Obieg dokumentów w firmie

Procedura obiegu dokumentów w firmie wygląda nieco inaczej w każdej firmie lub instytucji, ale zawsze występują elementy podobne.

Przykładowo każdy składał kiedyś wniosek urlopowy. Zazwyczaj wzór obiegu dokumentów w firmie wygląda w tym przypadku tak:

  • złożenie wniosku przez pracownika
  • zatwierdzenie wniosku przez przełożonego
  • przyjęcie wniosku przez dział kadr
  • W poszczególnych firmach te trzy kroki zwykle się powtarzają, różni się jedynie narzędzie, za pomocą którego są one wykonywane.

    Wzór procedury obiegu dokumentów w firmie znacznie różni się pomiędzy poszczególnymi przedsiębiorstwami, jeśli chodzi o faktury. W tym przypadku schemat obiegu dokumentów w firmie ustalany jest indywidualnie w zależności od budżetu, rodzaju faktury czy pełnomocnictw nadanych przez zarząd.

    Inne dokumenty często podlegające elektronicznemu obiegowi to reklamacje i korespondencja przychodząca. Są to dokumenty, które angażują wiele działów danej firmy, zatem zastosowanie systemu EOD znacznie poprawia płynność przepływu informacji między działami.


Usługa Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Archidoc

Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych Klientów, stworzyliśmy usługę optymalizacji elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Jeżeli Państwa firma lub instytucja potrzebuje systemu workflow, z chęcią zbadamy potrzeby a potem go wdrożymy.

Czuwamy kompleksowo nad procesem wdrożenia i zintegrowania systemu workflow z potrzebami Państwa firmy.

Co obejmuje nasza usługa?

analizę procesów biznesowych – pozwoli to na stworzenie systemu maksymalnie efektywnego i wydajnego

implementację systemu EOD – poprowadzimy Państwa przez system, by działał bez zarzutu

wsparcie techniczne – dzięki współpracy z naszym partnerem technologicznym, firmą Webcon, wszelkie problemy natury technicznej zostaną niezwłocznie rozwiązane

utrzymanie systemu – będziemy sukcesywnie wprowadzać i korygować nasze rozwiązania, by zapewnić maksimum wydajności naszego system

upgrade oprogramowania – dajemy pewność, że system działa zgodnie z najnowszymi założeniami technicznymi i normami cyberbezpieczeństwa

rozwój systemu – stale będziemy wprowadzać nowe funkcje i rozwiązania, poprawiające jakość pracy systemu

Jakie dokumenty zintegrujemy z naszym systemem?

 

Oczywiście każdy system workflow, który tworzymy, jest indywidualnie dopasowywany do Klienta, ciężko więc wymienić wszystkie rodzaje dokumentów, które możemy zintegrować z naszym systemem. Przykłady takich dokumentów to:

  • faktury – dzięki naszym systemom opóźnienia w płatnościach czy niekompletne dokumenty odejdą w niepamięć
  • inne dokumenty finansowe – dział księgowości firmy zyska nowego, cyfrowego pracownika
  • wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie i inne dokumenty kadrowe – już nigdy żadne zwolnienie lekarskie nie zaginie w drodze między działami
  • reklamacje – z nami zawsze rozpatrzysz je na czas
  • korespondencja przychodząca – kilka kliknięć i przychodząca poczta trafi do działu marketingu, IT lub innych zainteresowanych
  • dokumentacja wychodząca – system przypilnuje, by ważne umowy czy faktury dotarły do kontrahentów

Co ważne, można połączyć usługę EOD ze skanowaniem dokumentów, ich archiwizacją i innymi usługami dostępnymi w ArchiDoc.

Dlaczego warto wybrać system elektronicznego obiegu dokumentów ArchiDoc?

Spośród innych dostępnych na rynku systemów wyróżnia nas:

Realne usprawnienie obiegu dokumentów

Kontrola terminowości wykonania działań – już nigdy nie spóźnisz się z rozliczeniem faktury czy delegacji

Systemowy monitoring statusu zadania – będziesz wiedział/a, kiedy dane zadanie zostanie wykonane

Ujednolicenie procedur i dokumentów – co będzie skutkowało większym porządkiem

Ograniczenie ilości papierowych dokumentów – chronisz w ten sposób środowisko i redukujesz niepotrzebną przestrzeń biurową

Case studies

CANAL+ Polska

Wdrożenie aplikacji przyniosło korzyści na trzech płaszczyznach: obniżenia kosztów, zwiększenia bezpieczeństwa i oszczędności czasu

Więcej

Sprawdź, co możemy zrobić dla Twojej firmy!

Zapytaj o ofertę

Nasi klienci