21.11.2013

W firmach, zwłaszcza takich, które przetwarzają bardzo duże ilości dokumentów, podstawą dobrej organizacji przepływu informacji jest szczegółowe zdefiniowanie procesów biznesowych oraz wdrożenie rozwiązań umożliwiających automatyzacją obiegu poszczególnych spraw. Brak takiego podejścia skutkuje trudnością w zarządzaniu dokumentacją. W takich firmach zwykle brakuje jednolitego sposobu opisywania i przechowywania dokumentów, co znacząco wydłuża czas wyszukania niezbędnych informacji. – Niektóre ze spraw krążą po całej firmie i nie wiadomo, kto ma się nimi zająć, inne z kolei są pomijane lub załatwiane już po terminie. Skutkuje to wymiernymi stratami finansowymi, np. odsetkami za niezapłacone na czas faktury- mówi Marcin Ogrodnik, Dyrektor ds. sprzedaży w firmie ArchiDoc należącej do Grupy OEX.

Problemy związane z nieefektywnym zarządzaniem i obiegiem dokumentów mogą mieć różne oblicza. Podstawową bolączką polskich przedsiębiorstw jest to, że w firmach często dokumenty pochodzą z wielu źródeł i przechowywane są w wielu miejscach. Są nimi chociażby źródła elektroniczne, takie jak skrzynki pocztowe pracowników, ich komputery, dyski sieciowe, intranet, systemy do zarządzania. Na drugim biegunie pozostają tradycyjne formy przechowywania dokumentów. – W ten sposób pracownik ma dostęp do bardzo dużej ilości informacji, jednak często nie jest ona uporządkowana, a szybkie odszukanie pożądanej treści lub dokumentu zajmuje bardzo dużo czasu. Co gorsza, często kończy się niepowodzeniem – mówi Marcin Kafander, kierownik projektów w firmie Ideo. Odrębna kwestia to grupy odbiorców i użytkownicy informacji w firmie. W inny sposób będą korzystali z nich pracownicy wykonujący bieżące zadania operacyjne, a inaczej osoby na stanowiskach kierowniczych. – Dla nich bardzo ważny jest szybki dostęp do raportów, do zbiorczych zestawień itp. dokumentów. Niejednokrotnie z powodu ograniczonego dostępu do już istniejących dokumentów niepotrzebnie tworzy się „od zera" ich kolejne i kolejne egzemplarze – dodaje Marcin Kafander. Wielokrotnie w sytuacjach, gdy mamy do czynienia z takimi dokumentami jak oferty, umowy, specyfikacje, dokumentacja projektowa, instrukcje, oświadczenia, które opisują ustalenia, uzasadnienia czy dokumentację prowadzonej działalności, zdarza się konieczność wielokrotnej modyfikacji i polepszania zawartości dokumentów przez różne osoby z różnych działów oraz na różnych poziomach menadżerskich. W tym celu powstają specjalne marszruty weryfikacji dokumentów, w których jedni pracownicy weryfikują i dodają nową treść do dokumentów stworzonych przez innych. – Z jednej strony taka działalność polepsza jakość treści dokumentu, ale z drugiej mnoży ilość wersji danego dokumentu i zwiększa ryzyko, że pracownik może później działać na podstawie wersji dokumentu, która nie jest już aktualna. W tradycyjnych firmach proces poprawy i nanoszenia uwag często odbywa się na papierowych wersjach dokumentów, co może prowadzić do pomyłek przy końcowej redakcji i braku uwzględniania ważnych uwag naniesionych przez weryfikujących – zwraca uwagę Przemysław Obrzut, Specjalista ds. produktów informatycznych w firmie Profesai. Jak twierdzi nasz rozmówca, dzięki systemowi informatycznemu dokumenty są zawsze dostępne dla osób, które potrzebują na ich podstawie przeprowadzić jakąkolwiek czynność. Nic ma żadnych wątpliwości, która wersja dokumentu jest wstępna lub robocza, a która aktualna i zatwierdzona. Weryfikacja dokumentów i ewentualne poprawki są wdrażane elektronicznie, bez potrzeby drukowania jego papierowej wersji.

