06.10.2009

W wyniku spowolnienia gospodarczego rynek usług ubezpieczeniowych w 2009 nie rozwija się już tak dynamicznie jak wcześniej.

Pomimo tego, wymagania klientów w zakresie jakości i szybkości transakcji oraz gwarancji bezpieczeństwa stale rosną, co stwarza konieczność usprawniania obsługi pre- i post sales oraz procesu przepływu zawieranych umów. Towarzystwa ubezpieczeniowe przetwarzają bowiem dokumentację związaną ze sprzedażą polis czy likwidacją szkód na dużą skalę.

Największym utrudnieniem w skutecznym zarządzaniu informacją może być rozproszenie oddziałów ubezpieczyciela bądź różnorodność typów umów dla jednego klienta. Outsourcingowy model zarządzania dokumentami bazujący na ich przetwarzaniu i obiegu w formie elektronicznej pozwala zdecydowanie skrócić czas przepływu informacji, przy zachowaniu najwyższego poziomu ochrony danych. Korzystają na tym klienci instytucji ubezpieczeniowych, których sprawy są załatwiane znacznie szybciej, a także sami ubezpieczyciele, którzy mogą pracować efektywniej budując jednocześnie pozytywny wizerunek firmy na rynku.

Do takiego modelu przekonuje się coraz więcej podmiotów działających w branży finansowo – ubezpieczeniowej. Jak pokazują badania rynku outsourcingu back-office przeprowadzone przez IPSOS na zlecenie ArchiDoc, z rozwiązań outsourcingowych w tym zakresie korzysta aż 73% firm z tego sektora.

Przykładem zautomatyzowanego zarządzania dokumentacją przez partnera zewnętrznego jest obsługa elektronicznego obiegu wyciągów bankowych, świadczona w oparciu o system BPM (Business Process Management). Taka usługa może obejmować np. automatyzację i ujednolicenie dowodów wpłat przychodzących do firmy ubezpieczeniowej z różnych banków, nadzór nad bezpiecznym transferem danych oraz przechowywanie dokumentacji w elektronicznym repozytorium, gdzie można łatwo wyszukać potrzebne informacje dotyczące danej polisy.

System umożliwia także kontrolę nad przepływem dokumentów przygotowywanych przez pracowników oraz automatycznie przygotowuje raporty pozwalające na ocenę efektywności pracy konsultantów. Zastosowanie takiego rozwiązania niweluje ryzyko pomyłek popełnianych przez pracowników i sprawia, że proces obsługi klienta staje się bardziej przejrzysty, co zwiększa zaufanie klienta do ubezpieczyciela. Zgodnie z wynikami badań, wzrost nakładów na systemy zarządzania dokumentacją przewiduje w ciągu najbliższych dwóch lat 23% z sektora finansów i ubezpieczeń.

Piotr Cholewa, Prezes Zarządu ArchiDoc