10.01.2007
06.12.2006, „Puls Biznesu”, Archidoc zbadał rynek
Jedna trzecia firm korzysta z outsourcingu archiwizacji, dwie na pięć — z elektronicznego repozytorium danych. To wynik badania IPSOS.
Instytut Badawczy IPSOS, na zlecenie zajmującej się archiwizowaniem dokumentów firmy Archidoc, przeprowadził badanie polskiego rynku usług zarządzania dokumentami. Wzięło w nim udział 206 dużych firm, zatrudniających ponad 250 pracowników.
— Zleciliśmy przeprowadzenie badania, aby poznać oczekiwania i obawy naszych klientów. Muszę przyznać, że wyniki były dla nas pewnym zaskoczeniem — informuje Piotr Cholewa, prezes Archidoca.
Dla klienta i zysku
Na outsourcing usług związanych z zarządzaniem dokumentami w Polsce decydują się firmy, które obsługują masowego klienta. Z elektronicznego repozytorium dokumentów korzysta 69 proc. organizacji działających w branży telekomunikacyjnej, 52 proc. w bankowości i 42 proc. w branży ubezpieczeniowej. Dla porównania na tę usługę decyduje się tylko 26 proc. przedsiębiorstw z szeroko pojętego przemysłu.
— Przemysł nie pracuje z klientem masowym. Mniej klientów to mniej dokumentów — wyjaśnia Piotr Cholewa.
Firmy, które decydują się na wybór rozwiązania outsourcingowego, robią to z ekonomicznych powodów. Aż 49 proc. z nich decyduje się na skorzystanie z usługi, kierując się wynikami analizy opłacalności. Kolejne kryterium efektywności procesów wskazało 10 proc. badanych. Tyle samo wskazało na nowoczesność zastosowanej technologii.
Obawy o poufność
Firmy decydują się na outsourcing nie bez obaw. Największą jest troska o bezpieczeństwo i poufność danych. Wskazało na to 68 proc. badanych. O szybkość dostarczania dokumentów martwi się 14 proc. przepytanych firm, a o dokładność i rzetelność usługodawcy troszczyło się 11 proc. Tylko 8 proc. badanych wskazało na koszty. Właśnie te wyniki najbardziej zdziwiły Piotra Cholewę.
— Zachowanie procedur bezpieczeństwa to być albo nie być firmy świadczącej usługi zarządzania dokumentami w modelu outsourcingu. Dlatego dba ona o spełnienie wszelkich regulacji prawnych, stałe unowocześnianie swoich rozwiązań teleinformatycznych i infrastruktury logistycznej, a także doskonalenie przepisów wewnętrznych. Outsourcing zarządzania dokumentami jest częstokroć bardziej bezpieczny niż realizowanie przez przedsiębiorstw tych zadań we własnym zakresie — tłumaczy.
Prezes Archidoca miał powody, aby starać się rozwiać obawy potencjalnych i obecnych klientów. Powyżej miliona złotych na elektroniczne repozytorium danych ma zamiar wydać w ciągu najbliższych 12 miesięcy 13 proc. firm. Taką samą kwotę w tym samym czasie na archiwizacje i skanowanie dokumentów chce przeznaczyć 6 proc. badanych przedsiębiorstw.
Wojciech Chmielarz