(…)

Zlecanie na zewnątrz

– Outsourcing zarządzania dokumentami polega na oddelegowaniu procesów związanych z przetwarzaniem lub/i przechowywaniem dokumentacji do firmy zewnętrznej, specjalizującej się w obsłudze tego obszaru. Dzięki know-how, doświadczeniu i profesjonalnej infrastrukturze (także IT) outsourcer jest w stanie zaproponować rozwiązania, które pomogą efektywniej zorganizować takie czynności, a najczęściej także zredukować ich koszt. Oferta usług z zakresu zarządzania dokumentami jest bardzo szeroka. Firmie zewnętrznej można powierzyć zarówno realizację prostych i jednorazowych projektów, jak np. uporządkowanie i zeskanowanie dokumentacji. Można zdecydować się także na stałą współpracę obejmującą np. przyjmowanie dokumentów, rejestrację w systemie informatycznym znajdujących się na nich danych, digitalizację i udostępnianie z poziomu elektronicznego repozytorium. Coraz popularniejszy jest także outsourcing kancelarii, polegający na kompleksowej obsłudze korespondencji przychodzącej i/lub wychodzącej. Taka usługa często jest realizowana w siedzibie klienta.

Aby optymalnie wykorzystać potencjał outsourcingu, jego wdrożenie warto poprzedzić analizą biznesową. Pozwoli to na dobór rozwiązania dopasowanego do potrzeb organizacji. Często klienci przygodę z outsourcingiem zaczynają od wydzielenia na zewnątrz pojedynczych i prostych procesów, a w miarę oswajania się z takim modelem biznesowym i dostrzegania płynących z niego korzyści podejmują decyzję o rozszerzeniu współpracy. – Marcin Ogrodnik, Dyrektor ds. Sprzedaży ArchiDoc, Grupa OEX

Aspekty branżowe

W firmach z branży Transport-Spedycja-Logistyka najczęściej mamy do czynienia z dokumentami typu: listy przewozowe, zamówienia, dokumentacja magazynowa czy faktury i umowy. Częstym problemem jest brak systemowego połączenia pomiędzy nimi, np. danymi z zamówienia i fakturą. – Firmom brakuje także narzędzi umożliwiających zarządzanie informacjami z listów przewozowych – twierdzi Marcin Ogrodnik z ArchiDoc. Jego zdaniem remedium na te bolączki są m.in. systemy klasy workflow, które pozwalają zautomatyzować i skutecznie monitorować przepływ dokumentacji. – Takie rozwiązanie, po skonfigurowaniu w oparciu o mapę funkcjonujących w organizacji procesów biznesowych, pozwala łączyć dokumenty, wyświetlać alerty i wymuszać reakcję użytkownika systemu – mówi nasz rozmówca. Pomocny okaże się także system magazynowy, który zapewni ujednolicenie sposobu opisu i wyszukiwania dokumentacji. Dzięki jednoznacznej ścieżce dotarcia znacznie skraca się czas dostępu do informacji. Tego rodzaju systemy pozwalają także powiązać oryginały dokumentów z ich elektronicznymi obrazami.

Problemy firm z branży TSL w obszarze zarządzania dokumentami mogą występować na wielu etapach procesu. Część z nich jest typowa dla większości firm (np. długi okres procesowania, zagubienia, problemy z wyszukiwaniem, nieautoryzowany dostęp), a część charakterystyczna dla branży – np. kwestie związane z kontrolą tego, co dzieje się z towarem i stosowną dokumentacją czy ewidencją czasu pracy. W tym kontekście elektroniczny system obiegu dokumentów ma na celu uszczelnienie procedur i zapewnienie przejrzystości procesu oraz kontroli nad jego poszczególnymi etapami.

(…)

Michał Klecha