Kancelaria Prezydenta: digitalizacja dokumentów
podziel się:

Klient

KPRP koordynuje codzienną pracę poszczególnych biur i kancelarii obsługujących Prezydenta RP.

Potrzeby klienta

Usprawnienie zarządzania archiwaliami Kancelarii oraz szybsze odnajdywanie poszczególnych dokumentów - zarówno w wersji elektronicznej, jak też papierowych oryginałów. Optymalizacja obiegu informacji w Kancelarii.

Rozwiązanie

W latach 2005-2009, we współpracy ze spółką empolis Polska, zarchiwizowano ponad 7,5 mln dokumentów. W ramach umowy ArchiDoc przeprowadził digitalizację dokumentacji Kancelarii Prezydenta RP, w tym także nietypowych lub zniszczonych materiałów np.: kalek, ksiąg, delikatnych papierów termicznych czy odręcznych zapisków. Przetworzono także 170 tys. klatek mikrofilmów. Zbiory po zeskanowaniu zostały wprowadzone do systemu informatycznego KPRP oraz obiegu elektronicznego, co tym samym ułatwiło przeszukiwanie archiwów i skróciło czas dotarcia do informacji.

Sposoby zabezpieczenia danych osobowych stosowane przez ArchiDoc zostały zaakceptowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wszyscy pracownicy obsługujący projekt dla KPRP posiadali certyfikaty dostępu do informacji niejawnych, wydane przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Korzyści

Wieloletnia współpraca z ArchiDoc przyczyniła się do usprawnienia funkcjonowania Archiwum Kancelarii Prezydenta. Dzięki digitalizacji KPRP uzyskała szybki dostęp do elektronicznych wersji dokumentów, które wcześniej były składowane w tradycyjny sposób. Usługa realizowana była zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa, co zagwarantowało właściwą ochronę poufnych danych.