06.10.2009

Dokumenty w wersji elektronicznej ma coraz więcej firm. Mają one między innymi tę zaletę, że ich przetwarzanie jest tańsze. Łatwiej je również przechowywać i co wydaje się nieprawdopodobne, są one bezpieczniejsze.
O sukcesie w biznesie bardzo często przesądza informacja. Bardzo często ma ona również decydujący wpływ na jakość usług. Jednym słowem dostęp do różnych danych i dokumentów powinien być jak najłatwiejszy i odnalezienie potrzebnej informacji albo dokumentu nie powinno trwać zbyt długo. Takie warunki spełniają już różne dane ulokowane w różnych bazach, z których mogą korzystać różni użytkownicy. Z dokumentami nie jest jeszcze tak dobrze, bo w większości są one tradycyjnymi dokumentami papierowymi, a ich obieg i możliwości wyszukania są mniejsze niż w przypadku pozostałych informacji dostępnych w wersji cyfrowej, nie mówiąc już o dostępności, bo ta jest ściśle związana z lokalizacją. Ta sytuacja oczywiście się zmienia i to nie tylko za sprawą samej walki konkurencyjnej między firmami, ale również z powodu regulacji prawnych.

Takie regulacje jak Nowa Umowa Bazylejska (Basel II) czy też SOX, które obowiązują w sektorze finansowym, są sprzymierzeńcem zmian polegających między innymi na budowie elektronicznych systemów obiegu dokumentów, a co za tym idzie, wymagają uprzedniej zamiany tradycyjnego dokumentu na dokument elektroniczny – co nie zmienia wartości merytorycznej dokumentu, a jest jedynie inną formą zapisu tej samej treści. Przy okazji okazało się, że elektroniczny obieg dokumentów ma wiele zalet, chociażby takich, że pozwala na bieżącą kontrolę nie tylko treści dokumentu, ale również jego użytkownika. Można również kontrolować przez jaki czas i kto tego dokumentu używał, co pozwala również na zabezpieczenie dokumentu przed dostępem osób niepowołanych. Współczesne systemy informatyczne umożliwiają zarządzanie takimi dokumentami – zgodne z przepisami.

EDI

W systemach elektronicznego obiegu dokumentów (EDI – Electronic Data Interchange) możliwe jest zarządzanie treścią i utrzymanie zgodności z przepisami oraz archiwizowanie informacji. Warto już w tym miejscu zaznaczyć, że ryzyko trwałej utraty danych lub informacji jest znikome. Do takich zabezpieczeń wykorzystuje się na przykład technologie EMC Documentum. lako przykłady zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów można wskazać automatyzację procesów biznesowych, co można osiągnąć korzystając z narzędzi klasy Workflow i BPM (Business Process Management). Dokumenty tradycyjne (papierowe) też można przetwarzać w systemach elektronicznych. Oczywiście pod warunkiem ich wcześniejszej konwersji na formę elektroniczną, na przykład przez skanowanie, a następnie skierowanie do obiegu elektronicznego.

Dokumenty elektroniczne są też łatwiejsze do archiwizacji i to zarówno te przychodzące od firm współpracujących (np. faktury), jak i cała korespondencja wychodząca. Z bezpieczeństwem. Nawet jeżeli korespondencja wychodzi z firmy w postaci wydruku papierowego to jej elektroniczna wersja trafia do archiwum, z którego w każdej chwili może być pobrana. To samo dotyczy na przykład raportów z systemów transakcyjnych w bankach. Elektroniczne systemy obiegu dokumentów mogą również przetwarzać dokumenty poczty elektronicznej. Chociaż dokumenty elektroniczne nie są jeszcze w powszechnym obiegu, to jednak zdecydowana większość banków korzysta już z możliwości jakie stwarzają systemy informatyczne i obsługa dokumentacji kredytowej odbywa się już praktycznie w taki sposób – co oczywiście nie oznacza, że dokumenty elektroniczne są już powszechnie stosowane.
Systemy rozwojowe

Informatycy powinni już powoli przygotować się do rozwiązania kolejnego problemu, jaki pojawi się nieuchronnie wraz z upowszechnieniem dokumentów elektronicznych, a mianowicie coraz większe bazy danych będą wymagały innych systemów zarządzania tymi danymi. W przypadku dokumentów tworząc procedury ich obiegu można już budować strategie zarządzania cyklem życia informacji ILM (Information Lifecycle Management) w oparciu o rozwiązania archiwizacyjne wykorzystujące archiwa elektroniczne i duże ilości danych przechowywać na dyskach o wysokiej wydajności. Technologie pozwalają też na tworzenie rozwiązań archiwizacyjnych dla danych, raportów i dokumentów dostosowanych do systemów ERP (Enterprice Resource Planning). Są to rozwiązania pozwalające na podniesienie poziomu obsługi klienta.

Banki jako instytucje o zwiększonym stopniu zaufania publicznego i wiarygodności z dosyć dużym zaufaniem stosują dokumenty elektroniczne. Poza bankiem dokumenty najczęściej przybierają formę tradycyjną, czyli drukowaną, ale stosowanie w obiegu wewnętrznym formy elektronicznej ma wiele zalet, z których banki doskonale sobie zdają sprawę. Na razie największą barierą rozwoju elektronicznych systemów obiegu dokumentów są obawy związane z bezpieczeństwem i poufnością danych. Badania przeprowadzone na ten temat przez Archidoc mówią, że aż 68 proc. badanych wskazało bezpieczeństwo i poufność danych jako największe bariery rozwoju tego rynku. Obawy budzi też terminowość realizacji zleceń (14 proc.) oraz jakość wykonania usługi (11 proc.). Te same badania wykazały też, że przedsiębiorstwa mają również świadomość, że zlecenie na zewnątrz, poza firmę, obsługi i przetwarzania oraz archiwizowania dokumentów jest bardziej efektywne kosztowo.

