksowe wdrożenie jest więc koniecznością. Co do restrukturyzacji organizacji w tym samym czasie, to przynajmniej w części powinno się to zrobić przed rozpoczęciem wdrożenia, a resztę przy koniecznych później modyfikacjach. Z outsourcingiem zarządzania dokumentami jest tak jak z innymi obszarami biznesowymi. Można go przeprowadzić z kilku powodów – obniżenie TCO, rozwój, innowacyjność. Jednym z warunków jest także konieczność istnienia rynku usług w tym obszarze. Oddać zarządzanie dokumentami w outsourcing można tylko wtedy, gdy w danym sektorze rynku działa co najmniej kilku outsourcerów. Jeśli nie, ryzyko jest zbyt duże, bo to one w przyszłości będą dyktowały warunki, w jaki sposób ma przebiegać współpraca.

ZBIGNIEW OLEJNICZAK
Z tym ostatnim poglądem też się nie mogę zgodzić. Outsourcingu nie robi się tylko dlatego, że jest wiele firm świadczących usługi dla danego sektora, ale dlatego, że się to opłaca. Administracja to dobrze rozumie, choćby dlatego, że coraz więcej kadr IT ucieka nam do biznesu i bez outsourcingu trudno nam będzie w przyszłości się obejść.

MAREK BRONDER
Zadaniem dostawcy nie jest narzucenie klientowi nowej struktury organizacyjnej w związku z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań SOD, ale wspólna weryfikacja jego potrzeb i dostosowanie do nich najbardziej optymalnego modelu biznesowego. Decydując się na wdrożenie SOD, należy ustalić zakres wdrożenia, czyli: czy budowane będzie tylko archiwum dokumentów, czy także ich repozytorium, czy powstanie system wspomagający workflow i czy trzeba go będzie zintegrować z innymi systemami biznesowymi (ERP, CRM itd.) oraz czy wreszcie wszystkie one mają działać w kanale pośredniczącym w kontakcie z klientem. Oddzielny temat to czy wszystko wcielać w życie drogą rewolucyjną czy ewolucyjną. Przy dużych wdrożeniach opowiadałbym się raczej za tą drugą opcją, żeby organizacja miała czas dostosować się do zmian. Co do decyzji o korzystaniu z outsourcingu, to jest to wewnętrzna sprawa firmy. Więcej korzyści odczuje firma zarządzana w sposób procesowy, dlatego jednym z elementów analizy przed wdrożeniem powinno być rozpoznanie struktury firmy i modelu zarządzania.

PAWEŁ OSTASZEWSKI
Zmiany w strukturze organizacyjnej mogą wynikać z różnych pobudek, ale najważniejsze jest to, by dostawca dostosował system do specyficznych oczekiwań klienta, bo w każdym przypadku mogą być one inne. TELE 2 wątpliwości, czy wdrożyć skanowanie dokumentów w outsourcingu czy samodzielnie, nie miało. Wszystkie działania masowe (w zakresie obsługi klienta również) oddajemy bowiem w outsourcing, nie tylko zarządzanie dokumentami.

MARIUSZ MOMOTKO
Dostawca powinien mieć więc głos doradczy, a kluczowe decyzje powinien podejmować klient. A od czego zacząć? MPiPS zaczął od gromadzenia dokumentów w repozytorium, które końcowym użytkownikom pozwala w prosty sposób na ich wyszukiwanie i pozyskiwanie dodatkowych informacji, a TELE 2 – od ich sklasyfikowania i minimalizacji liczby błędów we wprowadzanych danych. Drugi etap, bardziej przyszłościowy, dotyczy dynamiki obiegu dokumentów/spraw i jest najczęściej realizowany poprzez procesy pracy. W etapie tym kluczowe jest unikanie wdrażania procesów działami w oderwaniu od końcowego klienta, bo ich interesy są często rozbieżne.

