04.01.2008

Archiwizacja dokumentów coraz rzadziej występuje jako samodzielna usługa. Firmy chętniej decydują się na bardziej kompleksową obsługę dokumentów, co pozwala im wydzielić na zewnątrz nawet cały obszar back-office.

Papier wciąż pozostaje najważniejszym nośnikiem informacji dokumentujących działalność każdej firmy, a dokumenty papierowe muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Prace przy dokumentach zajmują 20-30 proc. efektywnego czasu pracy w biurach i stanowią przeciętnie 25 proc. kosztów osobowych. Archiwizacja dokumentów obejmuje okres ich nieaktywności po przekazaniu do archiwum. Dokumenty spraw będących w trakcie załatwiania i spraw już załatwionych przechowywane są w pomieszczeniach biurowych przez 1 lub 2 lata. Bywa i tak, że przed upływem tego okresu są przekazywane do przechowywania zewnętrznego firmie świadczącej tego typu usługi. Szczególną opieką prawną objęte są akta, które podlegają wieczystemu przechowywaniu (tzw. kategoria A – materiały archiwalne). Dokumentacja tego rodzaju powstaje w instytucjach państwowych, samorządowych oraz firmach Skarbu Państwa, które są objęte tzw. nadzorem archiwalnym realizowanym przez archiwa państwowe. Właściciel dokumentacji kategorii A zobligowany jest prawnie do odpowiedniej archiwizacji, tj. do uporządkowania akt zgodnie z wymogami rozporządzenia ministra kultury oraz do przekazania tak uporządkowanych akt do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.Coraz częściej dokument papierowy jest jednak zastępowany przez dokument elektroniczny (pliki tworzone w programach komputerowych czy e-maile). Pozwala to na uzyskanie znacznych oszczędności finansowych oraz usprawnienie przepływu danych w firmie, szczególnie w przypadku podmiotów o strukturze wielooddziałowej. Wdrożenie rozwiązań z zakresu elektronicznego obiegu i archiwizacji e-dokumentów nieodzownie wiąże się z koniecznością spełnienia wymagań prawnych, określających zarówno zasady postępowania z dokumentacją, jak i wymagany poziom bezpieczeństwa systemów, w których przechowywane są jej elektroniczne obrazy. Polskie prawo stara się nadążyć za tą tendencją. Warto w tym miejscu wspomnieć, że dokumenty elektroniczne również mogą składać się na zasób archiwalny. Ponadto, oprócz dokumentacji aktowej, spotykamy często także dokumentację audiowizualną (mechaniczną). Utrwalona jest ona na różnych nośnikach np. obecnie najczęściej na płytach CD czy DVD.

Na zewnątrz…

Szeroki wachlarz usług pozwalających wyeliminować większość problemów związanych z obsługą dokumentów w firmie oferuje spółka ArchiDoc. Jej usługi obejmują zarówno tradycyjną archiwizację, jak i obsługę całych procesów biznesowych, np. kontaktu z klientem. – Nasi odbiorcy najczęściej początkowo decydują się na wydzielenie na zewnątrz najprostszych procesów, z czasem rozszerzając zakres takiej współpracy. Archiwizacja dokumentów raczej traktowana jest jako usługa towarzysząca np. obsłudze korespondencji przychodzącej, czy wdrożeniu systemu obiegu spraw (work-flow) – informuje Marcin Ogrodnik, menedżer ds. archiwistyki w ArchiDoc. Wówczas klientowi udostępniane są dokumenty w wersji elektronicznej, natomiast cała dokumentacja papierowa jest bezpiecznie przechowywana w odpowiednio zabezpieczonym archiwum. Nowoczesny magazyn archiwalny umożliwia składowanie dokumentów w systemie tzw. wysokiego składu. Całość operacji śledzona jest w programie informatycznym, w którym każdy obiekt (dokument, teczka, pudło archiwistyczne) posiada swój unikatowy kod kreskowy powiązany z informacją o zawartości danego obiektu. Firmy outsourcingowe dysponują odpowiednią infrastrukturą, zarówno logistyczną, jak i informatyczną oraz wykwalifikowaną kadrą pracowników. Dzięki temu zleceniodawca usługi nie ponosi kosztów wynajęcia powierzchni magazynowej, zakupu i utrzymania specjalistycznych urządzeń oraz oprogramowania komputerowego, a także nie musi zatrudniać osób do obsługi archiwum. Przede wszystkim zyskuje jednak dostęp do know-how firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w danej działalności. Pozwala to realizować procesy związane z obsługą dokumentów znacznie efektywniej i taniej. Kolejną zaletą outsourcingu z zakresu zarządzania dokumentami jest właściwa ochrona zawartych w nich danych. Firmy zewnętrzne są zobligowane do stosowania rygorystycznych norm bezpieczeństwa, zarówno na płaszczyźnie fizycznej (właściwe warunki lokalowe, odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń, ochrona), jak i informatycznej (szyfrowanie danych, ochrona przed atakami z zewnątrz). Dzięki temu zleceniodawca usługi zyskuje łatwy i wygodny dostęp do dokumentów, nie martwiąc się o administracyjną stronę obsługi tego procesu. – Każdy projekt jest przez nas wyceniany indywidualnie, w zależności od potrzeb danej firmy. Koszty usługi outsourcingowej kalkulowane są w oparciu o ilość obsługiwanych dokumentów i złożoność procesu. Na pewno widoczny jest tu efekt korzyści skali, czyli im większy wolumen dokumentacji, tym widoczniejsze oszczędności finansowe dla firmy. Dokładna skala oszczędności zależy od wielkości przedsiębiorstwa, ilości operacji oraz złożoności procesów przed wdrożeniem naszych rozwiązań – dodaje Marcin Ogrodnik.

