22.02.2021

Zmiany w zakresie cyfryzacji w sektorze administracji publicznej zachodzą na naszych oczach. Coraz więcej instytucji decyduje się na wprowadzenie do użytku Systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Wszystko wskazuje na to, że z części korespondencji papierowej zrezygnuje także ZUS – pisze Adam Kubat, Head of IT Systems w ArchiDoc, Grupa OASIS.

Niedawno rozpoczęły się konsultacje nad nowelizacją ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt przewiduje rezygnację z obligatoryjnego doręczania świadczeniobiorcom decyzji waloryzacyjnych, m.in. decyzji w sprawie emerytur i rent, świadczeń pieniężnych i dodatków podlegających waloryzacji, a także tak zwanej „13” emerytury. Powodem jest ograniczanie kosztów administracyjnych. Według danych, Zakład Ubezpieczeń Społecznych w samym tylko 2020 roku zrealizował 17 mln tego typu przesyłek, co kosztowało budżet państwa – a zatem każdego z nas – blisko 12 mln złotych.

Natomiast Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało rozporządzenia dotyczące elektronicznych doręczeń w postępowaniu sądowym. Na razie dla postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych. Będzie to jednak duża zmiana w rozwiązaniach stosowanych przez administrację sądową.

Cyfryzacja puka do drzwi

Działanie te dobrze wpisują się w postępującą coraz szybciej w administracji publicznej cyfryzację i .. odchodzenie od dokumentacji papierowej. Za najbardziej rozpoznawalne przykłady mogą posłużyć profil zaufany, e-recepta czy e-skierowanie, które pozwalają załatwić sprawę w urzędzie lub u lekarza bez pism, kwitów i pieczątek. Mniej widoczne, ale równie ważne są zmiany, które zachodzą wewnątrz instytucji publicznych. Instytucje powoli odchodzą od przesyłania opasłych tomów dokumentów na rzecz korzystania z ich wersji cyfrowej poprzez zaawansowane systemy komputerowe. Także wśród klientów ArchiDoc coraz większy odsetek zaczynają stanowić urzędy podległe samorządom i administracja centralna.

EOD święci triumfy – i ma do tego prawo

Rezygnacja z dokumentów papierowych nie oznacza jednak zaprzestania lub ograniczenia obiegu informacji. Zmienia się nośnik – zamiast papieru mamy do czynienia z tak zwanym Systemem elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Co bardzo istotne z perspektywy administracji, EOD pozwala w sposób jednoznaczny określić kto i kiedy otrzymał lub miał dostęp do konkretnego dokumentu. Nie ma mowy także, żeby jakiś dokument zaginął. Dla urzędników odpowiedzialnych za geodezję ważną rolę odgrywa fakt, że systemy EOD uwzględniają nie tylko dokumenty w „klasycznej” formie, lecz także mapy czy druki wielkoformatowe. Przede wszystkim jednak główną zaletą systemów elektronicznych jest znacząca optymalizacja procesu – usprawnia i przyspiesza obieg dokumentów, a także poprawia jego przejrzystość i ułatwia zarządzanie nim. Przede wszystkim jednak EOD to wymierne oszczędności finansowe, związane z ograniczeniem ilości zużywanego papieru i liczby przesyłek pocztowych.

O zaletach EOD mieliśmy okazję przekonać się podczas panującej pandemii koronawirusa. Jest idealną alternatywą wobec tradycyjnego procesu wymiany dokumentów: nie wymaga kontaktu międzyludzkiego, nie choruje i można z niego korzystać z domu. Wygląda na to, że przekonać dało się również Ministerstwo Sprawiedliwości, a ZUS być może z czasem pójdzie w jego ślady – pierwsze tego jaskółki już widać.

Adam Kubat, Head of IT Systems, ArchiDoc S.A., grupa OASIS