Dzień z życia Działu Rozwoju Technologii firmy ArchiDoc z Grupy OASIS
-Co robimy na co dzień? Nadzorujemy przetwarzanie dokumentów z całej – śmieje się Marcin Szal, Kierownik ds. Optymalizacji Procesów w ArchiDoc, spółce Grupy OASIS działającej w Polsce i regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Oto jak wygląda dzień pracy jego zespołu!
Ta historia dzieje się w głównym magazynie ArchiDoc w Chorzowie, w Polsce – sercu niemal wszystkich operacji w zakresie dokumentów, zarządzania informacjami i procesów back-office realizowanych w regionie CEE przez Grupę OASIS. Tutaj, w jednym z przestronnych, ale zatłoczonych pokoi, znajduje się centrum DRT.
DRT to skrót od Dział Rozwoju Technologii. Jednostka ta odpowiada za wszystkie zautomatyzowane procesy, które ArchiDoc realizuje przy wykorzystaniu robotów oraz zawansowanych algorytmów: od przekształcania obrazów dokumentów na tekst z wykorzystaniem technologii OCR (ang. Optical Character Reading), ich kompleksowe przetwarzanie, a kończąc na nadzorze nad ostatnimi etapami całego procesu, jak np. automatyczna wysyłka korespondencji do indywidualnych konsumentów. W rozmowach korytarzowych dział nadal nazywany jest zespołem OCR, mimo że obowiązki ma znacznie szersze.
W zespole DRT pracuje 3 specjalistów: Marcin, Mariusz i Michał. Wszyscy oni rozpoczynają pracę już o 6 rano.
– Pracujemy w biurze od 6:00 do 14:00 ze względu na nasze życie prywatne. Jako ojcowie i mężowie musimy po południu opiekować się naszymi rodzinami. Ale z drugiej strony, dzięki telefonom lub oprogramowaniu do zarządzania projektami, trzymamy rękę na pulsie przez całą dobę – tłumaczy Marcin.
Procesy od A do Z
Marcin i jego koledzy rozpoczynają dzień wczesnym rankiem od kontroli sytuacji na ponad 60 projektach, które są nadzorowane przez DRT. Muszą sprawdzić krok po kroku każdy proces, nierzadko składający się z wielu etapów.
Często wygląda on tak: Najpierw dokumenty są skanowane w wyspecjalizowanym dziale. Następnie w centrum DRT zaawansowane algorytmy identyfikują na obrazach dokumentów niektóre obiekty jako teksty, podpisy czy kody kreskowe. Roboty je rozpoznają, odczytują i wprowadzają dane do baz danych. Na podstawie zebranych informacji roboty porządkują dokumenty, uzupełniają foldery z wybranymi skanami czy wykonują czynności kończące proces, np. wysyłają e-maili do klientów indywidualnych firm, z którymi współpracuje ArchiDoc lub drukują pewne dokumenty, które mają być dostarczone do urzędów administracji publicznej w niektórych krajach europejskich. Niektóre procesy prawie od samego początku do samego końca wykonywane są przez roboty! Centrum DRT ArchiDoc przetwarza w ten sposób cztery miliony stron dokumentów miesięcznie.
Jeśli gdzieś doszło do błędu i praca nie idzie naprzód, zespół DRT musi go usunąć. Chłopaki mają jeszcze kilka godzin, zanim większość załogi ArchiDoc rozpocznie pracę. W tym czasie muszą opanować sytuację i sprawić, by cała maszyneria znowu działała w stabilny sposób. Rzadko kiedy jednak dochodzi do awarii i zwykle wczesno poranne godziny to czas, aby odpowiedzieć na e-maile lub przygotować raporty.
Praca w rytmie pulsu firmy
Pewnego rodzaju zamieszanie zaczyna się około 9, kiedy cały zespół ArchiDoc przychodzi do biura lub zaczyna się łączyć zdalnie na firmowe serwery. Do Centrum DRT zaczynają spływać prośby od działów obsługi klienta: dodawanie, zmiany lub tworzenie nowych elementów w procesach, a nawet opracowywanie zupełnie nowych operacji. Jednym z przykładów może być tworzenie alertów SMS lub e-mail dla użytkowników INDO (oprogramowania ArchiDoc do obiegu dokumentów). Powiadamiają o otrzymaniu przez system określonego rodzaju dokumentu lub alarmują gdy pojawia się konieczność podjęcia działań przez pracowników ArchiDoc lub po stronie firmy klienta.
– W naszej jednostce biznesowej krzyżuje się kilka ścieżek. Ściśle współpracujemy z programistami i analitykami, działem skanowania i obsługi klienta – wyjaśnia Marcin.
O 14:00 atmosfera zaczyna się uspokajać. Zazwyczaj o tej porze wszystkie pilne prośby są już obsłużone, nowe zmiany gotowe do przetestowania (testy maja miejsce późnym popołudniem) a wszystkie operacje OCR działają bez zarzutu. Roboty pracują 24 godziny na dobę, dlatego zadaniem Marcina i jego zespołu jest dbać o to, aby miały wystarczająco dużo pracy – bez błędów i zakorkowywania się poszczególnych etapów. Gdy te się pojawią, wtedy Marcin, Mariusz i Michał zajmą się nimi zdalnie. W końcu przedstawienie musi trwać!
Zdjęcie Marvin Meyer / Unsplash