06.10.2009

Stosowanie zasad Data Governance pomaga ograniczyć chaos informacyjny w przedsiębiorstwie, chociaż właściciele firm niechętnie wydają na to pieniądze. Do tego dochodzą wyzwania związane z bezpieczeństwem danych, ich optymalizacją oraz umiejscowieniem w strukturze organizacyjnej pracownika odpowiedzialnego za zarządzanie nimi.
Informatyka od lat udowadnia swoją przydatność w firmach, głównie za sprawą tworzenia rosnących z każdym rokiem zasobów informacji. Umożliwia łatwe gromadzenie i błyskawiczny dostęp do danych księgowych, informacji o klientach, wiedzy o procesie produkcji. Dość szybko jednak zaleta łatwego gromadzenia przeróżnych danych może zmienić się w przekleństwo firmy. Niekompatybilne systemy, niejasne i często dublujące się ścieżki zbierania danych oraz rozmyta odpowiedzialność za zrządzaniem informacją szybko mogą doprowadzić do paraliżu firmy. W takiej sytuacji, kiepsko funkcjonujący dział IT, zamiast ułatwiać prowadzenie biznesu, sam staje się problemem przedsiębiorstwa. Dlatego też na świecie coraz większą popularność zyskuje Data Governance, czyli kompleksowe podejście do zarządzania informacją w firmie.

Data Governance skupia się na jakości gromadzonych danych, metodach zarządzania nimi, identyfikacji ryzyk i, przede wszystkim, podporządkowaniu procesu wykorzystania spływających informacji realizacji strategicznych celów firmy. To przejście od chaotycznego gromadzenia przypadkowych i niezwiązanych ze sobą danych do świadomej polityki zarządzania informacją, która ma stanowić atut biznesowy, a nie problem.

Klarowna polityka zarządzania informacją to jednak w polskich przedsiębiorstwach wciąż rzadkość. „Firmy rzadko podchodzą do kwestii Data Governance w sposób spójny. W najlepszym przypadku realizują zasady data governance tylko w wybranym obszarze lub nie przykładają wagi do skorelowania wszystkich działań z tego zakresu" – ocenia Patryk Choroś, dyrektor grupy kompetencyjnej Business Intelligence Solutions w Infovide-Matrix.
Z pewnością jednak temat Data Governance będzie coraz częściej znajdował się w polu zainteresowania osób odpowiedzialnych za IT

Szybciej, ale drożej

Właśnie, wydajność. Chyba każdy, kto pracuje z danymi, zgodzi się, że dostęp do nich jest zawsze zbyt wolny, a ich przetwarzanie mogłoby przebiegać szybciej. A przecież bez sprawnego dostępu do informacji trudno mówić o Data Governance. Gdzie jednak przebiega granica inwestycji w rozbudowę infrastruktury odpowiedzialnej za przetwarzanie danych? To pytanie, na które nasi rozmówcy nie potrafią udzielić jednoznacznej odpowiedzi.

Patryk Choroś wyjaśnia, że przy inwestycjach w Data Governance kluczowe jest zawsze poszukiwanie wartości dla organizacji. To niestety sprawa nieco problematyczna, bo o ile dość łatwo można policzyć ROI, na przykład, dla rozbudowy sieci sprzedaży, to usprawnianie procesów informacyjnych przebiega niejako równolegle do podstawowej działalności firmy, tym samym trudniej obliczyć bezpośrednie korzyści finansowe.

Kierownik poszukiwany

Kwestią otwartą pozostaje też to, kto w organizacji powinien ustalać priorytety w zarządzaniu danymi. W opinii Patryka Chorosia, nie jest to obowiązek, który menedżerowie biorą na siebie szczególnie chętnie. „Nie w tym dziwnego, biorąc pod uwagę, że każdy menedżer jest rozliczany z bezpośredniej efektywności swoich działań. Tymczasem efekty Data Governance są mniej oczywiste i zauważalne w organizacji dopiero po upływie dłuższego czasu" – wyjaśnia. Z pewnością lepiej nie powierzać odpowiedzialności za zarządzanie danymi departamentom czysto operacyjnym. Bardziej sprawdza się umieszczenie tych zadań w dziale zajmującym się sprawozdawczością lub kontrolingiem. Nasi rozmówcy są też zgodni, że wdrażanie Data Governance nie może się powieść bez bezpośredniego zaangażowania kogoś z zarządu. Menedżer odpowiedzialny za Data Governance powinien zaś raportować bezpośrednio do CIO.

Mówiąc o Data Governance, nie sposób nie wspomnieć o bezpieczeństwie danych. „Do efektywnego zarządzania dużą ilością danych nie wystarczy jedynie wdrożenie systemu informatycznego. Wiąże się to również z wypracowaniem odpowiednich procedur, w tym polityki bezpieczeństwa" – przypomina Mariusz Barycki, dyrektor IT w ArchiDoc. Firma ArchiDoc, jako zewnętrzny podmiot, zarządza między innymi obsługą dokumentacji elektronicznej i papierowej w RWE IT oraz obsługuje centralną kancelarię banku ING. Pracując z wrażliwymi danymi, dotyczącymi setek tysięcy klientów tych firm, musi sprostać wielu wymaganiom. Mariusz Barycki zaznacza, że wyzwaniem w skutecznym zarządzaniu danymi jest spełnienie wymogów stawianych przez ustawę o rachunkowości, ochronie danych osobowych czy przez rozporządzenie ministra kultury dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej. Niezbędna jest też akceptacja sposobów ochrony danych osobowych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz podpisanie przez wszystkich pracowników klauzuli o zachowaniu tajemnicy służbowej. Zdaniem Mariusza Baryckiego, przydatne w zarządzaniu danymi może być też zdobycie certyfikatu ISO 9001. Reguluje on i standaryzuje zarządzanie procesami w spółce, co przekłada się też na większy porządek w zarządzaniu danymi.

Czynników wpływających na skuteczne zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie jest wiele. Najważniejsze z nich to: wielkość wydatków na IT, kwestie związane z bezpieczeństwem oraz odpowiedni podział obowiązków w firmie. Wdrożenie zasad Data Governance na pewno nie jest ani proste, ani tanie. Czy warto jednak odkładać je na potem? Brak polityki zarządzania danymi, prędzej czy później, zemści się w taki lub inny sposób na każdej firmie.

Krzysztof Garski