16.01.2013

Niedawno pisaliśmy o archiwach w samorządach. Temat okazał się interesujący dla naszych czytelników. W związku z tym dziś wracamy do niego w aspekcie administracji rządowej. Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia zatrudnienia, jest kłopotliwy dla przedsiębiorców. Muszą bowiem przechowywać w formie papierowej tysiące dokumentów, które są podstawą ustalenia emerytury. Czy tak samo jest w urzędach? Tak. Obowiązujące w Polsce przepisy bardzo precyzyjnie określają wymagania, jakie musi spełnić archiwum zakładowe w urzędzie. Pomieszczenie takiego archiwum musi być suche, nie mogą znajdować się w nim rury kanalizacyjne, wodociągowe i gazowe. Poza tym ma być ono zabezpieczone przed włamaniem, a drzwi muszą być plombowane po skończonym dniu pracy. Miejsce przechowywania dokumentów obowiązkowo musi mieć system wykrywania ognia i dymu oraz gaśnice, a zgromadzone tam dokumenty należy chronić przed działaniem promieni słonecznych (np. przez zasłony, żaluzje lub odpowiednie folie w oknach). Ustawodawca określił także natężenie światła – maksymalnie może wynieść 200 luksów, ale widoczność w takim pomieszczeniu musi być na tyle dobra, aby pracownicy nie musieli korzystać z latarek i przenośnych lampek. Dodatkowo urząd, remontując takie pomieszczenia, ma zakaz stosowania farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen. Urząd ma także obowiązek zapewnić odpowiedni poziom temperatury i wilgotności powietrza oraz zminimalizować ich dobowe wahania.

Czy to oznacza, że już same dokumenty mogą być ułożone w sposób dowolny?
Nic podobnego. Takie dokumenty muszą być przechowywane na regałach, które obowiązkowo muszą być ponumerowane i ustawione w odległości minimum 5 cm od ścian, a przejścia pomiędzy regałami nie mogą być mniejsze niż 80 cm. Choć archiwa zakładowe urzędów są magazynami niskiego składu (nie trzeba wózków widłowych, by zdjąć materiały z najwyższych półek), mają być wyposażone w schodki i drabinki. Należy też zapewnić dostęp do dokumentów bez potrzeby przestawiania części akt. W praktyce oznacza to, że nie można ich ustawiać w dwóch rzędach.

Czy archiwum w urzędzie może być jednoosobowe?
Archiwum zakładowe może być osobną komórką w urzędzie lub samodzielnym stanowiskiem pracy. Przepisy określają też fizyczne miejsce pracy archiwisty, które nie może znajdować się w magazynie, w którym przechowywane są dokumenty. W wyjątkowych przypadkach może się na to zgodzić dyrektor archiwum państwowego – pod warunkiem że w pomieszczeniu jest okno.

Urzędy gromadzą liczne dokumenty dotyczące nie tylko pracowników.
To prawda. I dlatego obowiązujące w jednostkach organizacyjnych normatywy kancelaryjno-archiwalne (instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego) bardzo szczegółowo określają sposób ułożenia teczek w magazynie, ich opis oraz metodę uporządkowania zawartych w nich dokumentów. Ponadto zobowiązują archiwistę do prowadzenia ewidencji dokumentów w archiwum, w tym ich wypożyczeń, brakowania oraz sporządzania corocznych raportów. Sprawa jest dużo prostsza, jeśli urząd korzysta z dokumentów elektronicznych. Wówczas funkcję archiwum spełnia centralne repozytorium, bardzo często zawierające jednocześnie moduł elektronicznego obiegu dokumentów.

Czy wszystkie urzędy są tak samo traktowane?
Nie. Szczegółowe obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji przez urzędy mogą różnić się w zależności od organu, któremu podlegają.

Urzędy też mają pracowników, a więc i dokumentację pracowniczą. Co z nią?
Faktycznie urzędy także są miejscami pracy, więc podobnie jak przedsiębiorstwa prywatne muszą przechowywać akta osobowo-płacowe swoich obecnych i byłych pracowników. Ich opis i sposób oznaczania regulują szczegółowo normatywy kancelaryjno-archiwalne. Jednak oprócz tego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, urzędy zobligowane są także do przechowywania innych wytwarzanych przez siebie dokumentów (np. postanowień i decyzji) – w zależności od ich charakteru przez kilka lub kilkadziesiąt lat. Dokumentacja, która ma wartość historyczną lub kulturową (akta kategorii A), jest po 25 latach przekazywana do archiwum państwowego.

Skoro urząd jako pracodawca musi wypełniać takie same obowiązki jak pozostali pracodawcy, to gdzie jest różnica?
Dokumentacja wytwarzana w firmach prywatnych nie podlega nadzorowi archiwalnemu, jedynie w wyjątkowych przypadkach niektóre akta mogą zostać uznane za cenne materiały i przejęte przez właściwe terytorialnie archiwum państwowe.

