07.03.2008

28.01.2008, „Teleinfo”, Obieg dokumentów ujarzmiony

Coraz większa liczba dokumentów w firmach wymaga stosowania zaawansowanych rozwiązań w zakresie IT. Dzieje się tak zarówno ze względów organizacyjnych (konieczność usprawnienia pracy, redukcji kosztów druku), jak i z uwagi na wymogi bezpieczeństwa (eliminacja przypadków „wycieku” poufnych dokumentów).

Minimalizacja ryzyka biznesowego wymaga użycia mechanizmów zabezpieczających przed działaniem na szkodę przedsiębiorstwa, dokumentujących stosowanie procedur i procesów biznesowych. Obieg dokumentów coraz częściej staje się też integralną częścią systemów ERP i CRM. Nieraz wykracza on poza jeden system – CRM bądź finansowo-księgowy. Nawet system ERP, obejmujący całość funkcjonowania firmy, nie zawsze umożliwia realizację tego zadania. Większość dostępnych systemów do zarządzania obiegiem dokumentów ewoluuje w kierunku rozwiązań portalowych, obejmujących nie tylko kwestie związane z obiegiem dokumentów, ale także ogólnie pojmowane zarządzanie wiedzą w instytucjach.  Wybór odpowiedniego dla danej firmy systemu i platformy, na której będzie on utworzony, wieńczy wstępny etap wdrożenia. Dobrze przygotowana i zrealizowana implementacja obiegu dokumentów zajmuje od kilku miesięcy do pół roku. Jego główną cechę stanowi określenie praw dostępu poszczególnych użytkowników, stworzenie systemu obiegu informacji (workflow) i odwzorowanie schematu organizacyjnego firmy w systemie. Przeprowadzane są szkolenia, organizowane w grupach w zależności od zakresu wiedzy o systemie i kompetencji – osobno dla kierowników, osobno dla sekretarek przyjmujących korespondencję i osobno dla administratorów systemu.  – Usprawnienia obiegu dokumentów w firmie można dokonać stosując różnego rodzaju rozwiązania. Podstawowym kryterium ich doboru jest przede wszystkim określenie, co jest, a co nie jest dokumentem, oraz standardowych serwisów realizujących obieg dokumentów. Obecnie większość firm traktuje system poczty elektronicznej jako podstawowe medium obiegu dokumentów, zarówno wewnątrz firmy, jak i w kontaktach z dostawcami i klientami. Często systemy informatyczne firmy generują seryjnie dokumenty zapisywane w formie plików do katalogu, które następnie są przekazywane różnymi drogami do ich odbiorców. Czasami są również publikowane w portalach pracy grupowej, np. MS SharePoint Portal Server. Istnieją także alternatywne środki komunikacji wspierające procesy biznesowe, jak komunikatory internetowe, np. Gadu-Gadu – uważa Piotr Nogaś, presales consultant manager w firmie Symantec.