… i w biurze

Z kolei firma Office Consulting doradza, jak zorganizować przechowywanie dokumentów w pomieszczeniach biurowych. Opracowuje i wdraża projekty przechowywania zbiorów dokumentów w szafach i regatach oraz organizuje gromadzenie dokumentów na stanowiskach pracy. Do opracowanych projektów dobiera i dostarcza wyposażenie oraz szkoli pracowników w zakresie przygotowania i wdrożenia. Opracowywana jest także instrukcja kancelaryjna i organizacji i funkcjonowania archiwum oraz instrukcje te wdrażane są do stosowania. Ponadto oferuje usługę doradczą tym firmom, które chcą w swoich archiwach przechowywać dokumentacje nieaktywne w porządku zapewniającym:

• bezpieczeństwo dokumentom przed zagubieniem w archiwum oraz przed zniszczeniem,
• łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów, oznacza to, że dokumenty mogą być znalezione bez trudu,
• szybki dostęp do potrzebnych dokumentów w przypadku dokumentacji półaktywnych (np. umowy klientów, akta ubezpieczeniowe),
• maksymalne wykorzystanie powierzchni pomieszczenia archiwum (zaprojektowanie regałów i zaplanowanie ich rozmieszczenia, dzięki któremu uzyskuje się maksymalną ilość powierzchni nośnej).

Okresy obowiązkowego archiwizowania różnych dokumentacji ustala rzeczowy wykaz akt, który powinien być stosowany w każdej jednostce organizacyjnej. Jest to tematyczny podział wytwarzanej dokumentacji, który zawiera wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt – wyjaśnia Tadeusz Wolski, właściciel Office Consulting.

Elektroniczna archiwizacja

Natomiast firma wdrożeniowo-doradcza ATA-INT. wprowadziła nowe oprogramowanie służące do archiwizacji wszelkiego typu dokumentów. Największą zaletą aplikacji DigiDocFlow jest szybki i nieskomplikowany proces archiwizacji. Obejmuje on umieszczenie dokumentów w podajniku i wybranie lokalizacji oraz ewentualnie wprowadzenie danych do indeksowania. Kolejną wartą podkreślenia cechą programu jest uzyskiwanie kopii dokumentów w formacie PDF. Pozwala to na łatwe przeszukiwanie zgromadzonych materiałów oraz kopiowanie wybranych fragmentów tekstu. Inną zaletą aplikacji jest możliwość szybkiego dostępu do skopiowanych dokumentów przez wszystkich użytkowników systemu. Cale archiwum przechowywane jest na centralnym serwerze firmy. Innym programem oferowanym przez ATA-INT. jest WorkingDocLite, którego zadaniem jest archiwizacja i wspomaganie procesów obiegu dokumentów w firmie. Swoje możliwości prezentuje podczas przetwarzania ekwiwalentów wszystkich dokumentów, bez względu na formę w jakiej zostały utworzone lub otrzymane. Umożliwia to całkowitą rezygnację z obiegu papierowego oraz skuteczne egzekwowanie założonych reguł działania. Nowa aplikacja wydajnie integruje środowisko pracy biurowej. Użytkownik w oparciu o jedno narzędzie ma możliwość korzystania z wielu funkcji, takich jak odbiór poczty, jej automatyczna rejestracja i umieszczenie treści dokumentu w systemie. Przetwarzanie wiadomości oraz ich nadawanie pocztą elektroniczną również realizowane jest bezpośrednio przez WorkingDocLite. Dzięki integracji z systemami zewnętrznymi, takimi jak: urządzenia dokumentowe, czy struktura katalogów Windows, rozwiązanie może stać się centralnym pulpitem pracy z dokumentami w firmie.

