Digitalizacja dokumentów dla Tauron Polska Energia SA
podziel się:

Klient

Grupa Tauron Polska Energia jest dziś jednym z największych podmiotów gospodarczych w Polsce, dysponuje kapitałem ok. 14 miliardów zł. Holding zatrudnia około 28 tys. osób. Pochwalić może się największą sprzedażą energii elektrycznej w kraju, której łączna wartość przekracza 9 miliardów zł.

Potrzeby klienta

W związku z planowanym debiutem giełdowym Tauron Polska Energia S.A. w Grupie Tauron rozpoczęto przygotowania do procesu due dilligence. Aby ułatwić dostęp do dokumentacji przez podmioty wykonujące audyt, zdecydowano się na stworzenie tzw. data room, czyli centralnej bazy dokumentów. Bardzo duża ilość zakwalifikowanych do przetworzenia na postać elektroniczną dokumentów i krótki czas, w którym całą operację trzeba było przeprowadzić, wymagały powierzenia obsługi tego procesu firmie zewnętrznej, która dysponuje odpowiednimi zasobami do tej skali przedsięwzięcia.

Rozwiązanie

Usługa objęła skanowanie i metrykowanie dokumentacji kilku spółek wchodzących w skład Grupy Tauron. Digitalizacji dokumentów towarzyszył proces ich metrykowania, czyli opisywania według parametrów zdefiniowanych wcześniej przez Tauron. Operatorzy ArchiDoc dokonali również podziału dokumentacji na poszczególne kategorie, zgodnie ze specyfikacją przekazaną przez klienta. Opracowane pliki zostały zapisane na elektronicznych nośnikach danych. Usługa objęła także metrykowanie zeskanowanych obrazów dokumentów elektronicznych. Projekt był realizowany przez 10 dni w siedzibie Spółki Tauron w Katowicach. W jego ramach przetworzono 130 000 stron dokumentacji.

Korzyści biznesowe

ArchiDoc zapewnił specjalistyczną infrastrukturę, know-how i dedykowany zespół do stworzenia centralnej bazy dokumentacji wyszczególnionych podmiotów. Dzięki zeskanowaniu i opracowaniu dokumentów firmy zewnętrzne, prowadzące audyty w spółkach Grupy Tauron, zyskały szybki i wygodny dostęp do pełnej informacji na temat badanych podmiotów. Krótki czas realizacji projektu pozwolił rozpocząć proces due dilligence we wcześniej ustalonym terminie.