Przyszłość obiegu dokumentów

Jeszcze kilka lat temu modne było stosowanie systemów obiegu informacji, zapewniających klasyfikację i zarządzanie cyklem życia informacji (ILM). Wymagały one stosowania przeznaczonego dla nich kanału obiegu dokumentów, który z jednej strony standaryzował, zaś z drugiej duplikował lub wykluczał istniejące biznesowe kanały komunikacyjne. Konieczne było poniesienie dużych nakładów na integrację oraz wprowadzenie zmian w istniejących procesach biznesowych. Wykorzystanie tych systemów powodowało często zamknięcie możliwości migracji do innych rozwiązań. Cała sytuacja doprowadziła do powstania rozwiązań, łączących w sobie elementy archiwizacji, klasyfikacji oraz zarządzania informacją – obiegu dokumentów. Obecnie w Polsce coraz więcej przedsiębiorstw myśli o wdrożeniu systemu usprawniającego obieg dokumentów, jednak ze względów finansowych planują tę implementację w perspektywie kilku lat. Najczęściej na stosowanie systemów zarządzania dokumentami decydują się firmy zatrudniające przy ich przetwarzaniu co najmniej 20 osób – w mniejszych instytucjach wprowadzanie go mija się z celem. Korporacje interesują się głównie usprawnieniem obiegu dokumentów, traktując go jako ważny element portalu korporacyjnego lub systemu zarządzania wiedzą. – Obecnie przeważająca część firm używa dokumentów elektronicznych, jednak w ostatnim etapie ich cyklu życia konwertują je do postaci papierowej. Realizacja obiegu dokumentów sprowadza się zatem do definicji procesów, którym dany typ dokumentu jest przypisany, i stworzenia odpowiednich ram prawnych wewnątrz firmy tak, aby umożliwić np. elektroniczną akceptację czy też podpisywanie dokumentów. Oczywiście problem obiegu dokumentów nie ogranicza się jedynie do korespondencji czy też pism wewnętrznych. Mamy do czynienia z ogromną ilością papieru, który generowany jest ze względu na wymogi prawne (np. faktury) – obecna legislacja umożliwia jednak jego eliminację, lecz tutaj znowu największy problem, jaki napotykamy, to kwestie przyzwyczajenia i kultury korporacyjnej – mówi Bartosz Stebnicki, dyrektor generalny EMC Polska. Firmy wciąż przechowują duże ilości informacji – głównie w formie cyfrowej. Katalogowanie dokumentów, procedury postępowania z kopiami, ponowne ich wykorzystywanie do stworzenia nowych powinny być proste. – Pracownicy spędzają dziś ponad 40 proc. czasu tylko na szukaniu informacji – często bez sukcesów. Efektem tego jest mała wydajność oraz spowolnienie procesu podejmowania decyzji z powodu niedostępności lub niemożności odczytania właściwych informacji, a także z powodu niewykorzystywania wartościowych danych lub sytuacji, w których dokumenty trzeba tworzyć od nowa – dodaje Bartosz Stebnicki. Nowoczesna korporacja walcząca o utrzymanie swej pozycji na rynku, bądź ekspansję na rynku, inwestując w rozwój infrastruktury wewnętrznej, nie może zapominać o zarządzaniu informacją. W dużych przedsiębiorstwach system elektronicznego obiegu dokumentów jest już standardem. Koszt jego wdrożenia jest coraz niższy, co pozwala na wykorzystywanie go również w firmach z sektora MSP. Wkrótce elektroniczny obieg dokumentów obejmie całą sieć administracji publicznej.

Dla kogo obieg dokumentów?

Sprzedaż systemów obiegu dokumentów wzrasta, choć występują też zjawiska niekorzystne, jak np. unieważnianie przetargów w instytucjach państwowych uzasadniane brakiem środków na realizację projektów informatycznych. Jednak w 2008 r. powinna się utrzymać tendencja wzrostowa. – Rosnąca liczba dokumentów i konieczność efektywnej kontroli procesów w przedsiębiorstwie skłaniają menedżerów do poszukiwania narzędzi wsparcia w technologiach do zarządzania informacją. Nowoczesne firmy potrzebują skutecznych rozwiązań do realizacji i nadzorowania wykonywanych zadań, śledzenia efektywności, jak i ciągłego podnoszenia wydajności – mówi Witold Staniszkis, prezes zarządu Rodan Systems. Dokument elektroniczny może wyprodukować każdy, kto ma dostęp do komputera, edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego, programu prezentacyjnego czy drukarki. E-dokumenty zostały już dopuszczone do oficjalnego obiegu i pod odpowiednimi rygorami są uznawane za oficjalne i wiążące. Prócz obniżania kosztów zwiększają one szybkość obsługi klientów oraz dają zupełnie nowe możliwości kontroli. Dość często zdarza się, że wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów utrudnia nie technologia, lecz człowiek. Obieg ten stworzono w celu usprawnienia wymiany informacji przez archiwizowanie oraz wymianę elektronicznych wersji informacji i dokumentów, które dotychczas miały postać papierową. Główną cechą elektronicznego obiegu informacji i dokumentów jest możliwość archiwizowania oraz tworzenia bazy danych wszystkich dokumentów przychodzących, zaś jego sercem jest baza danych. Uprawnieni użytkownicy, korzystając ze standardowej przeglądarki internetowej, mają do nich zdalny dostęp.

