23.07.2007
23.07.2007, „Gazeta Bankowa”, Dokumenty cyfrowe
Kogo interesują dokumenty elektroniczne? Biznesmenów – tak. Sektor usług publicznych, takich jak służba zdrowia – być może. Administrację – prawdopodobnie...
Elektroniczne dokumenty stały się faktem i czy to się komuś podoba czy nie – są. Nowe możliwości powodują też inne warunki tworzenia dokumentów, obiegu dokumentów, zarządzania dokumentami i ich przechowywania, czego wymagają różne regulacje prawne. Dokument elektroniczny jest w stanie wyprodukować każdy kto ma dostęp do komputera, edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego, programu prezentacyjnego itd. Dokumenty elektroniczne zostały już dopuszczone do oficjalnego obiegu i pod odpowiednimi rygorami są uznawane za oficjalne i wiążące. Oczywiście korzyści z możliwości zastosowania elektronicznych dokumentów zauważył, jak zwykle, biznes, który dzięki temu otrzymał kolejne narzędzie do walki o pozycję na wolnym rynku. Okazało się, że dokumenty elektroniczne oprócz obniżania kosztów mają też wiele innych zalet, nie tylko zwiększają szybkość obsługi klientów, ale również dają zupełnie nowe możliwości kontroli.
Nowoczesne rozwiązania do obiegu dokumentów tworzy się z myślą przede wszystkim o klientach biznesowych starając się jak najbardziej usprawnić i zautomatyzować zarządzanie przedsiębiorstwem. Do tego potrzebny jest oczywiście odpowiedni sprzęt, narzędzia i systemy. Wszystko po to, aby wspomagać sprawny przepływ informacji i doprowadzić do tego, aby obieg dokumentów w strukturze firmy był spójny z całym systemem pracy. O samych systemach elektronicznego obiegu dokumentów można było mówić kilka lat temu. Dzisiaj nieodłącznymi elementami takich rozwiązań są systemy przetwarzania informacji i różnych danych oraz systemy ich składowania nie tylko w celach archiwizacyjnych, ale również do bieżącego korzystania z dokumentów, wprowadzania w nich zmian i… kontrolowania wszystkiego co jest związane z zabezpieczeniem elektronicznych plików i ich zawartości. Wydaje się jednak, że wiedza na temat elektronicznego obiegu dokumentów nie jest duża i jak twierdzą firmy oferujące takie rozwiązania i usługi, jest to podstawowa przyczyna nie tak dynamicznego, jak byłby możliwy, rozwoju usług w tej dziedzinie. Największą świadomość korzyści z takich rozwiązań mają jak zwykle bankowcy i branża finansowa oraz ubezpieczeniowa. W tyle nie pozostaje też telekomunikacja, która może mieć swój udział w rozwoju takich usług dostarczając szybkich, o dużej przepustowości, dobrze zabezpieczonych łączy informatycznych, które nie powinny być również drogie. W „ogonie" jest, niestety jak zwykle, administracja, która zawsze narzeka na brak pieniędzy, a nie inwestuje w rozwiązania przynoszące bardzo duże oszczędności, które w ciągu kilku lat w pełni rekompensują nakłady. Byłaby to również okazja do zmniejszenia ciągle rosnącego zatrudnienia w urzędach i do kontroli nad tokiem załatwiania różnych spraw, które w elektronicznym obiegu dokumentów nie mogą trafić do szuflady i czekać… Możliwości kontroli nad elektronicznymi dokumentami są nieporównanie większe niż w przypadku dokumentów papierowych, ale w urzędach to chyba akurat nie daje przewagi tym systemom.
ADMINISTRACJA
W czasach postindustrialnych, w których dominują usługi, i w społeczeństwie informacyjnym najcenniejszym „towarem" jest informacja, której wartość już teraz jest co najmniej równoważna, a często nawet przewyższa wartość dóbr materialnych. W takiej sytuacji szczególnego znaczenia nabrało przesyłanie, przetwarzanie oraz przechowywanie informacji. Nowoczesne przedsiębiorstwo, które walczy o utrzymanie lub zdobycie lepszej pozycji na rynku, inwestując w rozwój infrastruktury wewnętrznej nie może bagatelizować zarządzania informacją, bo nie tylko nie zwiększy swoich szans na rynku, ale nieuchronnie poniesie klęskę. Papierowe dokumenty będą musiały ustąpić miejsca elektronicznym ze względu na bez porównania sprawniejsze sposoby przesyłania, przetwarzania oraz przechowywania informacji. W korporacjach i dużych przedsiębiorstwach systemy elektronicznego obiegu dokumentów są już właściwie standardem. Teraz sięga po nie coraz więcej małych i średnich firm doceniając zalety takiego rozwiązania. Trzeba tu zaznaczyć, że koszt wdrożenia takiego systemu jest coraz niższy i dzięki temu z elektronicznego obiegu dokumentów mogą korzystać już nawet firmy z sektora MSP, bo i one są w stanie udźwignąć koszty takich rozwiązań. Już w niedalekiej przyszłości system elektronicznego obiegu dokumentów obejmie całą sieć administracji publicznej, jednak założę się, że byłaby to teza zbyt śmiała i ryzykowna, na co wskazuje obserwacja tej części rynku informatycznego. Oczywiście administracja publiczna to nie biała plama na mapie informatyzacji, bo z elektronicznego systemu obiegu dokumentów korzysta na przykład Urząd Służby Cywilnej.
