26.01.2012

Grupa Outsourcing Experts umacnia swoją pozycję w branży ubezpieczeniowej. Obecny kontrakt na archiwizację dokumentacji realizowany przez spółkę ArchiDoc – lidera w dziedzinie innowacyjnego zarządzania dokumentami i outsourcingu procesów biznesowych – na rzecz Spółek z Grupy PZU plasuje Grupę OEX w czołówce polskich firm, oferujących usługi z zakresu back-office w modelu zewnętrznym. W ramach umowy ArchiDoc odpowiada za archiwizację oraz rejestrację archiwizowanych dokumentów PZU SA i PZU Życie.

Sektor ubezpieczeniowy – ze względu na zakres i skalę działalności firm funkcjonujących na tym rynku – jest jednym z najbardziej perspektywicznych obszarów aktywności Grupy Outsourcing Experts. Zgodnie z wynikami badań, przeprowadzonymi przez IPSOS na zlecenie ArchiDoc , z rozwiązań outsourcingowych w zakresie usług back-office korzysta aż 83% podmiotów z sektora bankowości i ubezpieczeń, przy czym 81% z nich deklaruje stałe delegowanie tego typu działań do zewnętrznych operatorów, a 37% badanych firm z tej branży planuje w najbliższym czasie rozszerzyć zakres współpracy realizowanej w modelu outsourcingowym.

Współpraca pomiędzy ArchiDoc a PZU trwa od maja 2010 roku. Kluczowym zadaniem spółki z Grupy Outsourcing Experts w pierwszym etapie współpracy było kompleksowe uporządkowanie, zarejestrowanie i archiwizacja zarówno aktywnej, jak i nieaktywnej dokumentacji PZU. Kontrakt – realizowany przez ArchiDoc na rzecz PZU SA oraz PZU Życie – obejmuje:

• przejęcie lokalnych archiwów dokumentacji klienckiej PZU z jednostek terenowych ubezpieczyciela
• przechowywanie dokumentacji
• rejestrację danych w systemie informatycznym na różnych poziomach jednostek aktowych (segregator, teczka, dokument)
• zapewnienie pracownikom PZU bieżącego dostępu do zarchiwizowanej dokumentacji
• udostępnianie oryginałów oraz skanów dokumentów na życzenie klienta
• przechowywanie elektronicznych wersji akt, które zostały udostępnione

Zlecenie spółce ArchiDoc procesu archiwizacji dokumentów pozwoliło PZU nie tylko na efektywność kosztową, ale też czasową, związaną z archiwizacją oraz magazynowaniem akt. Dzięki tej współpracy PZU zyskał także dostęp do nowoczesnej technologii outsourcera.

Projekt na rzecz PZU początkowo realizowany był w trzech lokalizacjach. Obecnie główne Archiwum PZU mieści się w centrum operacyjnym ArchiDoc przy ul. Niedźwiedzinie w Chorzowie.

Proces związany z archiwizacją dokumentacji PZU SA i PZU Życie wykonywany jest w oparciu o autorski system kancelaryjny INDO , wykorzystywany w Polsce jedynie przez spółkę ArchiDoc z Grupy Outsourcing Experts.
„Projekt związany z przejęciem i archiwizacją dokumentacji największego w Polsce ubezpieczyciela był dla nas ogromnym przedsięwzięciem, m.in. ze względu na skalę działalność PZU. Istotny element naszej współpracy stanowiło utworzenie klucza rejestracyjnego dla każdego obszaru dokumentacji. Dzięki ujednoliceniu i zoptymalizowaniu procesu przejęcia akt, pracownicy PZU zyskali natychmiastowy dostęp do wszystkich zarchiwizowanych danych. Łącznie, dla PZU delegowaliśmy aż 230 pracowników” – mówi Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc SA.

ArchiDoc – spółka wchodząca w struktury Grupy OEX – oferuje gotowe rozwiązania, dopasowane do profilu działalności firm ubezpieczeniowych, które gwarantują maksymalną automatyzację w zakresie wyszukiwania i archiwizowania danych. Firma zapewnia kompleksową obsługę procesów back-office opartą o nowoczesne technologie informatyczne: aplikacje kancelaryjne (INDO-SNOK), elektroniczne repozytorium dokumentów (DMS), elektroniczny obieg dokumentów/zarządzanie procesami (BPM), system wsparcia (Helpdesk) oraz system nadzoru obsługi korespondencji.

Elektroniczna archiwizacja akt nie tylko podwyższa standardy zarządzania dokumentacją ubezpieczyciela, ale także znacząco podnosi jakość obsługi klienta oraz bezpieczeństwo i poufność danych. Taki schemat biznesowy pozwala również zoptymalizować koszty związane z utrzymaniem pracowników, infrastruktury i powierzchni biurowej. Z zalet usług oferowanych przez spółkę ArchiDoc z Grupy Outsourcing Experts korzystają już – poza PZU SA i PZU Życie SA – tacy klienci z branży ubezpieczeniowej, jak Warta, Compensa czy Uniqa.