06.07.2012

Redukcja kosztów, oszczędność czasu czy dostęp do nowoczesnych technologii -to tylko niektóre z korzyści, które przekonują przedsiębiorstwa do rozpoczęcia współpracy z outsourcerem.

Czy wiedzą Państwo, co jest największym odkryciem biznesu ostatnich 75 lat? Outsourcing! To właśnie on, zdaniem „Harvard Business Review", zmienił współczesne oblicze biznesu. Dostrzegają to coraz bardziej także zarządy polskich przedsiębiorstw. Badania Ipsos, przeprowadzone na zlecenie firmy ArchiDoc z Grupy OEX, pokazują, że w 2008 r. z usług firm zewnętrznych korzystało 49 proc. przedsiębiorstw, a w 2010 r. już 58 proc.* Kolejna edycja badań, zaplanowana na ten rok, prawdopodobnie przyniesie jeszcze wyższy odsetek.

Oszczędności?! Tylko z outsourcerem
Jakie procesy są outsourcowane? Polskie firmy do tej pory wydzielały „zaniedbane" i niedofinansowane obszary pomocnicze. Z reguły były to proste czynności związane z czasochłonnym skanowaniem czy kłopotliwym przechowywaniem dokumentów papie-rowych. Ostatnie dwa lata przyniosły w tym względzie znaczne zmiany. Firmy nie są zainteresowane już tylko uporządkowaniem prostych czynności, coraz częściej oczekują, że wydzielenie na zewnątrz określonych aktywności pozwoli usprawnić np. proces pozyskania klienta czy likwidacji szkód. Świat się zmienia coraz szybciej, a wraz z nim otoczenie rynkowe przedsiębiorstw. Firmy muszą działać coraz sprawniej, dlatego wiele z nich decyduje się na obsługę zewnętrzną w obszarach, które kiedyś uznawane były za zupełnie strategiczne. Ostatnio wielką karierę robi outsourcing wsparcia sprzedaży.

Cursor, spółka należąca do Grupy Outsourcing Experts, specjalizuje się w budowaniu własnych sieci przedstawicieli handlowych, którzy w ramach obsługi outsourcingowej obsługują kilka niekonkurencyjnych ze sobą klientów. Taki model działania pozwala na duże oszczędności. Przy założeniu, że 27 handlowców spółki Cursor będzie odwiedzać raz w tygodniu 300 punktów handlu nowoczesnego w całym kraju, koszt wyniesie orientacyjnie 51 tyś. zł. Ta sama praca wykonana przez dwunastu handlowców pracujących wyłącznie w strukturach wewnętrznych organizacji, kosztuje ją prawie 99 tyś. zł. Drugim powodem, dla którego firmy coraz częściej sięgają po outsourcing jest szybki dostęp do wiedzy, infrastruktury i wypracowanych praktyk. Szacujemy, że duża korporacja, która chciałaby zaimplementować u siebie rozwiązania z zakresu digitalizacji korespondencji przychodzącej oraz usprawnić i monitorować systemowo jej obieg, potrzebowałaby na to od roku do dwóch lat. W przypadku realizacji tego projektu w modelu outsourcingowym, jesteśmy w stanie uruchomić produkcyjnie cały proces w zaledwie 4-6 miesięcy. Odwołując się ponownie do przykładu współdzielonej sieci przedstawicieli handlowych firmy mogą z dnia na dzień docierać do wszystkich punktów dystrybucji w kraju (i to efektywnie!). Takich sytuacji mogę przytoczyć wiele – uruchomienie dużego telefonicznego biura obsługi klientów, realizującego wysokie cele jakościowe jest możliwe w ciągu tygodnia.

Korzyści, korzyści i jeszcze raz korzyści

To jednak nie wszystko! Współpraca w modelu outsourcingowym z podmiotem zewnętrznym pozwala przedsiębiorstwu zwiększyć efektywność działania i tym samym bezpośrednio przekłada się na uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Ponadto, outsourcer w ramach realizowanego projektu zapewnia także stały nadzór i wsparcie dla korporacji w postaci zaplecza techniczno-logistycznego oraz wyspecjalizowanego i dedykowanego zespołu pracowników. Dla przedsiębiorstwa oznacza to przede wszystkim usprawnienie funkcji administracji kadrowo-płacowej, czy brak konieczności tworzenia dodatkowych miejsc pracy – wyeliminowana zostaje konieczność zatrudnienia nowych osób wraz z ich szkoleniem i opracowywania know-how w dziedzinie nie będącej jego kluczową kompetencją.

Outsourcing ma także niebagatelne znaczenie w procesie fuzji przedsiębiorstw. Może on wydatnie wpłynąć na przyspieszenie centralizacji wykonywania różnych procesów. Praktyka pokazuje, że zazwyczaj łączące się firmy mają odmienne od siebie kultury korporacyjne i wypracowały różne rozwiązania dla tych samych obszarów. Co gorsza, nierzadko walczą, chcąc za wszelką cenę narzucić je partnerowi. Skorzystanie z outsourcingu może być w takim wypadku wyjściem idealnym. Dostawcy zewnętrzni czerpać bowiem będą z najlepszych doświadczeń obu podmiotów i w ten sposób stworzą rozwiązanie najlepiej dopasowane do nowopowstałej organizacji.

* Badanie zastało zrealizowane metodą CATI w październiku 2010 r. na próbie 200 osób z firm zatrudniających ponad 250 pracowników lub generujących ponad 200 mln przychodów rocznie. Badanie wykonała agencja badawcza IPSOS.

Autor jest prezesem zarządu Grupy Outsourcing Experts