18.10.2006

Nie można tych dwóch systemów traktować jako zupełnie oddzielnych aplikacji, które wykonują niezwiązane ze sobą operacje. Wprost przeciwnie, współpraca między nimi jest naturalna. Nie można zarządzać dokumentami bez ich archiwizacji. Na jej przebieg i znaczenie ma wpływ sytuacja prawna — każde przedsiębiorstwo musi przechowywać kopie, np. faktur. Ułatwia ona także ciągły dostęp do przechowywanych dokumentów.
— W obszarze zarządzania dokumentami sytuacja uległa zasadniczej zmianie po rozpowszechnieniu się EDI (electronic data interchange). Firmy zaczęły dostrzegać zalety eliminacji papierowych dokumentów na korzyść elektronicznych. Z upływem czasu tendencja do rezygnacji z papieru staje się wyraźniejsza. Dlaczego? Odpowiedź nasuwa się sama. Pracownicy firmy nie muszą przeszukiwać dziesiątek segregatorów tylko po to, żeby znaleźć jedną ważną kartkę. Korzystając z elektronicznego archiwum przechowującego zarówno dokumenty elektroniczne, wymieniane za pośrednictwem platformy EDI, jak i zeskanowane dokumenty papierowe, mogą oni wykonać takie zadanie nieporównywalnie szybciej — opisuje Marta Gądek, menedżer rozwiązań biznesowych w firmie Comarch.
Jeżeli potraktujemy system archiwizacyjny jako system elektronicznego repozytorium dokumentów, to współpraca między tymi aplikacjami jest pełna.
— Można nawet powiedzieć, że jest to właściwie jeden system. Aplikacja archiwizacyjna, w zależności od stopnia jej rozbudowania, często wyposażona jest w wiele elementów systemu do zarządzania dokumentami, np. wersjonowanie (system odnotowuje i zapamiętuje kolejne wersje dokumentów), przeglądanie, wyszukiwanie dokumentów — mówi Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.

Droga do archiwizacji
W zależności od tego, o jakim dokumencie mowa, jego droga do zarchiwizowania może wyglądać różnie. Przykładowo, jak opisuje Marta Gądek, elektroniczna faktura wygenerowana w systemie finansowo-księgowym może być przesłana do określonego kontrahenta za pomocą platformy ECOD. Wysłana e-faktura trafia równocześnie do elektronicznego archiwum gwarantującego stały dostęp do przechowywanych w nim dokumentów. Oczywiście wspomniana e-faktura w odpowiednim formacie trafia też do lokalizacji odbiorcy. Następnie może być bezpośrednio zaimportowana przez system wewnętrzny danego odbiorcy albo może trafić do zdefiniowanego workflow dokumentów i zadań.
— Innym przykładem są różnego rodzaju dokumenty papierowe przychodzące do firmy. Wiele przedsiębiorstw dla usprawnienia bieżącej pracy decyduje się na ich zeskanowanie i zaindeksowanie. Dokumenty te również trafiają do archiwum elektronicznego, ale jednocześnie mogą być procesowane w zdefiniowanym workflow — dodaje Marta Gądek.
Najprostsze systemy do obiegu dokumentów odnotowują datę wpływu dokumentu do organizacji lub utworzenia dokumentu, monitorują procesy biznesowe związane z dokumentem (kto, kiedy i co robił z danym plikiem), zarządzają pracą, badają równomierność obciążenia pracowników i ich wydajność, optymalizują i monitorują kolejki spraw, sterują poziomem dostępu do dokumentów w ramach nadanych uprawnień.
— Bardziej złożone systemy mają wbudowane funkcje business process management (BPM), czyli wszystkie te, które pomagają zarządzać procesami biznesowymi w firmie. To między innymi szybkie programowanie ścieżek dokumentu czy bardziej rozbudowane funkcje raportowania oraz możliwość przeprowadzania symulacji procesu — opisuje Piotr Cholewa.
Funkcjonalności systemów do archiwizacji są dostosowywane do potrzeb wyspecyfikowanych przez klientów. Elektroniczne archiwum może po prostu służyć wyłącznie jako repozytorium dokumentów, czyli system do przechowywania dokumentów z mniej lub bardziej rozbudowanymi parametrami ich wyszukiwania.
— Jednak firmy archiwizujące różne typy dokumentów i w dużych ilościach oczekują od tego typu systemów dużo szerszej funkcjonalności — zaznacza Marta Gądek.
W takim wypadku podstawowe funkcjonalności to wprowadzanie, opisywanie, wyszukiwanie i przeglądanie obrazów dokumentów.
— Poszczególne stacje robocze nie muszą wówczas mieć zainstalowanych aplikacji, które umożliwiają otwarcie danego typu dokumentu pobranego z repozytorium — dodaje Piotr Cholewa.

Kluczowa rola
System do zarządzania dokumentami i system archiwizacyjny są podstawową bazą danych instytucji, firmy, działu. Dają możliwość stworzenia jednego, spójnego repozytorium danego klienta, kontrahenta czy danej sprawy.
Zdaniem Piotra Cholewy, najważniejszą zaletą, wynikającą z ich wdrożenia, jest pełna wiedza na temat tego, co dzieje się z dokumentacją w firmie. Kto, co, kiedy i w jakim celu robił z dokumentem lub dokumentami, czy działał efektywnie, czy sprawa została załatwiona, jeśli tak — kiedy, jeśli nie — z jakiego powodu. Wszystkie te dane można kontrolować w dowolny sposób, na przykład według daty, pracownika, klienta, rodzaju sprawy itp.
— Systemy te znacznie przyczyniają się również do powstawania oszczędności, szczególnie w zakresie kopiowania i przechowywanie dokumentów. Nie bez znaczenia są też kwestie bezpieczeństwa — systemy te ściśle określają i regulują dostęp do poszczególnych informacji w firmie — dodaje Piotr Cholewa.
Takimi rozwiązaniami interesują się firmy mające coraz więcej problemów z obsługą dokumentów papierowych. Specjaliści polecają takie systemy wszystkim firmom, niezależnie od skali ich działania i rozmiaru potrzeb.
— Nawet w przypadku małej firmy wdrożenie systemu archiwizacji może przyczynić się do lepszej organizacji pracy — twierdzi Marta Gądek.

Rozwój rynku
Popyt na rozwiązania do zarządzania dokumentami, a w tym ich archiwizacji, będzie wzrastał.
— Przyczyniają się do tego zarówno regulacje prawne, takie jak np. rozporządzenie Ministra Finansów nr 1119 mówiące o archiwizacji e-faktur, jak i na bieżąco kształtowane potrzeby klientów. Można przypuszczać, że rozwiązania do zarządzania dokumentami będą ewoluowały w kierunku zaawansowanego BPM. Z upływem czasu klienci są coraz bardziej świadomi, że to nie poszczególne dobrze skonfigurowane aplikacje przyczyniają się do sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem, ale odpowiednio i elastycznie zdefiniowane procesy — twierdzi Marta Gądek.

Jan Kaliński