Analitycy rynku informatycznego spodziewają się, że popularność systemów elektronicznego obiegu dokumentów zwiększy się po rozpowszechnieniu się otwartych systemów, takich jak Linux. Dostępnych jest coraz więcej rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów z podstawowymi funkcjami książki korespondencji przychodzącej i wychodzącej, archiwum dokumentów, wyszukiwarki potrzebnych pism, rejestracja spraw i nadzór nad nimi. Oczywiście powinny zainteresować się nimi urzędy, bo można z nich korzystać w kancelarii, sekretariacie i różnych „merytorycznych" referatach, ponieważ łączą je one ze sobą umożliwiając przekazywanie dokumentów między stanowiskami przy zachowaniu odpowiedniego poziomu zabezpieczenia dokumentów. W tych niewielkich systemach polecanych do instalacji na kilkunastu stanowiskach w wielu miejscach korzysta się z dodatkowych zabezpieczeń, które wymagają użycia karty magnetycznej lub chipowej.
PERSPEKTYWA
Ruch na rynku dokumentów cyfrowych jest coraz większy. Cisco, EMC i Microsoft łącząc się w sojusz SISA (Secure Information Sharing Architecture) chcą zaoferować kompleksowe rozwiązania dla administracji publicznej i dokonać przełomu w dziedzinie współużytkowania informacji poufnych przez sektor publiczny i prywatny. Ma to być kompleksowa i najlepiej zabezpieczona architektura do współużytkowania informacji, która zapewni ochronę informacji poufnych w ramach administracji publicznej. Rozwiązanie oferuje spójne podejście zapewniające przekroczenie tradycyjnych barier organizacyjno-prawnych istniejących między różnego rodzaju infrastrukturami informatycznymi. Umożliwi to lepszą ochronę informacji kadrowych, finansowych i innych istotnych danych oraz ich współużytkowanie przez upoważnione społeczności. Rozwiązania sieciowe Cisco zapewnią ochronę sieci, bezpieczniejsze, wirtualizowane połączenia sieciowe i funkcje do ochrony danych na potrzeby współużytkowania informacji poufnych na platformie sieciowej. Sieciowe systemy pamięci masowej EMC oraz oprogramowanie do zarządzania informacjami i ich ochrony stanowią elastyczną infrastrukturę informatyczną na potrzeby przechowywania i ochrony danych poufnych o znaczeniu krytycznym oraz zarządzania nimi. Natomiast Microsoft udostępnia rozwiązania do zarządzania tożsamością, klienckie i sieciowe systemy operacyjne oraz środowisko ułatwiające współpracę, które udostępniają treści tylko upoważnionym użytkownikom.
W taką strategię dobrze wpisuje się nasza rodzima firma z ofertą „ethernus e-Urząd", czyli kompleksową informatyzacją oraz systemem elektronicznego obiegu dokumentów dla jednostek administracji publicznej. Jest to gotowa platforma programowo-sprzętowa przygotowana do współpracy z systemami elektronicznego obiegu dokumentów, składająca się ze zintegrowanego serwera ethernus 2 smb, systemu elektronicznego monitorowania pracy i obiegu dokumentów z oprogramowaniem realizującym elektroniczny obieg dokumentów. Oprogramowanie jest modułowe, więc daje możliwość informatyzowania urzędu metodą drobnych kroków, a system powstał we współpracy specjalistów od administracji i programistów i nie jest kolejną przeróbką obiegu dokumentów do celów komercyjnych jest bardzo dobrze dostosowany do potrzeb urzędów.
BIZNES
W każdej firmie następuje moment, gdy liczba dokumentów osiąga punkt krytyczny i przeszkadza w dalszym funkcjonowaniu. Czas potrzebny na dotarcie do ważnych informacji wydłuża się. Sprawy są załatwiane coraz dłużej, a kontrola jest coraz trudniejsza – to ostatni moment na wprowadzenie nowego sposobu zarządzania dokumentami i włączenie do obiegu dokumentów elektronicznych, bo w ten sposób można uzyskać:
- kontrolę nad obiegiem dokumentów,
- kontrolę nad terminowym załatwianiem spraw,
- łatwy dostęp do dokumentów zgromadzonych w elektronicznym archiwum,
- łatwy dostęp do pełnej historii kontaktów z klientami,
- kontrolę obciążenia pracowników i możliwość określenia ich wydajności pracy,
- automatyzację procesów zgodnie z procedurami wymaganymi w „modelach spraw".
