13.02.2008

13.02.2008, „Puls Biznesu”, Po pierwsze: nie trać celu z oczu

Model zarządzania procesami pomaga zrozumieć biznes i dopasować go do otoczenia.

Systemy zarządzające procesami biznesowymi usprawniają działanie firmy, redukują koszty i zwiększają efektywność.

Polskie przedsiębiorstwa muszą konkurować z coraz bardziej agresywnymi firmami z Europy Zachodniej czy Dalekiego Wschodu. Wygrywają kulturą organizacyjną i dojrzałością biznesową, lecz przegrywają — kosztami pracy. Polacy powinni więc produkować szybciej i taniej — i tu znajdzie się miejsce dla systemów zarządzających procesami biznesowymi (Business Process Management, w skrócie BPM). — BPM to system zarządzania i optymalizowania określonych procesów biznesowych, np. sprzedaży czy produkcji „tu i teraz”. Pracownik kierowany przez to oprogramowanie wie, jakie czynności i w jakiej kolejności powinien wykonać — tłumaczy Manoj Nair, prezes Columbus Polska.

Proces to podstawa

Definicja określa proces w biznesie jako ciąg zdarzeń — zależnych od siebie i następujących w określonych sekwencjach czasowych. Co na to praktyka? — Przyjęcie zapytania ofertowego od klienta, stworzenie dla niego oferty, która po uzgodnieniu zostanie zmieniona na zamówienie kierowane później do realizacji, następnie dostarczenie towaru do klienta — to proces, w który zaangażowani są konkretni ludzie, zasoby materialne i czas — tłumaczy Marcin Sokołowski z Epicor Software.

To ciąg wynikających z siebie wydarzeń prowadzących do określonego skutku — w tym przypadku korzyści biznesowej. — Adam Smith stwierdził, że produkcja igieł stanie się wydajniejsza, jeśli każda grupa pracowników będzie wykonywała tylko jedno zadanie. Zgodnie z koncepcją angielskiego uczonego, współcześni menedżerowie także koncentrują się na poszczególnych czynnościach — jeden na otrzymaniu i przekazaniu zlecenia, drugi na produkcji, a inny na wydaniu produktu z magazynu. Żaden z nich nie traci jednak z oczu wspólnego celu, czyli dostarczenia klientowi dobrej jakości towaru w uzgodnionym czasie — przekonuje Dariusz Kudzia, prezes Apriso Polska. Ryzyko niesprostania temu zadaniu mają wyeliminować rozwiązania BPM. Wskazują one i wiążą ze sobą kolejne czynności wykonywane przez pracowników.

Żelazne zasady

Bardzo często ci sami dostawcy proponują systemy BI i BPM. Czym się one różnią? Pierwsze to rozwiązania analityczne, pozwalające podejmować długofalowe, strategiczne decyzje. Zadaniem drugich jest działanie „tu i teraz”, wskazanie problemu i natychmiastowe jego rozwiązanie. — System BPM informuje o działaniu poszczególnych procesów, pozwala także na bieżącą kontrolę ich realizacji. W przypadku jakichkolwiek opóźnień czy zaniedbań ze strony pracownika system wysyła monit do jego przełożonego. To skutkuje podniesieniem jakości obsługi klienta — twierdzi Tomasz Kulczyński, analityk biznesowy w ArchiDoc.

W skrajnych przypadkach można zautomatyzować proces do tego stopnia, że wykonanie czynności B nie będzie możliwe bez wykonania czynności A, np. jeśli pracownik nie wprowadzi do komputera informacji o rozpoczęciu pracy, nie będzie mógł uruchomić maszyny. W ten sposób niejako zmusza się pracowników do przestrzegania firmowych zasad. — To restrykcyjny model, ale też gwarantujący wysoką jakość produkcji — przekonuje Dariusz Kudzia.

Systemy BPM nie tylko „pilnują” pracowników, ale także usprawniają ich pracę. — Można np. zautomatyzować określone czynności i wprowadzić reguły „co jeśli”, a także przypisać konkretne osoby do danego zadania lub uzależnić postęp jednego procesu od wyniku innego. I tak, jeśli zamówienie klienta X przekracza zdefiniowany poziom kredytowy, system najpierw sprawdza należności tego klienta i — w zależności od wyniku — wymaga potwierdzenia osoby Y lub automatycznie przekazuje do odpowiedniego działu — opowiada Marcin Sokołowski.

Same zalety

Do najczęściej wymienianych korzyści płynących z wdrożenia BPM zalicza się: usprawnienie procesów biznesowych, większą automatyzację realizowania polityki firmy, lepszą efektywność procesów biznesowych oraz redukcję kosztów. Przedstawiciele branży twierdzą, że liczba inwestycji w BPM będzie się zwiększać, bo to największy niezagospodarowany obszar w polskim IT.

Wojciech Chmielarz

Udostępnij