Wybrane rozwiązania i przykładowe wdrożenia

Istnieje wiele firm oferujących rozwiązania w zakresie systemu wspierania zarządzania procesami w przedsiębiorstwie. W ramach współpracy z wyspecjalizowanym podmiotem zewnętrznym firma kupuje nie tylko usługę, ale także know-how oraz sprawdzone i dostosowane do jej indywidualnych potrzeb rozwiązania, bazujące na najnowszej wiedzy i technologii. Wyszkoleni pracownicy oraz zaplecze logistyczno-informatyczne, którym dysponuje outsourcer, zapewniają szybkie wdrożenie. Przykładem rozwiązania łączącego elementy archiwizacji, klasyfikacji oraz zarządzania informacją jest Symantec Enterprise Vault, który pozwala zredukować koszty przechowywania danych, zapewnia ochronę kluczowych informacji, zwiększa wydajność pracy oraz zgodność z branżowymi i prawnymi regulacjami w zakresie przechowywania i zarządzania wieloma kanałami komunikacyjnymi. Rozwiązania tego typu mają funkcję automatycznego monitorowania i zarządzania obiegiem dokumentów, integrując się z używanymi w przedsiębiorstwach systemami, takimi jak poczta elektroniczna, komunikatory internetowe (IM), plikowe zasoby sieciowe, portale pracy grupowej i aplikacje biznesowe używające baz danych. – Integracja tych rozwiązań z istniejącymi środowiskami jest tania i efektywna. Zwykle nie wymaga wprowadzania żadnych zmian w aplikacjach, procesach i procedurach biznesowych oraz pozostaje przezroczysta dla użytkownika końcowego – uważa Piotr Nogaś. Z kolei firma Rodan Systems od 15 lat działa wykorzystując własną platformę produktową OfficeObjects i wdraża rozwiązania wspomagające obieg dokumentów oraz zarządzanie procesami pracy. Jej Office Objects DocMan obsługuje pełen obieg korespondencji oraz umożliwia kontrolę przepływu dokumentów. System pozwala na obsługę dokumentów nadsyłanych w postaci papierowej, elektronicznej oraz w formie faksu. Dokumenty wprowadzone do systemu mogą być łatwo segregowane poprzez łączenie ich w elektroniczne sprawy i teczki. Dzięki połączeniu z Biuletynem Informacji Publicznej, umożliwia sprawdzanie statusu spraw oraz rejestrację dokumentów przez Internet. Z elektronicznego systemu obiegu dokumentów korzysta m.in. Urząd Miejski w Koninie. Wdrożenie przeprowadzono w 2002 r., a miasto zadecydowało o wyborze systemu mis- Partner/Urzędy spółki MIS. Firma wdrożyła również swój system zarządzania obiegiem dokumentów mis-Partner21/Dokumenty w Telzas. Aplikacja służy do zarządzania wszystkimi dokumentami tworzonymi w firmie i otrzymywanymi z zewnątrz, jak również umożliwia tworzenie i przechowywanie dokumentów korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Canon Polska w swej ofercie również ma systemy organizujące obieg dokumentów. – Rozwiązania sprzętowe możemy sklasyfikować według schematu: „wejście” (urządzenia do rejestrowania dokumentów, np. skanery) oraz „wyjście” (urządzenia do druku dokumentów, np. drukarki, kopiarki, urządzenia wielofunkcyjne). Innowacyjnymi produktami wśród naszych rozwiązań „wejściowych” są skanery Canon ScanFront 220 i ScanFront 220P. To kompaktowe urządzenia, które łączą się z siecią firmy, nie wymagając dodatkowego sprzętu (np. komputera). Skanery przeznaczone są dla grup roboczych w korporacjach oraz dla średnich i małych przedsiębiorstw – twierdzi Robert Bębenek, szef Działu Sprzedaży Dealerskiej Canon Business Solutions w Canon Polska.  Urządzenia te pozwalają użytkownikom jednocześnie skanować i wysyłać obrazy bezpośrednio do osobistych i udostępnionych folderów, pamięci USB, poczty e-mail oraz na serwery FTP. – Dzięki funkcji skanowania do poczty elektronicznej użytkownicy mogą uzyskać dostęp do osobistej książki adresowej, grupowej książki adresowej oraz katalogu Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) – rozwiązanie takie pozwala bezpośrednio korzystać z globalnej listy adresów. Model ScanFront 220P wyposażono w opcję uwierzytelniania z wykorzystaniem linii papilarnych – dodaje Bębenek.

