Obsługa kancelaryjna w siedzibie banku
podziel się:

Klient

Jeden z największych polskich banków oferujący swoje usługi podmiotom gospodarczym i klientom indywidualnym. Posiada ponad 340 oddziałów i 550 bankomatów na terenie całego kraju. Strategia rozwoju bankowości detalicznej zakłada świadczenie zintegrowanych usług finansowych, doskonalenie sprzedaży wiązanej i konserwatywne podejście do ryzyka. Klienci Banku mają dostęp do usług Banku 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Potrzeby klienta

Innowacyjne usługi back-office są dziś niezbędnym elementem administracyjnego zaplecza każdego banku. W tym sektorze ma to szczególne znaczenie, ponieważ szybkość i bezpieczeństwo obiegu informacji bezpośrednio przekładają się na jakość obsługi klienta, stanowiąc o przewadze konkurencyjnej instytucji finansowej. Dotychczas kancelarię bank obsługiwał we własnym zakresie, jednak chcąc usprawnić oraz zoptymalizować jej działanie i jednocześnie móc skoncentrować się na swoich kluczowych procesach zdecydowano o powierzeniu obsługi korespondencji wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.

Rozwiązanie

W ramach projektu ArchiDoc obsługuje Centralną Kancelarię Banku w Warszawie, odpowiedzialną za obieg korespondencji klienckiej. Wpływające dokumenty są kategoryzowane i dystrybuowane pomiędzy jednostkami organizacyjnymi instytucji, także za pomocą dedykowanego dla klienta transportu kurierskiego. Wdrożona usługa umożliwia usprawnienie i skrócenie czasu przekazywania korespondencji, a w rezultacie optymalizację przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz banku. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych proces będzie monitorowany na każdym etapie, co zwiększy bezpieczeństwo danych i zminimalizuje ryzyko dostępu do dokumentów przez osoby nieuprawnione. Na potrzeby projektu ArchiDoc zatrudnił i przeszkolił pracowników, którzy odpowiadali za obsługę kancelarii banku przed wdrożeniem rozwiązania outsourcingowego.

Korzyści biznesowe

Skorzystanie z wiedzy i doświadczenia dostawcy specjalizującego się w usługach z zakresu back-office pozwoliło usprawnić funkcjonowanie kancelarii banku. Jednocześnie zwiększyła się efektywność obiegu informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi instytucji. Zastosowanie systemu monitorowania dokumentów pozwala jednoznacznie określić ich lokalizację i zapobiega zagubieniu lub przetrzymywaniu korespondencji przez poszczególnych pracowników. W rezultacie skrócony został czas realizowania spraw wynikających z otrzymywanych przez bank dokumentów.