MARCEL KASPRZAK
A to, czy wdrażać "krok po kroku" czy kompleksowo, moim zdaniem zależy od kultury organizacyjnej firmy i jej wizji, co chce dzięki SOD osiągnąć. Nie zgadzam się z tezą, że do pomyślnego zakończenia wdrożenia potrzebne jest zmapowanie wszystkich procesów. Klient może nie udźwignąć ciężaru związanego z ich wprowadzeniem w życie, nie mówiąc już o tym, że w międzyczasie może się zmienić obraz organizacji docelowej. Dlatego lepiej jest procesy wdrażać pojedynczo, by klient szybciej uzyskał nawet małą, ale konkretną korzyść biznesową. Czasami zachęcamy też naszych klientów do dostosowania się do wymogów systemu, ale tak, by służyło to ochronie ich pracy. A czy oddać zarządzanie dokumentami w outsourcing czy nie, to nie tylko kwestia tego, czy dla klienta jest to opłacalne, ale również pokonania pewnych obaw przed przekazaniem zadań na zewnątrz.

MARCIN WIERZBICKI
Wróćmy do roli dostawcy technologii IT. Padło pytanie o kompetencje działu IT w zakresie modelowania i optymalizacji procesów. Oczywiście dział IT, zwłaszcza rozumiany jako zespół fachowców od technologii informatycznych, nie powie, jak zarządzać procesami. Jednak pytanie, czy dostawca IT ma kompetencje doradcze, jest zupełnie innym, moim zdaniem bardzo adekwatnym dziś pytaniem. Nasi klienci bardzo często po prostu oczekują od nas nie tylko dostarczenia narzędzi IT, systemów klasy workflow, ale też pomocy konsultingowej. I dlatego my takie kompetencje rozwinęliśmy. Inny model realizacji projektów SOD, który często występuje, to udział w pierwszej ich fazie odrębnej, trzeciej firmy doradczej, by to ona doradziła, jaki system wybrać, bądź pomogła zidentyfikować i zoptymalizować procesy. Najpierw trzeba jednak ustalić, jak firma radzi sobie obecnie z zarządzaniem procesami bez związku z technologiami IT, a dopiero potem jak to powiązać ze wsparciem informatycznym. Jeśli bowiem nie ma modeli organizacyjnych i nie doskonali procesów, to czy nagle ma to zacząć robić tylko dlatego, żeby wdrożyć taki czy inny system IT? Moim zdaniem – nie. Dlatego też przestrzegałbym przed wdrażaniem kompleksowym bez zdiagnozowania, czy to dobry pomysł. Jeśli organizacja wie, jak zarządzać swoimi procesami, to raczej system trzeba będzie dostosować do jej modeli, jeśli nie wie, to przeciwnie. Czy jednak wdrożenie we wszystkich obszarach i procesach ma się odbywać w tym samym czasie? Generalnie nie, raczej krok po kroku, choć wiele prostych, standardowych czynności, jak np. elektroniczny obieg faktur zakupowych, można natychmiast wcielić w życie, optymalizując tym samym z marszu proces ich obsługi. A oddanie w outsourcing obsługi tradycyjnych procesów rzeczywiście należałoby uzależnić od dojrzałości rynku outsourcerów. Zgadzam się, że w tej chwili nie jest to rynek wystarczająco dojrzały w Polsce, choć reprezentuje coraz wyższy poziom.

MAREK BRONDER
Moim zdaniem wszystko zależy jednak od strategii firmy. Znam przykłady, gdzie SOD jest obsługiwany własnymi siłami przez dojrzałe, duże organizacje i takie, gdzie jest w pełni outsourcowany. Strategie mogą się jednak zmieniać. ArchiDoc podpisał umowę z Telekomunikacją Polską na zarządzanie dokumentami w modelu outsourcingowym, ponieważ taki model współpracy jest preferowany przez TP.