Perspektywa outsourcingu

Specjaliści z Archidoc mówią wprost, że kolejnym etapem rozwoju rynku będzie właśnie zlecanie zewnętrznej firmie całego zarządzania dokumentami firmy. Taka jest tendencja wynikająca z tego, że nie tylko menedżerowie, ale również szeregowi pracownicy coraz częściej korzystają z informacji pochodzących z różnych źródeł. W takiej sytuacji najszybszym sposobem na połączenie informacji biznesowych zaczerpniętych z różnych źródeł jest właśnie przygotowanie ich jednolitych wersji i odpowiednie zestawienie. Systemy informatyczne są bardzo dobre do tego celu z wielu powodów. Potwierdzają to kolejne badania mówiące, że jeśli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, to na razie korzysta z niego zaledwie 16 proc. firm. Z reguły po takie rozwiązania sięgają dopiero duże firmy wykorzystujące do zarządzania zaawansowane systemy informatyczne.

Przechodzenie z tradycyjnych dokumentów papierowych na zapisy elektroniczne to proces, który dopiero się rozpoczyna, ten rynek dopiero powstaje. Na razie świadomość, że takie możliwości są jest niewielka i tylko w co drugiej z badanych firm potrafiono wymienić nazwę jakiejś technologii, druga połowa milczała (miejmy nadzieję, że ze wstydem). Wśród firm, które już z niego korzystają, najczęściej jest on stosowany w obsłudze klienta (82 proc.). Komentując badania Piotr Cholewa, prezes Archidoc, powiedział: – Zachowanie procedur bezpieczeństwa to być albo nie być firmy świadczącej usługi zarządzania dokumentami w modelu outsourcingu. Dlatego dba ona o spełnienie wszelkich regulacji prawnych, stałe unowocześnianie swoich rozwiązań teleinformatycznych i infrastruktury logistycznej, a także doskonalenie przepisów wewnętrznych…

Poważnym argumentem, zwłaszcza wtedy gdy firmowe budżety są planowane bardzo ostrożnie i z ograniczoną ilością środków, wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów są koszty. Tu trzeba jeszcze dodać, że w przypadku dużych firm dodatkowym czynnikiem obniżającym koszty może być outsourcing, czyli skorzystanie z takiej usługi.

Bezpieczeństwo

Utrata dokumentów jest zawsze poważnym zagrożeniem dla firmy. Bez względu na to, czy będzie to kradzież czy tylko uszkodzenie dokumentu, które powoduje, że dokument przestaje być czytelny – mogą mieć poważne następstwa. Najprawdopodobniej ciągle jednak największy problem jest związany z tak zwanym czynnikiem ludzkim, czyli pracownikami. Znaczna część problemów powstaje ze zwykłej niefrasobliwości pracowników albo niechlujności, dlatego że nie zwracają oni dokumentów (nie tylko w określonym czasie, ale nawet w ogóle, bo… zapomnieli). Często dokumenty są niewłaściwie oznaczone, przez co ich odnalezienie staje się niemożliwe albo co najmniej znacz nie utrudnione. Dokument elektroniczny umożliwia rozwiązanie tego problemu, a jeżeli nie rozwiązanie, to przynajmniej
zmniejszenie skali zagrożenia. Przetworzenie klasycznego dokumentu na dokument w postaci elektronicznej zdecydowanie poprawia warunki kontroli tego dokumentu w czasie całego cyklu jego obiegu i monitorowanie toku sprawy. W wersji elektronicznej jest to możliwe również bez udziału człowieka. Specjalistyczne oprogramowanie z przepisami Oraz nie tylko „wie" gdzie aktualnie jest dokument, ale również może powiedzieć kto aktualnie go użytkuje.
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów typu Work-How umożliwiają przekazywanie dokumentów między użytkownikami, z zachowaniem zdefiniowanych przez administratora ścieżek przepływu, zgodnie z określonymi procedurami. Natomiast z technologicznego punktu widzenia są to narzędzia pozwalające na sprawne zarządzanie zasobami informacyjnymi i proceduralnymi. Pozwalają na określenie reguł postępowania z określonymi zasobami, zdefiniowanie poziomów akceptacji oraz reguł pracy grupowej. Na przykład rozwiązania oparte na technologii Windows SharePoint Services umożliwiają docieranie do informacji rejestrowanych w różnych systemach i formatach (MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS Access, MS Project, MS PowerPoint, HTML, TXT, PDF) i danych z systemów biznesowych takich jak ERP i CRM.

Elastyczność

Zakres dostępu do poszczególnych dokumentów podlega procedurom, w których definiowany jest obieg dokumentów, różny dla różnych użytkowników. Z dokumentów elektronicznych można też korzystać w pracy grupowej. W takim rozwiązaniu użytkownicy portalu rejestrują zdarzenia, w których biorą udział. Mogą też korzystać z forum dyskusyjnego i na nim dzielić się swoimi uwagami – jest to nowa jakość zarządzania dokumentami. Jednak podstawą jest ujednolicenie i usystematyzowanie obiegu dokumentów, a następnie ich przechowywania w formie elektronicznej. A budując wewnętrzny system obiegu dokumentów warto zadbać o to, aby zarówno sama struktura baz danych jak i oprogramowanie były na tyle elastyczne, aby w przyszłości pozwoliły na łatwą rozbudowę infrastruktury o dalsze moduły.

Lech Piesik