Digitalizacja dokumentów dla Banku Pekao SA
podziel się:

Klient

Bank Pekao SA działa od 80 lat i jest jednym z największych banków Europy Środkowej oraz największym bankiem w Polsce pod względem kapitalizacji rynkowej. Świadczy usługi dla około 5 mln klientów, w tym ponad 250.000 małych i średnich przedsiębiorstw oraz ponad 15.000 dużych firm.

Potrzeby klienta

Obsługa wielu klientów instytucjonalnych wiąże się z koniecznością gromadzenia i przetwarzania dużej ilości różnorodnych dokumentów. Jednym z nich są wzory podpisów osób upoważnionych do dysponowania danym rachunkiem. Ich weryfikacja w oparciu o dokumenty papierowe znacznie wydłużała czas realizowania poszczególnych operacji, dlatego bank podjął decyzję o przetworzeniu ich na postać elektroniczną i stworzeniu bazy takich danych w systemie informatycznym Pekao SA.

Rozwiązanie

ArchiDoc zrealizował dla Banku Pekao SA projekt z zakresu digitalizacji dokumentów w ponad 300 oddziałach na terenie całego kraju. Kontrakt obejmował skanowanie i eksportowanie do systemu informatycznego Banku dokumentów niezbędnych do obsługi około 100 tys. klientów instytucjonalnych. Realizacja projektu zakończyła się w sierpniu 2009.

Transfer papierowej dokumentacji do obrotu elektronicznego jest dla Banku Pekao SA jednym z kluczowych elementów usprawnienia procesu obsługi klienta. Projekt zrealizowały zespoły robocze delegowane przez ArchiDoc, które w oddziałach Banku przetwarzały dokumenty z wykorzystaniem autorskich rozwiązań informatycznych. Dzięki zastosowaniu dedykowanego oprogramowania, pracownicy oddziałów uzyskali szybki i wygodny dostęp do elektronicznej bazy dokumentów, co pozwoliło zdecydowanie przyspieszyć obsługę klientów Banku.

Kontrakt dla Pekao SA, z punktu widzenia prowadzenia projektów outsourcingowych realizowany był w najtrudniejszym modelu. W krótkim czasie, trzeba było zorganizować kilka zespołów, które według określonego harmonogramu codziennie w innej siedzibie klienta zestawiały system, skanowały dokumenty, a ich obrazy nagrywały na odpowiednio zabezpieczone nośniki (komputery nie miały możliwości nagrywania jakichkolwiek plików, po przesłaniu dokumentów klientowi, serwer aplikacyjny automatycznie czyszczony był z danych). Po skończeniu pracy każdorazowo system był odinstalowany, a zespół przemieszczał się w inne miejsce. W każdym oddziale pracownicy ArchiDoc natykali się na inną liczbę dokumentów, inne zaplecze techniczne i możliwości lokalowe. Dodatkowa komplikacja polegała na tym, iż zgodnie z procedurami banku, pracownicy firmy zewnętrznej, nie mogą wykonywać swoich usług na terenie obiektu w godzinach pracy placówki.

Uruchomienie usługi poprzedziły zaawansowane analizy i testy. Projekt dla Banku Pekao SA prowadzony był przy zachowaniu najwyższych procedur bezpieczeństwa. Zastosowane rozwiązania informatyczne gwarantowały skuteczne usuwanie danych z komputerów pracowników spółki ArchiDoc odpowiedzialnych za skanowanie dokumentów, bez możliwości odtworzenia plików.

O wyborze ArchiDoc zadecydowały:

  • Logistyka, umiejętność odpowiedniego rozplanowania;
  • Restrykcyjne procedury bezpieczeństwa;
  • Dostęp do odpowiednich narzędzi informatycznych zapieniających wysoki poziom bezpieczeństwa.

Korzyści biznesowe

Rozwiązania outsourcingowe oferowane przez ArchiDoc gwarantują bezpieczeństwo danych i usprawniają zarządzanie dokumentacją. Wiedza i doświadczenie dostawcy usługi pozwoliły na dobranie optymalnego dla potrzeb banku rozwiązania. Dzięki stworzeniu elektronicznej bazy wzorów podpisów przepływ danych odbywa się znacznie efektywniej, co wpływa na skrócenie czasu realizacji transakcji na rzecz klientów instytucjonalnych Pekao SA.