JAREK SYGITOWICZ
A ja zacząłbym od ustalenia powodu, dla którego klient interesuje się SOD. Może nim być np. chęć poprawy jakości obsługi klienta, a jednocześnie obniżenia kosztów jego obsługi, co jest możliwe, jeśli mamy pełne dane na temat klienta i możemy mu pomóc w trakcie jednej rozmowy telefonicznej. Wdrożenie SOD automatycznie spowoduje zatem optymalizację procesu biznesowego. A czy wdrażać go krok po kroku? Z doświadczeń EMC wynika, że w dużych organizacjach najlepiej zacząć od kompleksowego wdrożenia tzw. bazowej platformy Document Management, dopiero później dobudowując do niej pewne specyficzne dla poszczególnych oddziałów funkcjonalności, np. obieg faktur czy portal wewnętrzny. A kiedy korzystać z outsourcingu? Na przykład wtedy, kiedy organizacja ma do czynienia z ogromną ilością często spływających dokumentów, a nie chce inwestować w infrastrukturę do ich skanowania, przetwarzania itd.

JANUSZ MAJCHRZAK
W każdym jednak przypadku trzeba mieć odpowiedź na pytanie klienta: A jeśli coś trzeba będzie zmienić w procesie obiegu dokumentów, na kiedy będzie gotowa zmiana w systemie i kto ją zrobi? Poprawna odpowiedź brzmi następująco: na jutro, a zmianę będzie w stanie zrobić nawet pańska sekretarka. I tylko wtedy, gdy tego typu zmiany potrafi robić każdy pracownik, nawet ten mało biegły w IT, klient będzie w pełni usatysfakcjonowany.

Z jakimi innymi systemami biznesowymi powinien być zintegrowany SOD? I jakimi cechami powinien się charakteryzować, żeby wprowadzanie zmian było proste i szybkie?

JAREK SYGITOWICZ
Jeden z kluczowych systemów, z którym należy zapewnić integrację, to portal internetowy. Z punktu widzenia logiki działania systemów zarządzania treścią, możliwość integracji na poziomie pozyskiwania informacji poprzez portal oraz jej publikacji tamże stanowi o tym, jaki będzie stopień optymalizacji procesów oraz kosztów organizacji stosującej SOD.

MARCIN WIERZBICKI
Moim zdaniem standardowo zintegrowanym z SOD obszarem powinien być ERP, tego po prostu trzeba wymagać od dostawców. Musi tu obowiązywać fundamentalna zasada – jednostkowa informacja jest wpisywana do systemu tylko raz, a jeśli ma być wykorzystana także w innych modułach, to trzeba je bezwzględnie zintegrować. Synchronizacja danych o otoczeniu zewnętrznym (firmach i osobach) oraz o strukturze organizacyjnej (wewnątrz firmy) to podstawowe obszary integracji z definicji.
Jest przy tym oczywiste, że SOD musi być też bezwzględnie zintegrowany z pocztą elektroniczną, szczególnie jeśli korzysta z niej duża liczba pracowników.

MARCEL KASPRZAK
Integrowanie SOD z innymi systemami biznesowymi zależy od procesów, które będzie on wspierał, oraz stopnia pożądanej automatyzacji. Jeśli informacji nie chce się wprowadzać do systemów więcej niż raz, to trzeba je ze sobą zintegrować. Integracja SOD z pocztą elektroniczną jest oczywista, ale można ją rozszerzyć także o elektroniczne faksy czy inne media, za pomocą których dokumenty przychodzą do firmy. Jeden z naszych klientów, mający ponad tysiąc stanowisk komputerowych, zastanawiał się, czy warto zautomatyzować proces zatwierdzania zakupów i generowania zamówień. Ostatecznie zdecydował się na wdrożenie stosownego systemu, a efektami był po prostu zdumiony – średni czas obsługi zlecenia zakupu spadł z 14 dni do 4 godzin! Ciąg dalszy to automatyzacja innych czynności administracyjnych.

