03.04.2006

24 godziny. W tym czasie należy przyjąć zlecenie, odebrać przesyłkę, wysłać ją w miejsce dostawy, często poprzez inny oddział firmy (sieć logistyczną) i dostarczyć do miejsca docelowego. Za dostarczoną przesyłkę nierzadko pobiera się też należność. Dokumenty związane z dostawą należy następnie przesłać do oddziału firmy, który wysłał przesyłkę. Już na podstawie powyższego opisu łatwo sobie wyobrazić, ilu danych elektronicznych i dokumentów wymaga cała operacja oraz ilu działań, aby przesyłka dotarła do finalnego odbiorcy.

W przypadku przesyłek międzynarodowych sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana. Tu pojawia się miejsce dla rozwiązań, które ułatwią zarówno zarządzanie danymi elektronicznymi, jak też dokumentacją papierową. Firmy działające w branży logistycznej można śmiało zaliczyć do przedsiębiorstw bardzo dobrze zinformatyzowanych, a same ich systemy informatyczne do jednych z najlepszych. Każdy dokument powstaje w zintegrowanym systemie już w momencie przyjęcia zlecenia. Jednak przy tak dużej ilości danych elektronicznych i dokumentów niezbędne jest wdrożenie rozwiązań określanych nazwą „workflow”. Ich zastosowanie sprawia, że dokumenty lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika procesu do następnego w sposób zautomatyzowany i zaplanowany, według zdefiniowanych wcześniej procedur, a także pod pełną kontrolą – co umożliwia szybką reakcje na zaistniałe niepożądane sytuacje. Przez usprawnienie obiegu informacji rozwiązania workflow przyczyniają się zatem do przyspieszenia, automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych oraz usprawnienia procesów decyzyjnych.

Oryginał tylko w jednym miejscu

Duża część dokumentacji stosowana przez firmy działające w branży logistycznej to dokumentacja papierowa. Dostawa przesyłki potwierdzana jest przecież za pomocą pieczątek i podpisów. Często zdarza się, że zaplata za przesyłkę następuje w formie gotówkowej, co potwierdzane jest przez odbiorcę na oddzielnym pokwitowaniu. Wszystkie te informacje nie pojawiają się w wersji cyfrowej w systemie, a oryginalny dokument jest dostępny tylko w jednym miejscu, miejscu jego przechowywania. Wobec powyższego wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości związanych z przesyłką może wymagać przesyłania dokumentów między oddziałami firmy, co z założenia jest bardzo czasochłonnym zadaniem. Nietrudno sobie także wyobrazić, jak skomplikowane jest poruszanie się po archiwum dokumentów firm logistycznych. Archiwa te najczęściej mieszczą się w miejscach trudno dostępnych (w piwnicach, na górnych piętrach regałów magazynowych wysokiego składu, poddaszach itp.).
Z tych wszystkich powodów firmom działającym w branży logistycznej opłaca się wdrażać tak zwane elektroniczne repozytorium dokumentów i danych – jest to rodzaj centralnego archiwum, w którym przechowywane są wersje cyfrowe wszystkich dokumentów, ale także dane z systemów informatycznych i inne elementy, niezależnie od ich rodzaju i formatu (zeskanowane obrazy, pliki audio i video). W przypadku dokumentów papierowych wdrożenie elektronicznego repozytorium jest o tyle wygodne, że umożliwia szybki i łatwy dostęp do cyfrowej, zeskanowanej wersji dokumentu, na której również będą widoczne wszystkie pieczątki i podpisy. Oryginały będą przechowywane w archiwum, w wyznaczonej placówce firmy logistycznej lub – jeśli dana firma nie posiada ku temu warunków – w archiwum wyspecjalizowanej firmy świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie zarządzania dokumentami. W związku z tym dokument w wersji papierowej nie musi wędrować pomiędzy poszczególnymi oddziałami firmy, ponieważ dostęp do niego w każdej chwili mogą mieć uprawnieni pracownicy z oddziałów. W efekcie przekłada się to na znaczne oszczędności zarówno czasu jak i kosztów. Dokumenty firm logistycznych, które najczęściej podlegają archiwizacji elektronicznej, to list przewozowy, dokument potwierdzenia wpłaty, dokument odbioru, protokół rozbieżności oraz faktury.

Wirtualny folder

Dla pełnej wygody użytkowników sięgających po dokumenty w wersji elektronicznej system elektronicznego archiwum należy zintegrować z systemem CRM firmy. Wtedy powstaje tzw. wirtualny folder klienta lub wirtualny folder przesyłki, gdzie w jednym miejscu poprzez link umieszczony w systemie informatycznym można podejrzeć finalne wersje wszystkich dokumentów związanych z klientem lub przesyłką. Dzięki zastosowaniu opisanych powyżej rozwiązań dostęp do dokumentu zajmuje maksymalnie dwie sekundy. Takie rozwiązania zapewniają pełne bezpieczeństwo. Firmy świadczące usługi outsourcingu zarządzania dokumentami gwarantują zachowanie tego bezpieczeństwa poprzez specjalne procedury: umożliwienie dostępu do systemów informatycznych tylko i wyłącznie osobom uprawionym (z kontrolą logowania i systemem haseł przydzielanych okresowo), nadzór nad czynnościami wykonywanymi przez pracowników oraz wielokrotne kontrole na każdym etapie obróbki nośnika umożliwiające ustalenie drogi dokumentu.
Transmisja danych odbywa się poprzez bezpieczne internetowe połączenia szyfrowane bądź dedykowane sieci transmisji. Wszystkie dane są archiwizowane wraz z kopiami zapasowymi (backup’ami). Zastosowanie odpowiedniego oprogramowania uniemożliwia ataki dokonywane z sieci, a specjalistyczne rozwiązania informatyczne gwarantują, że dane nie zostaną bezpowrotnie utracone. Spełnione są również wszelkie wymogi prawne dotyczące bezpieczeństwa przechowywania danych. Firmy, które zdecydowały się na powierzenie zadań z zakresu zarządzania dokumentami firmom zewnętrznym mogą być spokojne o to, że zawarte w nich informacje nie dostaną się w niepowołane ręce. Podsumowując, branża logistyczna może odnieść wiele korzyści z zastosowania nowoczesnych rozwiązań zarządzania dokumentami i danymi. Najważniejsze z nich to usprawnienie przepływu informacji w organizacji, usprawnienie obsługi klienta oraz skrócenie czasu realizacji zleceń, co z kolei przekłada się na znaczne oszczędności kosztów. W końcu to właśnie firmy branży logistycznej najlepiej wiedzą, że „czas to pieniądz”.

Marek Bronder
dyrektor ds. rozwoju ArchiDoc