11.05.2007

Wiele firm, które mogłyby zyskać na wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami, nie wie o takiej możliwości. Inne nie są przekonane. Górę biorą obawy, bo – nie można tego ukrywać – wdrożenie jest dość kosztowne i powoduje wiele istotnych zmian w stylu pracy. Przy wdrożeniu systemu trzeba się liczyć z kosztami sięgającymi 2 tys. zł na jednego pracownika. Jednak w firmach, które zdecydowały się na taką inwestycję, żaden pracownik nie może już tłumaczyć się, że cały dzień kompletował dokumenty i zbierał niezbędne podpisy. Za pomocą systemu jego pracę można bowiem wykonać znacznie szybciej, nawet w dwa, trzy kwadranse.

Biuro bez papieru

Jedynie 20-30 proc. danych w firmie zapisanych jest w postaci liczb. Reszta zawarta jest w różnego typu dokumentach – umowach, fakturach, projektach, programach itd. Na ogół pierwszego rodzaju dane są zarządzane za pomocą aplikacji informatycznych. Jednak informatyzacja zarządzania dokumentami wciąż znajduje się w Polsce na początkowym etapie rozwoju. Nie tylko ze względu na brak odpowiednich narzędzi IT, również z powodu barier pozatechnologicznych, np. prawnych.

Elektroniczny obieg dokumentów w Polsce ma, z konieczności, ograniczony zasięg. Próby całkowitego zdigitalizowania dokumentów, zwłaszcza tych przychodzących do firmy z zewnątrz, są na razie zbyt ryzykowne. Dlaczego? Bo dokument wyłącznie w wersji elektronicznej, bez podpisu elektronicznego, jest pozbawiony mocy prawnej. Do czasu więc upowszechnienia podpisu elektronicznego firmy są zmuszone do przechowywania dokumentów, przynajmniej ich części, w wersji papierowej.
– Nie ma możliwości przyspieszenia terminu wdrożenia e-podpisu w administracji. Najwcześniej zaczniemy się nim posługiwać w maju 2008 r. – mówi Grzegorz Bliźniuk, wiceminister w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

W jednym miejscu

System zarządzania dokumentami umożliwia gromadzenie w jednym miejscu informacji pochodzących z różnych źródeł – wykonanych odręcznie notatek, przesyłek z poczty elektronicznej, z faksu, wydruków i plików utworzonych w dowolnej aplikacji informatycznej itd. Jeżeli trzeba, dokument papierowy może zostać zeskanowany i umieszczony w bazie danych.
– System zarządzania dokumentami to krok w kierunku realizacji idei biura bez papieru i związanych z nią korzyści: ograniczenia wydatków na papier, tonery, tusze, uwolnienia powierzchni biurowej zajmowanej dotychczas przez regały z pękatymi segregatorami – zapewnia Anna Zawadzka z ArchiDoc, firmy, która oferuje zarządzanie całym cyklem obiegu i archiwizowania dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dokumenty i procesy

Standardowe systemy obiegu dokumentów rejestrują czas wpłynięcia dokumentów do firmy lub ich utworzenia i na bieżąco monitorują procesy, jakim poszczególne dokumenty podlegają – wskazują kto, w jakim czasie i co z nimi robi. Tym samym odzwierciedlają pracę poszczególnych osób, które mają z dokumentami do czynienia. Istotną ich funkcją jest sterowanie dostępem do nich, zgodnie z uprzednio zaprogramowanymi uprawnieniami przydzielonymi poszczególnym osobom. System udostępnia każdemu z użytkowników dokumenty zgodnie z nadanymi im uprawnieniami. Każdy może więc wykonać na dokumencie tylko te operacje, które są dla niego dozwolone.
– Bardziej złożone systemy realizują też funkcję zarządzania procesami biznesowymi BPM (Business Process Management), co oznacza, że monitorowanie obiegu dokumentów jest w nich podstawą do prowadzenia analiz procesów zachodzących w firmie i tworzenia raportów, np. raportów księgowych i finansowych, analiz efektywności pracy itd. – mówi Piotr Ostaszewski z Oce Poland.

Rozwój gospodarki i narastanie konkurencji zmusza firmy do poszukiwania metod, które pomogą im skuteczniej działać.
– Popyt na rozwiązania służące optymalizacji szeroko rozumianego zarządzania dokumentami będzie wzrastał – przekonuje Grzegorz Bluszcz z Konica Minolta Polska.

Hurtownie danych

Na prawdopodobieństwo takiego scenariusza wskazuje coraz większe zainteresowanie firm tworzeniem hurtowni danych i narzędzi analitycznych, przydatnych w analizach kosztów i przychodów, w ocenie rentowności poszczególnych produktów. Coraz większe znaczenie zyskuje szybkość i skuteczność podejmowania decyzji. Tymczasem systemy zarządzania dokumentami i procesami znakomicie wspierają procesy decyzyjne, znacznie skracając czas poświęcany na przeprowadzanie niezbędnych analiz. Pośrednio przyczyniają się więc do większej skuteczności firm i osiągania przez nie lepszych wyników.

Polski rynek informatyczny jest, w opinii analityków IDC, rynkiem młodym, który dopiero się rozwija. To właśnie zapowiada wzrost popytu na rozwiązania do zarządzania dokumentami i procesami – nie tylko w biznesie, również w sektorze publicznym.

OPINIE

MAREK BRONDER
dyrektor ds. rozwoju w ArchiDoc

System elektronicznego obiegu dokumentów (EDI) to technologia, która niesie ze sobą liczne korzyści. Każda firma może dobrać rozwiązanie odpowiednie do swoich potrzeb i możliwości finansowych. Wdrożenie takiego systemu oczywiście wiąże się z koniecznością wprowadzenia wielu zmian w sposobie funkcjonowania firmy. Z tego powodu projekt wdrożenia EDI może napotkać opór ze strony niektórych pracowników. Jednak wygoda korzystania z takiego rozwiązania i szybki dostęp do informacji, w krótkim czasie są w stanie przekonać do siebie nawet największych przeciwników nowości. Rynek systemów zarządzania dokumentami w Polsce jest stosunkowo młody, ale znajduje się obecnie w fazie intensywnego wzrostu. Dotychczas na tego typu rozwiązania zdecydowały się największe polskie firmy. Za ich przykładem coraz częściej idą jednak także mniejsze.

MAREK PAWLINA
dyrektor departamentu systemów informatycznych DGA

Szczególne korzyści z wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów są widoczne w zarządzaniu jakością. Typowa funkcjonalność systemu umożliwia m.in. nadzór nad wywoływaniem kolejnych etapów procedur, dystrybucję dokumentów elektronicznych, automatyczne przypisywanie odpowiednich uczestników procesów, powiadamianie uczestników procesów o zadaniach do realizacji, zarządzanie aktualizacją dokumentów. Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów i procesów biznesowych uzyskuje się znaczną redukcję czasu realizacji procedur zgodnych z normami jakości. Zwiększa się dokładność, niezawodność i szybkość przepływu informacji w firmie, co wpływa na obniżenie kosztów związanych z utrzymywaniem w firmie systemu zarządzania jakością.