Communal Manager, Elektroniczne Archiwum
podziel się:

Komunalka należy do tych sektorów, w których jakość obsługi klientów wymaga szczególnej rzetelności związanej z dokumentacją, zarządzaniem dokumentami i archiwizacją. Posiadane przez dostawców usług informacje dotyczą bowiem nierzadko tysięcy odbiorców, a ich dane nie mogą wpaść w niepowołane ręce.

Nawet w dzisiejszych, mocno zinformatyzowanych czasach funkcjonowanie firmy powoduje wytwarzanie ogromnych ilości dokumentów.Tyle, że w przeciwieństwie do sytuacji sprzed kilkudziesięciu lat, są to nie tylko dokumenty w postaci papierowej, ale również cyfrowej. Obowiązujące przepisy w zakresie ochrony danych osobowych oraz coraz bardziej surowe wymogi dotyczące zabezpieczenia przechowywanych dokumentów i bezpiecznego ich niszczenia dotyczą jednych i drugich: dokumentów papierowych, magnetycznych i optycznych nośników danych (dyskietki, płyty CD, twarde dyski), kart bankomatowych i płatniczych. Znakiem czasu jest to, że coraz częściej archiwizacją, zabezpieczeniem oraz niszczeniem zbędnych dokumentów nie zajmują się już komórki funkcjonujące w danym przedsiębiorstwie, ale wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Na rynku jest coraz więcej podmiotów zarządzających informacją biznesową, m.in. dokumentami papierowymi, ich elektronicznymi odpowiednikami, faksami, e-mailami. Kwestie prawne związane z dokumentacje wynikają z ustaw: o ochronie danych osobowych, a także o ochronie informacji niejawnych, ale też z zapisów Ustawy o odpadach.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

Beata Wentura-Dudek (Gama Centrum Utylizacji) podkreśla, że bezpieczeństwo jest sprawą pierwszorzędnej wagi. Szczególnie dotyczy to niszczenia dokumentów. Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów zazwyczaj odpowiadają za te kwestie od A do Z, przeważnie nie wymagają nawet specjalnego przygotowania dokumentów, odbierają je bez potrzeby zdejmowania segregatorów, teczek, koszulek, spinaczy biurowych, zszywek itd. Do przewozu zaplombowanej dokumentacji wykorzystywane są odpowiednio zabezpieczone środki transportu. Proces niszczenia odbywa się na terenie zamkniętym w specjalnie przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu (monitoring i ochrona). - Proces niszczenia dokumentów odbywa się na profesjonalnym sprzęcie, zgodnie z obowiązującymi normami (DIN 32757) oraz Ustawą o ochronie danych osobowych i Ustawą o ochronie informacji niejawnych. Nad przebiegiem niszczenia dokumentów czuwa wykwalifikowany personel. Uzyskana w procesie niszczenia ścinka jest przez nas belowana i przekazywana według norm Ustawy o odpadach do zakładów papierniczych, gdzie poddawana jest wtórnemu przerobowi na nowy papier, zgodnie z Ustawą o ochronie środowiska - mówi Beata Wentura-Dudek. Dokumenty niszczone są w niszczarkach przemysłowych HSM SP 5088.

To wydajne urządzenia, współpracujące z prasą belującą KP 88.1. Pobór materiału do zniszczenia z obszernego blatu podawczego następuje za pośrednictwem elektrycznie napędzanego podajnika taśmowego. Klawiatura sterująca posiada funkcję pracy ciągłej i cofania, a także funkcję automatycznego cofania w przypadku wykrycia zacięcia papieru. Fotokomórka pozwala automatycznie sterować procesem zgniatania (jednoczesny proces niszczenia i prasowania). Ważące 1,5 t urządzenie jest mobilne. Pozwalają na to wbudowane kółka.

Postawić na system

W firmie ArchiDoc przekonują, że w usprawnieniu procesu zarządzania dokumentami pomagają zintegrowane systemy. Pozwalają na znacznie szybszy i wygodniejszy dostęp do informacji mających wpływ na kształtowanie wizerunku firmy oraz jej relacji z otoczeniem. Im łatwiejsze i prostsze dotarcie do informacji o danym kliencie czy kontrahencie, tym sprawniejsza jest jego obsługa.