Korzyści zależą od zakresu wdrożenia

Korzyści da się najlepiej dostrzec w firmach z bardzo dużą liczbą dokumentów, jednak widoczne będą też w sektorze MSP, głównie dlatego, że korzystając z elektronicznych wersji dokumentów można lepiej zarządzać ich obiegiem i obiegiem informacji w strukturze całej firmy. System obiegu dokumentów spełnia dwie główne funkcje: porządkuje dokumenty i zabezpiecza przed ich utratą (archiwizacja) oraz automatyzuje prace związane z zarządzaniem dokumentami (workflow). Archiwizacja może się łączyć z możliwością integracji systemu obiegu dokumentów z innymi systemami w firmie: ERP, bazami danych oraz specyficznymi systemami funkcjonującymi w instytucjach. Część oprogramowania workflow, np. Panagon firmy FileNet, pozwala na integrację systemu obiegu dokumentów z systemami zewnętrznymi. Rozwiązanie do obiegu dokumentów porządkuje proces ich odbierania i wysyłania. Wchodząc na własną, spersonalizowaną stronę systemu obiegu dokumentów, użytkownik widzi dokumenty, które do niego trafiły. Może przejrzeć historię każdego z nich, dowiedzieć się, kto jest jego autorem, a kto autorem poprawek. Nadaje użytkownikom uprawnienia, zatem każdy może wykonać na dokumencie tylko te operacje, które są dla niego dostępne. Niektóre systemy powiadamiają użytkownika o nadejściu nowego dokumentu e-mailem lub SMS-em. – Zatem korzyści, jakie wynikają z posiadania elektronicznego obiegu dokumentów, jest bardzo wiele. Przede wszystkim możemy mówić o ograniczeniu ryzyka, wynikającego z przetwarzania papieru (eliminacja gubienia dokumentów, zapominania o sprawach etc.). Ponadto możliwa jest kontrola i automatyzacja procesów biznesowych (znamy stan każdej sprawy; dzięki informacji elektronicznej niektóre kroki procesów dzisiaj wykonywane manualnie można automatyzować, np. podejmowanie decyzji na podstawie treści korespondencji). Sprawniejsza organizacja pracy i zwiększona jej efektywność wpływają na ograniczenie kosztów operacyjnych (poprzez np. automatyzację procesów biznesowych, eliminację kosztów papieru itp.). Systemy zarządzania dokumentami dają zwykle jeszcze jedną funkcjonalność – długoterminową archiwizację treści on-line. To pozwala na gromadzenie i przetwarzanie obszernej bazy wiedzy w firmie – dodaje Bartosz Stebnicki z EMC Polska. Argumentów przemawiających za zastosowaniem elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest zatem wiele – rozwiązanie musi przynieść oszczędności chociażby dlatego, że w każdej firmie istnieją sieci informatyczne, a pracownicy na co dzień korzystają z intranetu, zaś przesyłanie informacji tą drogą jest coraz bezpieczniejsze (szyfrowanie i dostęp do danych dopiero po podaniu hasła), czas przekazania dokumentu (załatwienia sprawy) jest znacznie krótszy i są coraz lepiej rozwinięte systemy rozsyłania dokumentów w sieci (dobór adresatów).

Ewa Żmuda-Jankowska/Teleinfo24

Udostępnij