Centralne Archiwum dla spółki zajmującej się Asset Management dużego ubezpieczyciela
podziel się:

Klient

Głównym zadaniem klienta ArchiDoc jest zarządzanie portfelami aktywów oraz funduszy spółek dużej grupy ubezpieczeniowej. W 2005 roku firma przejęła czynności wykonywane dotychczas przez komórki organizacyjne, zajmujące się zarządzaniem aktywami w strukturach poszczególnych organizacji wchodzących w skład grupy. W wyniku tego procesu powstała jedna z największych firm typu asset management w Polsce. Obecnie nasz klient zarządza środkami o wartości przekraczającej 22 mld zł: dłużnymi papierami wartościowymi, akcjami notowanymi na rynkach regulowanych, instrumentami pochodnymi i instrumentami dłużnymi z ryzykiem kredytowym, portfelami aktywów niepublicznych (nieruchomości).

Potrzeby klienta

Rynek zarządzania aktywami rozwija się w Polsce bardzo dynamicznie. Duża liczba obsługiwanych przez klienta operacji i rosnąca ilość przetwarzanej dokumentacji spowodowała konieczność usprawnienia wyszukiwania oraz dostępu do żądanych informacji. Dotarcie do papierowych wersji dokumentów zabierało zbyt wiele czasu, co przy tak znaczącej skali działania obniżało efektywność realizowanych procesów.

Rozwiązanie

Współpracę z ArchiDoc rozpoczął audyt potrzeb biznesowych klienta. Następnie, na bazie przepisów prawnych, wyników audytu oraz ankiet archiwistycznych wypełnionych przez poszczególne komórki organizacyjne zostały opracowane dla normy kancelaryjno – archiwalne (projekt instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowy wykaz akt), a także katalog akt stanowiący podstawę do zarejestrowania przejmowanej dokumentacji w systemie ArDok.

W kolejnym etapie ArchiDoc przejął do przechowywania zasoby aktowe klienta, tworząc tym samym Centralne Archiwum. Część dokumentacji została również zeskanowana, a ich elektroniczne obrazy przechowywane są w repozytorium ArDok i udostępniane upoważnionym pracownikom ubezpieczyciela w trybie online. Pracownicy klienta na żądanie uzyskują również dostęp do papierowych oryginałów dokumentów. Przechowywanie dokumentacji odbywa się z zachowaniem obowiązujących regulacji prawnych i wewnętrznych spółki. ArchiDoc zapewnia dokumentom i danym maksymalne bezpieczeństwo, zarówno od strony informatycznej (m.in. szyfrowane łącza do transmisji danych ), jak i fizycznej (m.in. zaostrzona kontrola dostępu, całodobowy monitoring obiektów). Dokumenty, których okres przechowywania upłynie, będą poddawane procedurze brakowania i niszczenia w uzgodnieniu z Klientem oraz z zachowaniem obowiązujących procedur bezpieczeństwa.

Korzyści biznesowe

Analiza biznesowa przeprowadzona przed wdrożeniem usługi u Klienta pozwoliła uporządkować i usystematyzować poszczególne kategorie przetwarzanych dokumentów. Digitalizacja i wygodny dostęp do plików w wersji elektronicznej w trybie online znacznie usprawniły pracę osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych procesów. Dzięki temu mogą one wykonywać zadania bez konieczności sięgania po papierowe oryginały dokumentów, co skraca czas realizacji usług z zakresu zarządzania aktywami świadczonych na rzecz wchodzących w skład grupy ubezpieczeniowej podmiotów.