Kompleksowa oferta obejmuje usługi świadczone w modelu outsourcingowym. Poszczególne rozwiązania są niejako„szyte na miarę", uwzględniają specyfikę branży, w której działają klienci i są elastycznie dopasowywane do ich oczekiwań oraz uwarunkowań konkretnego projektu. Klienci pracują w oparciu o dokumenty w wersji elektronicznej lub gotowe dane z tych dokumentów, wprowadzone do systemu informatycznego przez pracowników. Automatyzacja obiegu poszczególnych spraw i bieżące wyjaśnianie problemów wymagających kontaktu z klientem końcowym usprawniają cały proces obsługi dokumentów. Niezbędnym narzędziem świadczenia usługi ArchiDoc jest uniwersalny system obsługi kancelaryjnej, usprawniający i automatyzujący obsługę wszystkich procesów z zakresu zarządzania dokumentami.

Diabeł tkwi w szczegółach

Na początek skanowanie. Usługa obejmuje przekształcanie na postać elektroniczną dokumentów, których obrazy są udostępniane klientowi w najwygodniejszej dla niego formie: za pomocą strony internetowej lub na odpowiednich nośnikach (CD/ DVD). W procesie wykorzystywane są skanery, umożliwiające digitalizowanie do 350 tyś. kartek na dobę. Przekształcenie dokumentów z formy papierowej na elektroniczną zapewnia klientowi szybszy dostęp do informacji, także poza siedzibą firmy. Rozszerzeniem usługi skanowania jest zastosowanie technologii OCR (automatyczny odczyt pisma maszynowego T. elektronicznych obrazów dokumentów standardowych, np. faktur lub reklamacji i przetwarzanie go na format tekstowy), ICR (automatyczny odczyt i przetwarzanie na format tekstowy pisma odręcznego), jak również OMR (rozpoznawanie w obrazie zeskanowanego dokumentu „znaczników", m.in. pół wyboru (tzw. check box), kody kreskowe itp. Walorem zastosowania tej technologii jest m.in. to, że praktycznie eliminuje ona ryzyko błędów związanych z ręczną obróbką danych. Zastosowanie takiego rozwiązania jest szczególnie przydatne przy przetwarzaniu wszelkiego typu dokumentów finansowo-księgowych.

Ułatwić dostęp

Bardzo istotne staje się udostępnianie dokumentów z elektronicznego archiwum przez internet. Usługa dedykowana dla klientów, którzy nieposiadają własnego repozytorium. W jej ramach ArchiDoc wydziela miejsce na swoim serwerze, na którym zapisuje wszystkie zdigitalizowane dokumenty. Zdefiniowani użytkownicy końcowi mogą korzystać z tych zasobów zdalnie, z wykorzystaniem przeglądarki internetowej. Zastosowanie elektronicznego repozytorium dokumentów ma wiele plusów. Poza gwarancją bezpieczeństwa dla wszystkich przechowywanych w nim danych, chodzi też o to, że nie można dokonywać jakiejkolwiek zmiany w dokumencie bez pozostawienia śladu. Poszczególne operacje są bowiem rejestrowane, a zdefiniowane prawa dostępu użytkowników do poszczególnych informacji chronią przed niewłaściwym wykorzystaniem. Dokumenty mogą być również chronione przed modyfikacją oraz zostać udostępnione w trybie„tylko do odczytu". Rozbudowane funkcje wyszukiwania za pomocą kombinacji indeksów, np. po numerze klienta lub nazwie firmy, ułatwiają korzystanie z tych narzędzi, a jednocześnie skracają czas dotarcia do poszczególnych danych. Efektywność kosztową takiego rozwiązania specjaliści z ArchiDoc widzą głównie w usprawnieniu przepływu danych w firmie i redukcji przepływu dokumentów papierowych. Znaczenie ma też możliwość jednoczesnego dostępu do elektro-nicznej wersji dokumentu kilku osób z poszczególnych oddziałów firmy, co eliminuje konieczność każdorazowego skanowania, kopiowania, drukowania i zapisywania dokumentu w różnych lokalizacjach.