Czas na zniszczenie

Chcą pozbyć się zbędnych dokumentów, najlepiej po prostu je niszczyć. Tak, aby nie wydostały się na zewnątrz i nie trafiły w niepowołane ręce.

Inteligentne niszczarki

Firma Acco Polska, jeden z największych producentów i dystrybutorów sprzętu biurowego, oferuje więc nowe, „inteligentne” niszczarki Mercury, marki Rexel. Urządzenia wyróżniają się wieloma funkcjami, które zapewniają maksymalny stopień bezpieczeństwa pracy oraz oferują wygodę użytkowania. Serię Mercury charakteryzuje również nowatorski design oraz wysoki stopień funkcjonalności. Główną zaletą modeli RSS2230, RSS1830, RSX1530, RDS2050, RDX1750, RDS2270 oraz RDX1970 jest technologia Mercury, która zapobiega zacięciom papieru. Ich główną zaletą jest wszechstronność zastosowań, ponieważ oprócz dokumentów, mogą niszczyć również płyty CD i DVD, karty kredytowe, zszywki oraz małe spinacze biurowe. Dzięki temu są doskonałym wyborem dla firm, które pragną zachować pełne bezpieczeństwo swoich danych, również po ich utylizacji (stopień bezpieczeństwa na poziomie S2 lub S3). W dobie coraz większej wartości informacji na rynku, urządzenie niszczące dane zarówno papierowe, jak i zapisane na płytach CD i DVD, powinno stanowić podstawowe wyposażenie każdej firmy. Niszczarki z serii Mercury oferują możliwość jednoczesnego przetwarzania od 15 do 22 kartek i wyposażone są w zabezpieczenie przed przegrzaniem. Dzięki temu użytkownik może szybko i sprawnie niszczyć duże partie dokumentów. Nad bezpiecznym przebiegiem tego procesu czuwają dodatkowo systemy przeciwdziałające zacięciu oraz cofania papieru. Dodatkową zaletą nowych produktów marki Rexel jest 2-letni okres gwarancyjny na same urządzenia oraz 5-letni dla noży tnących. Ceny urządzeń z serii Mercury, w zależności od modelu i parametrów, wahają się od 1343 zł do 3072 zł netto.

Technologia bezpieczeństwa

Z kolei firma Fellowes, jeden z największych na świecie producentów niszczarek do dokumentów, akcesoriów komputerowych, systemów archiwizacji oraz akcesoriów audio-wideo, oferuje niszczarki z serii Microshred. Zapewniają one podwyższony stopień zabezpieczenia niszczonych dokumentów zgodnie z normą DIN 4. Microshreed to dwa modele; MS-450Cs, przeznaczony dla mniejszych biur oraz MS-460Cs dla większych firm. Oba urządzenia są bardzo bezpieczne, dzięki wykorzystaniu technologii Safe Sense. Niszczą oprócz dokumentów także: zszywki ze spinaczami, karty kredytowe, płyty CD czy dyskietki 3,5′. Wersja MS-450Cs kosztuje 999 zł netto, zaś wersja MS-460Cs 1499 zł netto. Inną opcją jest niszczarka do dokumentów DS1 z technologią Safe Sense, która automatycznie zatrzymuje pracę noży w momencie dotknięcia szczeliny wejściowej. Urządzenie może przemielić na drobne ścinki jednorazowo nawet do 11 kartek. Nie trzeba się również troszczyć o żmudne wyciąganie spinaczy lub zszywek z niszczonych dokumentów. Niszczarka jest również wyposażona w czujniki termiczne, które pozwalają uniknąć przegrzania mechanizmu. DS1 kosztuje 599 zł netto. Fellowes oferuje również nowe niszczarki SB-97Cs z Safe Sense i SB-87Cs z Safe Sense przeznaczone do dużego natężenia pracy (średnio do ok. 1700). Mogą one również niszczyć zszywki, małe spinacze biurowe oraz karty kredytowe i płyty CD. Ich cena to 1429 zł i 1249 zł netto. Z kolei niszczarki PS-77Cs z Safe Sense i PS-67Cs z Safe Sense to urządzenia przeznaczone do średniego natężenia pracy (średnio ok. 400 arkuszy dziennie). Również niszczą zszywki, matę spinacze biurowe oraz karty kredytowe i płyty CD. Ich cena to 899 zł i 569 zł netto.

