Z naszego doświadczenia w realizacji usług w obszarze zarządzania dokumentami dla naszych klientów wynika, że powyższe ścieżki mają pewne wady. Przede wszystkim dotyczą one rozwoju systemu do elektronicznego obiegu dokumentów i jego funkcjonalności w czasie. Zarządzanie dokumentami w firmie to jeden z najistotniejszych procesów. Sprawdź dlaczego wybrać do tego ArchiDoc S.A.
W tym unikatowym modelu ArchiDoc z jednej strony wdraża rozwiązanie informatyczne, które pozwala na obsługę zdigitalizowanego procesu kancelaryjnego oraz procesów z niego wynikających. Z drugiej zaś strony zapewnia zasilenie danymi tego procesu - obsługujemy korespondencję przychodzącą, jej digitalizację, rejestrację w systemie EOD i dekretację umożliwiającą rozpoczęcie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Dokumenty papierowe mogą podlegać archiwizacji zaraz po zeskanowaniu z zapewnionym przechowywaniem w bezpiecznym magazynie. Jeśli zajdzie potrzeba, dostarczymy oryginał w dowolne miejsce w Polsce w kilkadziesiąt godzin.
Nie tylko doradzamy, jak powinny wyglądać procesy związane z EOD, ale przede wszystkim sami je tworzymy i potem obsługujemy. Klienci z wielu branż powierzają nam zarządzanie swoją dokumentacją, dając nam wolną rękę co do sposobu organizacji i stosowanych narzędzi. Nasze bogate doświadczenie praktyczne możemy wykorzystać przy analizie planowanych procesów biznesowych w EOD.
Analiza procesów biznesowych jest kluczowa dla skonstruowania efektywnego obiegu dokumentów w firmie. Im więcej zebranych informacji, lepsze zrozumienie specyfiki firmy i więcej omówionych potencjalnych wariantów obiegu dokumentów, tym przygotowany raport analityczny lepiej oddaje potrzeby organizacji. To dzięki rzetelnej analizie możemy zaproponować stworzenie systemu maksymalnie efektywnego i wydajnego, który spełni potrzeby naszych klientów a jednocześnie pozwoli im zdecydować o ewentualnym wprowadzeniu zmian w swojej organizacji, które przełożą się na oszczędności.
Na podstawie analizy przedwdrożeniowej następuje konfiguracja systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Jednym z etapów implementacji workflow jest integracja z innymi systemami, np. zamówień czy finansowo-księgowymi. Wdrożenie obejmuje także szczegółowe testy nowego systemu EOD oraz szkolenia dla użytkowników.
Utrzymanie systemu do obiegu dokumentów w firmie oraz jego rozwój poprzez wdrożenia kolejnych obiegów lub rozwój obiegów istniejących – to potrzeby w każdej organizacji. Nasze doświadczenie pokazuje, że firmy i instytucje szybko dostrzegają korzyści z zarządzania dokumentami w wersji elektronicznej i rozbudowują swoje systemy EOD o kolejne procesy. W zakresie usług serwisowych możemy zagwarantować obsługę zgłoszeń użytkowników na uzgodnionym poziomie SLA.
Upgrade oprogramowania systemu do obiegu dokumentów w firmie daje pewność, że system działa zgodnie z najnowszymi założeniami technicznymi i normami cyberbezpieczeństwa. System elektronicznego obiegu dokumentów musi być stale rozwijany- dlatego Partner ArchiDoc firma WEBCON producent oprogramowania wprowadza nowe funkcje i rozwiązania, poprawiające jakość pracy systemu do EOD.
System obiegu dokumentów
Rozwiązanie klasy Business Process Management
Narzędzie integrujące funkcjonalności kluczowych aplikacji dla biznesu i efektywnie wspierające cyfrową transformację organizacji. Oparte jest na WEBCON BPS platformie low-code, rozwiązaniu klasy Business Process Management do automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie.