RAFAŁ BAŁACHOWICZ
SOD trzeba zintegrować ze wszelkimi innymi systemami biznesowymi chociażby dlatego, że przyczynia się to do skrócenia czasu dostępu do informacji. Obecnie, zdaniem Gartnera, ponad 30 proc. czasu przeznaczonego na jakiekolwiek działanie tracimy właśnie na ich znalezienie. Całkowite wyeliminowanie fizycznego obiegu dokumentów jest niemożliwe. Podam przykład: obowiązujące w Polsce prawo stanowi, że firma, która zatrudnia więcej niż 5 pracowników, musi mieć listę obecności w formie papierowej z podpisami odręcznymi. A jaki system wybrać? Skalowalny, tzn. żeby mógł obsłużyć wszystkie dokumenty, które zostaną wygenerowane, ale i na tyle prosty, by każda potrzeba biznesowa wyartykułowana przez szefa mogła w nim być odzwierciedlona przez pracownika.

MARIUSZ MOMOTKO
A to oznacza, że powinien być łatwo konfigurowalny, bo tylko wtedy użytkownicy będą mogli dostosowywać go do swoich potrzeb bez konieczności kontaktowania się z działem IT. Powinien też dawać użytkownikom pewną swobodę w modyfikowaniu procesów za pomocą "zmian w locie" (ad hoc). Często zdarza się bowiem, że gdy definiuje się proces i trzeba określić sposób dystrybucji danego dokumentu w ramach danego działu, to użytkownik jest w stanie powiedzieć, jak to zrobić w przypadku konkretnego dokumentu po zapoznaniu się z jego treścią, ale już niekoniecznie w przypadku różnych ich typów. Ważną rzeczą jest także możliwość (pół)automatycznej kategoryzacji dokumentów. System Europejskiej Wymiany Dokumentów – Polska, stosowany przez ministerstwa i pozostałe jednostki centralne administracji publicznej na podstawie treści i atrybutów dokumentu, podpowiada użytkownikom, do jakiej kategorii je zakwalifikować. Dużą wagę należy też przywiązywać do adaptacyjności systemów informatycznych. Nie bez znaczenia jest też zarządzanie parametrami jakościowymi: odpowiadaniem na czas, sygnalizacją opóźnień itp., na co, niestety, wiele firm nie zwraca jeszcze uwagi. Ważna jest także możliwość uogólniania procesów biznesowych w celu zwiększenia ich czytelności, co z punktu widzenia końcowego użytkownika może mieć niebagatelne znaczenie, jeśli będzie je musiał zrozumieć i zarządzać nimi w przyszłości.

MAREK BRONDER
Nadal jednak w wielu firmach dane do systemów są wprowadzane manualnie, a ludzi wykonujących te czynności żartobliwie nazywa się "interfejsami biotechnologicznymi". Systemy do zarządzania informacją biznesową w połączeniu z nowoczesnymi technologiami OCR są w stanie tę sytuację zmienić.

Czy SOD zwiększa zgodność dokumentów z przepisami prawa? Czy wpływa na uzyskanie certyfikatów jakości? A co z nienaruszalnością dokumentów w wersji elektronicznej?

MAREK BRONDER
W kontekście tego pytania chciałbym na moment powrócić do tematu integracji. Do tej pory dużo mówiliśmy o integracji systemów biznesowych w ramach jednej firmy, a w zasadzie nic w kontekście integracji z otoczeniem zewnętrznym. Spotkałem się z firmą z branży ubezpieczeniowej z rynku amerykańskiego, która wdrożyła system firmy FileNet i zasila swój system z centralnego rejestru pojazdów, odpowiednika naszych urzędów komunikacji, danymi dotyczącymi samochodów i ich właścicieli automatycznie. W Polsce ze względu na regulacje prawne nie byłoby to możliwe, mimo że oferowane przez nas systemy gwarantują bezpieczeństwo, w tym także to związane z nienaruszalnością dokumentów. SOD, rzecz jasna, zwiększa zgodność dokumentów z przepisami prawa m.in. dlatego, że tworzy ich nienaruszalną elektroniczną kopię, często, niestety, mało przydatną poza organizacją, ponieważ w naszych urzędach pokutuje chorobliwe przywiązanie do oryginałów dokumentów w postaci papierowej. Być może, tę sytuację zmieni rozpowszechnienie podpisu elektronicznego.