Ekologiczna rodzina

Dostawcą wysokiej klasy niszczarek, systemów niszcząco-belujących oraz gilotyn i trymerów jest także HSM Polska. Najpopularniejsze modele to HSM 70.2 i HSM 80.2 Są one dostępne w 2 i 3 stopniu bezpieczeństwa (cięcie w paski 5,8 mm, paski 3,9 mm oraz ścinki 4 x 25 mm), tnąc jednorazowo 5-12 kartek A4. Urządzenia gwarantują niezmienna precyzję cięcia i są odporne na zszywki i spinacze biurowe. Ich cena, w zależności od modelu i stopnia bezpieczeństwa, waha się od 220 do 420 zł netto. Z kolei seria Shredstar to jedne z tańszych niszczarek na rynku. Dostępne są w 1 i 3 stopniu bezpieczeństwa (cięcie w paski 7 mm, paski 6,3 mm oraz ścinki 4 x 38 mm). Absolutnie wyróżniającym się modelem jest niszczarka do zadań specjalnych – MultiShred, która poza papierem niszczy również płyty CD, dyskietki i karty kredytowe. Jest ona szczególnie przydatna w bankach i biurach gdzie istnieje potrzeba niszczenia danych nie tylko zapisanych na papierze. Produkty Shredstar kosztują, w zależności od opcji, od 99 do 199 zł neto. Zaś MultiShred dostępna jest w cenie (z pamięcią USB 1 GB) 349 zł netto. Oferta HSM powiększyła się o nową energooszczędną rodzinę urządzeń Securio. Podstawowe cechy niszczarek HSM, takie jak wydajność i niezawodność, zostały wzbogacone o:

• funkcję automatycznego usypiania – po 2 min. bezczynności urządzenie przetacza się na tryb energooszczędny i pobór mocy jest ograniczany do minimum, wystarczy jednak wprowadzić do urządzenia kolejną porcję papieru, a włączy się ono automatycznie,
• funkcję automatycznego wyłączania – po 4 godz. bezczynności niszczarka wyłącza się całkowicie, nie trzeba już pamiętać o wytaczaniu urządzenia przed wyjściem z biura,
• tryb pracy chwilowej – aby zniszczyć niewielki kawałek papieru, kartę kredytowa czy folię wystarczy przycisk sterujący przytrzymać wciśnięty przez 2 sek., a niszczarka będzie pracować przez 10 sek. po czym automatycznie się wyłączy,
• tryb pracy ciągłej – przy większych ilościach dokumentów do zniszczenia wystarczy przycisk sterujący przytrzymać przez 4 sek., a urządzenie będzie gotowe do pracy ciągłej, po zakończeniu niszczenia automatycznie wraca do trybu gotowości.

Rodzina Securio to 3 modele: B24, B32 i B34. Do wyboru będą modele tnące w paski w 2 stopniu bezpieczeństwa i ścinki w 3 i 4 stopniu bezpieczeństwa. Wszystkie urządzenia mają przezroczysty ekran ułatwiający kontrolę napełnienia kosza. (PF)

Dokumentacja dzieli się na jawną i niejawną. Zgodnie z ustawą z 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst ujednolicony Dz.U. z 2005 roku Nr 196, póz. 1631 z p. zm.) informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę państwową oznacza się klauzulą ściśle tajne lub tajne. Do takiej kategorii dokumentacji należą akta, których: „nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej dotyczących porządku publicznego, obronności, bezpieczeństwa, stosunków międzynarodowych lub gospodarczych państwa”. Natomiast informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą poufne lub zastrzeżone. Dokumenty poufne to te, których: „nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli”, zaś dokumenty zastrzeżone stanowią materiały, których: „nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej”. Odpowiednią klauzulę tajności przyznaje osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu.

Zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst ujednolicony Dz. U. z 2006 roku Nr 97, póz. 672 i 673 z p. zm.) oraz rozporządzeniem ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, póz. 1375) większość akt stanowi tzw. dokumentacja niearchiwalna (akta kategorii B, czyli czasowego przechowywania). Po upływie okresu przechowywania można ją poddać brakowaniu, a następnie niszczeniu według specjalnych procedur (norma DIN 32757) z zachowaniem wszelkiej poufności. Zapisy wspomnianego rozporządzenia określają, przez jaki czas należy przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów.

Firma zamierzająca wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów zobowiązana jest zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji, m.in. zabezpieczyć dostęp do nich osób nieuprawnionych. W przypadku, gdy dokumenty bądź ich elektroniczne obrazy zawierają dane osobowe, powinny one być przechowywane zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 roku Nr 101, poz. 926 z p. zm.) oraz z rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, póz. 1024).

