13.02.2013

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pomoże uprościć procedury w urzędach i tym samym poprawi efektywność ich pracy. Cyfryzacja zwiększy także bezpieczeństwo procesu legislacyjnego.

Choć w roku 2012 e-urzędy były tematem szeroko dyskutowanym, do tej pory żaden plan nie zakłada powstania jednej nowoczesnej platformy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) dla administracji centralnej. Dopiero to rozwiązanie zapewniłoby pełne bezpieczeństwo procesu legislacyjnego i pozwoliłoby uniknąć takich sytuacji, jak słynne usunięcie fragmentu „lub czasopisma” z projektu ustawy w 2002 r.

Obecnie na szczeblu ministerialnym i rządowym urzędnicy przygotowują projekty aktów normatywnych w popularnym edytorze tekstu MS Word. Jeszcze w październiku 2012 r. każdy robił to po swojemu – nierzadko w dokumentach znajdowały się uwagi wpisane ukrytym tekstem czy białą czcionką (1). W takim chaosie nietrudno o pomyłkę, nawet niezamierzoną. Dopiero w połowie listopada zeszłego roku Rządowe Centrum Legislacji ujednoliciło wzory dokumentów, wprowadzając zunifikowane szablony (2). Ciągle jednak daleko nam do elektronicznego obiegu dokumentów z prawdziwego zdarzenia.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – na czym to polega?

Zaawansowana platforma do EOD pozwalałaby urzędnikom pracować na zabezpieczonych wersjach tekstowych lub obrazach dokumentów. Dzięki temu dostęp do procesowanych plików byłyby autoryzowany, wszelkie poprawki wprowadzałyby tylko osoby upoważnione, a autorstwo każdej z nich nie pozostawiałoby żadnych wątpliwości. Poza tym taki system pozwala dużo prościej zarządzać całym procesem: kontrolować terminy poszczególnych etapów prac nad dokumentem czy poruszać się po jego elementach dodatkowych jak załączniki, opinie o projekcie czy wyniki konsultacji. EOD to także wymierne oszczędności finansowe: pozwala na ograniczenie ilości zużywanego papieru i liczby przesyłek kurierskich.

Przekonali się o tym klienci firmy ArchiDoc, która oferuje rozwiązania z zakresu workflow (EOD). Platforma pozwala na lepsze zorganizowanie i skrócenie czasu obiegu dokumentów oraz zwiększa ich bezpieczeństwo. Możliwe jest dowolne zaprojektowanie ścieżki obiegu dokumentów, które mogą przechodzić nawet przez kilkanaście szczebli akceptacji. Dziś z takiego rozwiązania korzystają nie tylko firmy komercyjne, ale i rosnąca ilość urzędów. W 2009 roku ArchiDoc podpisał kontrakt na wdrożenie takiego systemu w ratuszu jednego z największych polskich miast.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów dostrzegł Sejm Rzeczypospolitej Polski, wprowadzając go u siebie w marcu 2012 r. i wyposażając posłów w tablety. Mimo tego duża część dokumentacji wciąż występuje w formie papierowej. Jak pokazują badania naukowców z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego (3) to powszechna tendencja w administracji – 86% urzędów korzystających EOD wciąż drukuje wszystkie dokumenty. Badacze dowiedli także, że wykorzystanie pełnej funkcjonalności systemu workflow pozwala pięciokrotnie zredukować liczbę procedur związanych z załatwieniem danej sprawy. Wymaga to jednak zmiany nastawienia urzędników do tego typu rozwiązań.

Skalę środków zaoszczędzonych dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów dobrze ilustruje przykład senatu Holandii. Dzięki cyfryzacji rocznie w kieszeni tamtejszych podatników zostaje o 142 tys. euro więcej. Jednorazowy koszt wprowadzenia systemu wyniósł 148 tys. euro, a jego roczne utrzymanie to ok. 35 tys. euro (4). Pozostaje mieć nadzieję, że w przypadku polskiego sektora administracji zmiany będą dążyły w tym samym kierunku.

Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc, Grupa Outsourcing Experts

(1)http://mac.gov.pl/dzialania/krmc-szybszy-obieg-rzadowych-projektow/
(2)http://www.rcl.gov.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=243:nowa-wersja-szablonu&catid=47:aktualnosci&Itemid=60
(3)http://biznes.interia.pl/wiadomosci/news/prawdziwy-obraz-biurokracji-rejestracja-auta-w-88-krokach,1793803,4199
(4)http://www.eerstekamer.nl/nieuws/20110913/senate_replaces_printed oraz http://www.reuters.com/article/2011/10/07/uk-dutch-senate-ipad-idUSLNE79602L20111007