14.02.2007

12.02.2007, „Gazeta Bankowa”, Elektroniczne archiwum

Bezpieczne zarządzanie dokumentami nie jest łatwe, często jest to dla firmy nie lada wyzwanie.

Dokumenty papierowe, dokumenty elektroniczne, poczta elektroniczna są nośnikami informacji potrzebnymi firmie w codziennej działalności. Gromadzenie tych wszystkich informacji i sprawne zarządzanie nimi może okazać się jednym z warunków sukcesu w uzyskaniu silnej pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Wydaje się, że współczesnym rozwiązaniem problemu może być zbudowanie elektronicznego archiwum dokumentów, dlatego że tworzy ono warunki do bezpiecznego, szybkiego i bezpośredniego dostępu do bieżących i dawnych informacji. Współczesne archiwa elektroniczne redukują koszty przedsiębiorstwa i skracają czas dostępu do informacji. Ta druga cecha jest nawet wyżej ceniona, bo szybszy dostęp do najważniejszych informacji bezpośrednio wpływa na efektywność przedsiębiorstwa oraz poprawia jakość obsługi klientów, która jest coraz ważniejsza w biznesie.

CECHY SYSTEMU

Ponieważ w każdej firmie dostęp do informacji (jego szybkość oraz łatwość) są bardzo istotnym czynnikiem, więc są to jednocześnie ważne cechy systemu zarządzania dokumentami. Wiadomo już, że stosując elektroniczne archiwum prawie automatycznie (przy dobrze przygotowanych procedurach) zwiększa się produktywność i efektywność pracowników. Dokumenty, które docierają do firmy z zewnątrz w formie papierowej (zakładam, że dokumenty wewnątrz firmy są tylko w wersji elektronicznej) należy przed wprowadzeniem do systemu zeskanować i przesłać do systemu, a papierowe oryginały powinny zostać zarchiwizowane na określony czas. To jest pierwszy krok, po którym już wszelkie dokumenty, od chwili zarchiwizowania, są natychmiast dostępne w całym przedsiębiorstwie (oczywiście dla osób do tego uprawnionych). Aby nie czynić zbędnych inwestycji dobrze byłoby, gdyby system pozwalał na wykorzystanie do tego celu przeglądarki internetowej, która umożliwi odtworzenie dokumentu, do którego pracownik posiada uprawnienia.

Kolejna sprawa to bezpieczeństwo zarządzania dokumentami. Warto, aby system był bezpieczny. Dobrze jeżeli wykorzystuje się w tym celu różne zabezpieczenia, łącząc najbardziej zaawansowane standardy autentyfikacji, kontroli uprawnie użytkowników i algorytmy szyfrowania. Najlepiej jeżeli takie mechanizmy są wbudowane w system i zapewniają dostęp różnych użytkowników tylko do właściwych dokumentów – jest to pewna gwarancja poufności przesyłanych informacji, bo tak zabezpieczony system posiada również mechanizmy rejestrujące poczynania użytkowników systemu i pozostawiające ślad w plikach historii.

Bardzo ważną cechą systemu do zarządzania dokumentami jest możliwość archiwizacji dokumentów i zapisywania ich również na innych nośnikach, takich jak: wewnętrzne dyski twarde serwerów lub zewnętrzne macierze dyskowe i biblioteki optyczne do zapisu na nośnikach jednokrotnego lub wielokrotnego zapisu. Przy czym warto wspomnieć, że zapis na dyskach optycznych może być zwielokrotniony (mirror), co pozwala na automatyczne tworzenie kopii zapasowych z najbardziej krytycznymi danymi.

Decydując się na system do zarządzania dokumentami warto zwrócić uwagę, jakim interfejsem programistycznym on dysponuje, bo od tego zależy możliwość połączenia funkcjonalności tego systemu z systemami do zarządzania (ERP, CRM, e-commerce i inne) i z systemem obiegu dokumentów (workflow) jaki już być może jest w firmie. Nie są to warunki konieczne, jednak ważne z punktu widzenia końcowego użytkownika, który dzięki dobrze dobranemu systemowi może mieć dostęp do zarchiwizowanych dokumentów bezpośrednio ze swojej, codziennie używanej aplikacji.