Państwa firma zajmowała się m.in. archiwizacją dokumentów w Kancelarii Prezydenta. W jaki sposób tam dzielone są dokumenty i w czym się różni ich przechowywanie?
Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. nr 123, póz. 698) Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej posiada archiwum wydzielone. Oznacza to, że nie przekazuje wytworzonych przez siebie dokumentów do archiwum państwowego, a sposób porządkowania określa w normatywie szef kancelarii. Jednak i tutaj kluczowy jest podział akt na kategorie: A (przechowywanych wieczyście) i B (niszczonych po upływie określonego w ustawie czasu). Kategorią A objęte są materiały ważne z punktu widzenia dziedzictwa kulturowego i historycznego, które znajdują się w archiwum kancelarii. Nasza firma w ciągu czterech lat przetworzyła na nośniki elektroniczne ponad 7,5 mln dokumentów oraz 170 tyś. klatek mikrofilmów znajdujących się w prezydenckim archiwum. Zbiory po zeskanowaniu zostały wprowadzone do systemu informatycznego KPRP oraz obiegu elektronicznego, co nie tylko ułatwiło przeszukiwanie dokumentacji i skróciło czas dotarcia do informacji. Dodatkowo ograniczyło narażenie oryginałów na uszkodzenia, które są nieuniknione podczas wypożyczeń.

Wiele firm woli zatrudnić np. jedną osobę zajmującą się tylko segregowaniem dokumentów, niż zlecać ich archiwizacje firmie zewnętrznej. Czy faktycznie archiwizowanie dokumentów wymaga specjalnego wykształcenia?
Przepisy regulują wyłącznie kwestię wykształcenia osób mających dostęp do dokumentacji w firmach zajmujących się przechowywaniem dokumentacji osobowo-płacowej (tzw. przechowawców). Muszą one ukończyć studia wyższe z odpowiednią specjalizacją, być technikami archiwistyki lub odbyć specjalny kurs oraz praktykę. Jednak w archiwizowaniu dokumentów największą rolę odgrywa doświadczenie. Kluczową kwestią jest przede wszystkim właściwe opisanie i zakwalifikowanie dokumentacji, zabez-pieczenie danych i to w sposób wielopoziomowy – poczynając od ochrony fizycznej i informatycznej, przez specjalne procedury postępowania z dokumentacją, na certyfikatach bezpieczeństwa kończąc.

Czy możliwe jest obniżenie kosztów przechowywania dokumentacji?
Najlepszym sposobem jest zorganizowanie archiwizacji w sposób jak najbardziej efektywny, biorąc pod uwagę posiadane przez dany podmiot zasoby i możliwości W większości przypadków optymalnym rozwiązaniem okazuje się outsourcing, który pozwala zredukować wydatki z tego zakresu nawet o kilkadziesiąt procent. Obowiązujące przepisy określają jednak 9 instytucji centralnych, które muszą przechowywać zasoby archiwalne we własnym zakresie. Zgodnie z art. 29 ust. i ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. z 2011 r. nri23, póz. 698 z późn. zm.) są to: Sejm, Senat, Kancelaria Rady Ministrów, Kancelaria Prezydenta, Biuro Bezpieczeństwa Narodowego, Agencja Wywiadu i Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralne Biuro Antykorupcyjne, Instytut Pamięci Narodowej oraz instytucje rządowe i samorządowe odpowiedzialne za obronę narodową, sprawy wewnętrzne i zagraniczne, wywiad skarbowy oraz zajmujące się zwalczaniem prania brudnych pieniędzy. Te instytucje mogą rozważyć zakup regałów przesuwnych. Choć ich koszt jest dość wysoki, sprawiają, że nie trzeba wynajmować lub budować dodatkowej powierzchni magazynowej.

Archiwiści twierdzą często, że modna elektroniczna archiwizacja dokumentów jest mniej bezpieczna niż przechowywanie papieru. Czy mają rację?
W tej chwili poziom zabezpieczeń dokumentów elektronicznych jest taki sam jak dokumentacji papierowej. Możliwość zdalnego dostępu sprawia jednak, że ich ochrona to większe wyzwanie. Obecnie systemy zabezpieczeń są na tyle zaawansowane, że utrata danych lub prawdopodobieństwo włamania do systemu są zminimalizowane. Dotyczy to zarówno dostępu do pomieszczeń z serwerami, na których są przechowywane dokumenty elektroniczne, jak i pobierania plików z repozytorium danych.

System e-archiwum jest objęty wielopoziomowymi zabezpieczeniami, które wraz z rozwojem nowoczesnych technologii są stale udoskonalane. Przede wszystkim użytkownicy mają dostęp do dokumentów za pomocą fizycznych łączy dedykowanych lub VPN. Oba to połączenia typu punkt-punkt, co oznacza, że przeglądać zasoby można wyłącznie z konkretnego urządzenia. Nad dostępem do elektronicznego archiwum cały czas czuwają urządzenia, które monitorują próby włamania. Poza tym połączenia te są szyfrowane, a dostęp do zasobów jest regulowany zaawansowanym systemem poziomu uprawnień użytkowników. Dzięki temu szeregowy pracownik nie będzie mógł zapoznać się z materiałami strategicznymi z punktu widzenia firmy czy urzędu lub opatrzonych klauzulą niejawności.

Jak więc będzie wyglądać archiwum urzędu w przyszłości?
Na pewno zmiany będą szły w kierunku dalszej cyfryzacji zasobów. Już teraz duża część urzędowych archiwów staje się e-repozytoriami, m.in. dzięki dotacjom z UE na zakup systemów do elektronicznego obiegu dokumentacji. Dzięki temu w niektórych urzędach obywatele mogą rozpocząć ścieżkę procesowania sprawy bez wychodzenia z domu. Być może docelowo możliwy będzie również odbiór odpowiedniego dokumentu w sposób zdalny.

Rozmawiała Bożena Wiktorowska