MARCEL KASPRZAK
Wdrożenie SOD w sposób oczywisty powoduje poprawienie zgodności dokumentów z przepisami prawa m.in. poprzez narzucenie określonych standardów. Łatwiej jest również działać zgodnie ze standardami korporacyjnymi. SOD ułatwia także uzyskanie certyfikatów jakości. Co do nienaruszalności dokumentu, to obecnie technologia IT może to bez trudu zagwarantować.

JAREK SYGITOWICZ
Nienaruszalność dokumentów można zagwarantować poprzez stosowanie technologii klasy WORM (Write Once – Read Many). Jedne z najbardziej popularnych wdrożeń idei WORM to technologie CAS (Content Adress Storage) bądź COLD (Computer Output to Laser Disk). Ta pierwsza poprzez funkcję skrótu identyfikuje obiekt, zapewniając jego niezmienialność, i jest o tyle lepsza od drugiej, że gwarantuje, iż np. informacja finansowa, która podlega ustawie o rachunkowości i musi być przez 5-6 lat przechowywana przez organizację, nie zmieni się w tym okresie chociażby z powodu działania czynników zewnętrznych, takich jak utlenianie się nośnika w przypadku płyt CD/DVD/MO. Obie te technologie są powszechnie stosowane nie tylko do zarządzania dokumentami, ale także do gromadzenia danych z systemów transakcyjnych czy też archiwizacji dużych strumieni faktur. I nie jest prawdą, że faktura elektroniczna, jeśli jest zarchiwizowana za pomocą technologii WORM, musi być podpisana. I to jest ogromna zaleta nośników WORM, które ograniczają koszty zarządzania obiegiem dokumentów.

WOJCIECH BARTOSZEK
Dobrze zaprojektowany SOD nie tylko poprawia zgodność dokumentów z przepisami prawa, ale także z wymaganiami regulacyjnymi. Dla przykładu weźmy choćby przemysł farmaceutyczny, gdzie regulacje dotyczące rejestracji nowych leków są bardzo rygorystyczne (muszą odzwierciedlać w szczegółach całą ścieżkę projektowania, testowania i produkcji leku).

JANUSZ MAJCHRZAK
Rzeczywiście, jeżeli firma chce przetrwać na rynku farmaceutycznym, musi dostosować zarządzanie dokumentami do obowiązujących regulacji, bo nikt nie będzie chciał z nią prowadzić interesów. Podobnie ma się rzecz z instytucjami finansowymi, które chcą podjąć działanie na rynkach zachodnich. A pocztę elektroniczną trzeba przechowywać przez wiele lat, bo nie wiadomo, czy kiedyś jakaś komisja nie będzie jej chciała przejrzeć (vide afera Enronu). Podsumowując – jeśli chce się działać na rynkach międzynarodowych, to w dokumentach trzeba mieć porządek.
Co do nienaruszalności dokumentów czy ogólniej – bezpieczeństwa informacji w nich zawartych – to sądzę, że idzie to w stronę struktury wielopoziomowej. WORM i CAS zabezpieczają dokumenty na najniższym, fizycznym poziomie, ale dostęp do repozytorium dokumentów jest też zabezpieczony na poziomie logicznym. Im tych poziomów zabezpieczeń jest więcej, tym bezpieczniejsza jest informacja.

JAREK SYGITOWICZ
Większość SOD z definicji umożliwia już archiwizację poczty elektronicznej, więc ten problem jest rozwiązany. Co do zabezpieczenia informacji znajdującej się w dokumentach, to EMC oferuje unikatową technologię DRM (Digital Rights Management), pozwalającą na dynamiczne zarządzanie prawami dostępu do dokumentów – niezależnie od tego, gdzie by się one znajdowały. Chronimy informację zatem nie tylko w repozytorium danych, ale także poza nim.

Wojciech Gryciuk

Udostępnij