RYNEK ROSNĄCEGO POPYTU

Polski rynek dostawców usług archiwizacyjnych, podobnie jak rynek dostawców odpowiednich do tego technologii nie jest duży. Natomiast firmy (m.in. ArchiDoc, Content Management, Iron Mountain), które świadczą takie usługi, korzystają z najlepszych światowych rozwiązań i systemów, jak również z doświadczenia liderów tego rynku nie tylko w Europie (Kofax), ale i poza jej granicami. W ofertach firm są nie tylko rozwiązania (gotowe systemy archiwizacji i udostępniania dokumentów), ale także sprzęt (macierze dyskowe, serwery, skanery). Rozwija się rynek usług – od konsultingu, przez szkolenia, wdrożenia i serwisowanie sprzętu aż do outsourcingu całej usługi.

Przykładem systemu, który zasługuje na uwagę jest Altair, z którego korzysta poznański Content Management. Jest to otwarty system, w którym swobodnie można korzystać z dokumentów elektronicznych w plikach edytorów tekstu (Word), arkuszach kalkulacyjnych (Excel), poczty elektronicznej i wielu innych. Dostęp do systemu jest możliwy przez przeglądarkę internetową, co ma jeszcze tę dodatkową zaletę, że umożliwia zdalny dostęp do dokumentów. Wykorzystano standardowe technologie internetowe (Java, PHP). Pozwala to również na dowolną zmianę przy pomocy popularnych narzędzi do edycji stron www. Takie rozwiązanie pozwala użytkownikowi dowolnie zmieniać grafikę, ikony i kolory zgodnie ze standardami obowiązującymi w całej firmie. System bezpieczeństwa w tym rozwiązaniu obejmuje nie tylko ochronę plików, ochronę transmisji danych (protokół SSL) i przeglądarki. System ochrony jest znacznie bardziej zaawansowany i obejmuje też struktury (teczki i poszczególne klasy dokumentów), chronione są też poszczególne funkcje aplikacji.

Zarchiwizowane dokumenty są bardzo dobrze chronione. Dostęp do dokumentów jest możliwy dopiero po zidentyfikowaniu użytkownika, który musi podać hasło. Dopiero wtedy system buduje dla tego użytkownika specjalny interfejs odpowiadający wcześniej zakodowanemu w nim zestawowi praw. Ochrona aplikacji oznacza, że zaawansowane funkcje konfiguracyjne systemu mogą wykonywać tylko administratorzy lub użytkownicy, których prawa są rozszerzone o tę funkcję. Teczki tworzone w systemie, w zależności od użytkownika są chronione na czterech poziomach dostępu (brak, odczyt, modyfikacja, usuwanie). Wszystkie zarchiwizowane dane muszą być zapisane na nośnikach fizycznych i tu, aby uniemożliwić osobom niepowołanym dostęp do danych, stosuje się najbezpieczniejsze algorytmy szyfrowania, takie jak: Loki97, SaferPlus i Cast w dwóch wersjach (128- lub 256-bitowa) oraz Enigma.

Zdecydowanymi atutami tego rozwiązania jest jego skalowalność i bardzo duża wydajność gwarantująca bardzo szybki dostęp do dokumentów. Altair poprzez swoją otwartość bardzo łatwo integruje się z różnymi systemami zewnętrznymi wspomagającymi zarządzanie firmą (np. CRM, Lotus, SAP). Obsługa systemu jest tak prosta, że do złudzenia przypomina pracę z dokumentami papierowymi tradycyjnie przechowywanymi w teczkach i segregatorach. Ta ostatnia cecha zapewne ma decydujący wpływ na krótki czas wdrożenia tego rozwiązania, który ogranicza się do krótkiego przeszkolenia użytkowników i administratorów systemu, sprowadzającego się do nauki obsługi okna wyświetlającego dokumenty, bo ani na serwerze, ani na stanowisku pracownika (użytkownika końcowego) nie instaluje się żadnego oprogramowania.

Lech Piesik

 

Udostępnij