007 i niszczarki do zadań specjalnych
Michał Gembal Marketing Director w firmie Arcus

Jednym z podstawowych kryteriów doboru niszczarek jest ich klasa tajności, która szacowana jest na podstawie międzynarodowego standardu DIN 32757. W małych biurach, gdzie strumień przepływu dokumentów jest utrzymany na średnim poziomie, przy uśrednionym znaczeniu dokumentów wystarczy niszczarka o 2 stopniu tajności w klasie DIN, np. Intimus PaperMonster czy Intimus 155. Można też spotkać niszczarki typu „cross-cut”, czyli tnące na strzępy czy cząstki. Żaden polski termin nie oddaje w pełni obrazu danego stylu cięcia. Można to zobrazować poprzez spojrzenie na rozmiar ścinka, który wynosi: 4×28 mm. W średnim i dużym biurze idealnym rozwiązaniem są urządzenia do niszczenia dokumentów w 3-5 klasie utajnienia. W celu dokonania najtrafniejszego wyboru musimy zacząć od ustalenia swoich potrzeb. Mianowicie należy stwierdzić, z jakimi dokumentami mamy do czynienia. Czy są to dokumenty tajne, poufne czy też zawierające jakieś dane, które osoby trzecie mogłyby wykorzystać w przeciwko nam. W sekretariatach można więc spokojnie zdecydować się na niszczarki w 3 klasie tajności (np. Martin Yale 1000, Martin Yale 2000, Martin Yale 3000, Intimus 302). W przypadku takich urządzeń dobrze jest sprawdzić, jaka jest wielkość ścinka. Uśredniona i preferowana przez producentów to 3,8 x 48 mm. Oczywiście w tej klasie tajności podstawą są niszczarki typu „cross-cut”. Przed dokonaniem wyboru należy też zwrócić uwagę na pojemność kosza na ścinki, mierzoną w litrach. W tym segmencie uśredniona wartość to 30 litrów. Niektóre modele w tej klasie tajności tną też płyty CD. Standardem w przypadku niszczarek między 3 a 5 stopniem tajności są wskaźniki świetlne, które pokazują np. stan gotowości do pracy urządzenia czy ostrzegają przed jego przegrzaniem. Mniejsze modele pod względem wydajności i ciągłości pracy są mniej żywotne, co sprawia, że częściej się przegrzewają. W departamentach księgowych, z uwagi na rangę dokumentów, które tam są przetwarzane, preferowane są niszczarki w 4 klasie tajności, np. Intimus 452. Tutaj już musimy zwrócić uwagę na rozmiar ścinka, który uśredniony winien wynosić 1,9×15 mm. Należy również położyć duży nacisk na funkcjonalność urządzenia. Koniecznie trzeba sprawdzić, czy ma automatyczny start i stop pracy, czy tnie małe spinacze i zszywki (jest to o tyle ważne, że w przypadku dokumentów biurowych, które są sczepiane często za pomocą tychże, nie tracimy czasu na ich roztaczanie przed zniszczeniem). 5 klasa tajności niszczarek (np. Intimus 602) powinna być wymagana przez np. tajne kancelarie i gabinety kierownictwa wyższego stopnia. Należy zakładać, że m.in. w tych gabinetach mamy do czynienia z dokumentami ważnymi i tajnymi. Musimy brać pod uwagę powyższe parametry, jak również, pamiętać o rozmiarze ścinka, który w tym segmencie wynosi 0,8 x 12 mm. Producenci niszczarek nie skupili się tylko i wyłącznie na papierze. Na rynku możemy spotkać urządzenia, które są dedykowane tylko do cięcia płyt CD i dyskietek (Intimus Multimedia, Intimus 502 CD). Są również modele, które tną papier i mają osobny wlot do cięcia płyt CD. Połączenie tych dwóch rozwiązań podnosi funkcjonalność danej maszyny. Są również niszczarki przeznaczone do niszczenia dysków twardych. Istnieją także niszczarki do zadań specjalnych. Chodzi o zachowanie maksymalnych gwarancji bezpieczeństwa niszczonych dokumentów. Amerykańska administracja w Pentagonie do niszczenia najbardziej tajnych dokumentów używa niszczarek Intimus 007. Nazwa tego modelu w sposób oczywisty może kojarzyć się z Jamesem Bondem. Nie jest to miara międzynarodowa, ale gdyby idąc tropem „miar" można powiedzieć, że Intimus 007 posiada 7 klasę tajności!