Zarządzanie dokumentacją archiwalną dużej instytucji ubezpieczeniowej
podziel się:

Klient

Towarzystwo ubezpieczeń, będące klientem ArchiDoc działa na polskim rynku od 1990 roku. Pod względem wielkości kapitału zakładowego (220 mln) polska spółka plasuje się na trzecim miejscu wśród towarzystw majątkowych działających w Polsce (dane KNF na 30 września 2008 roku). Doświadczenie w sprzedaży ubezpieczeń majątkowych, skala działania i wielkość kapitału zakładowego powodują, że należy do czołowych polskich ubezpieczycieli.

Potrzeby klienta

Rozproszenie geograficzne oddziałów towarzystwa ubezpieczeniowego utrudniało dostęp do dokumentacji w wersji papierowej. Aby usprawnić ten proces firma zdecydowała się centralizację archiwum. Po analizie potrzeb zdecydowano się powierzyć obsługę tego obszaru wyspecjalizowanemu partnerowi zewnętrznemu, który zapewniał pełną infrastrukturę, know-how i zasoby ludzkie niezbędne do przechowywania i udostępniania dużych ilości dokumentacji.

Rozwiązanie

ArchiDoc na rzecz ubezpieczyciela świadczy usługi w zakresie przejęcia, zarządzania i udostępniania dokumentacji archiwalnej. Umowa została podpisana na czas nieokreślony. Usługa jest realizowana przez Centrum Operacyjne Południe. W pierwszej fazie jej realizacji ArchiDoc przejął największe zasoby archiwalne, dotychczas magazynowane przez ubezpieczyciela w czterech głównych lokalizacjach towarzystwa — centrali w Szczecinie, Katowicach, Poznaniu oraz Olsztynie.

Korzyści biznesowe

Uporządkowanie i zgromadzenie dokumentacji archiwalnej w jednym miejscu usprawniło dostęp do niej pracowników ubezpieczyciela zatrudnionych w oddziałach zlokalizowanych w różnych miastach. Wykorzystanie systemu informatycznego umożliwia szybko zlokalizować poszukiwane dokumenty, które są udostępniane upoważnionym pracownikom ubezpieczyciela w oryginale lub w formie zeskanowanego obrazu. Restrykcyjne procedury bezpieczeństwa zapewniają najwyższą ochronę danych, zgodnie z wszelkimi normami ustawowymi z tego zakresu.