Oczywiście korzyści będą najłatwiejsze do zauważenia w firmach z bardzo dużą liczbą dokumentów, co nie oznacza, że są to systemy tylko dla przedsiębiorstw masowo „produkujących" dokumenty, dlatego że korzystając z elektronicznych wersji dokumentów można znacznie efektywniej zarządzać ich obiegiem i obiegiem informacji w strukturze całej organizacji. Jest to również jeden ze sposobów na lepsze dysponowanie czasem pracowników i zlecanie im różnych zadań. Stosunkowo łatwe jest też określanie uprawnień pracowników do dostępu do różnych dokumentów. W praktyce oznacza to, że określoną sprawą zajmie się kompetentny pracownik. Znacznie łatwiej też znaleźć odpowiedni dokument posługując się wyszukiwarką, nie znając na przykład numeru, pod jakim sprawa jest zarejestrowana. I jeszcze jedna bardzo ważna cecha dokumentów elektronicznych – może z nich korzystać jednocześnie wielu pracowników, również wtedy, gdy są w różnych miejscach.
RYNEK
W biznesie zawsze pada pytanie o pieniądze. Czy warto wprowadzać elektroniczny obieg dokumentów? Czy to się opłaca? Telekomunikacja Polska oszczędza w ten sposób miliony. Skanska w Polsce do niedawna do ewidencjonowania faktur zatrudniała 60 osób. Od czasu wdrożenia przez Krajową Izbę Rozliczeniową systemu rejestracji i elektronicznej archiwizacji dokumentów robią to 4 osoby. Teraz wszystkie dokumenty trafiają do systemu finansowo-księgowego zaraz po zeskanowaniu i od tej chwili będzie mógł z nich korzystać każdy upoważniony pracownik w kilkudziesięciu lokalizacjach firmy w całej Polsce. To są chyba wystarczające argumenty przemawiające za korzystaniem z dokumentów elektronicznych. A skoro tak, to powstaje kolejne pytanie, jaki jest ten rynek, tym bardziej, że zarządzanie dokumentami można oddać zewnętrznej firmie w outsourcing. Piotr Cholewa, prezes Archidoca ocenia go tak: – W ubiegłym roku wzrosło zainteresowania tego typu usługami i spodziewamy się, że w 2007 roku ta tendencja zostanie utrzymana. Jest to wynik przede wszystkim dobrej koniunktury w sektorach telekomunikacyjnym i bankowym, które zlecają najwięcej tego typu usług. W telekomunikacji przesądziło o tym uwolnienie pętli lokalnej, w bankowości odczuwalny jest duży wzrost spowodowany boomem na rynku nieruchomości oraz rosnącym zainteresowaniem usługami związanymi z lokowaniem oszczędności w funduszach inwestycyjnych i papierach dłużnych. A tendencje ogólnoświatowe też są optymistyczne, bo ciągle poszerzający się zakres współpracy firm i pojawiające się nowe perspektywy sprzedażowe pozwalają mi wierzyć, że popyt na usługi związane z zarządzaniem dokumentami będzie systematycznie rósł. Polscy przedsiębiorcy też coraz częściej dostrzegają konieczność usprawnienia dostępu do informacji, a model outsourcingowy pozwala na szybkie zrealizowanie tych potrzeb.
Łukasz Bieńko, dyrektor generalny firmy Embedos:
– Elektroniczny urząd popularnie nazywany e-Urzędem to w dużym skrócie, jak wiadomo, kompleksowe podejście do problemu informatyzacji urzędu oraz połączenie go z internetem. W praktyce oznacza to nie tylko ogromne ułatwienie pracy urzędników, ale przede wszystkim otwarcie się urzędów na obywateli, czyli umożliwienie im załatwienia prawie wszystkich spraw bez konieczności ich fizycznej obecności w urzędzie. Takie podejście pozwala na znaczną oszczędność czasu zarówno pracowników urzędu, jak i petentów – e-Urząd jest „otwarty" przez 24 godziny 7 dni w tygodniu.
Żeby można było mówić, że urząd jest „elektroniczny" konieczne jest spełnienie kilku warunków. Po pierwsze urząd musi posiadać odpowiednią infrastrukturę informatyczną z bezpiecznymi urządzeniami umożliwiającymi realizację usług serwerowych. Na przykład dla elektronicznego systemu obiegu dokumentów oraz sieciowych – bezpieczne połączenie urzędu z internetem. Ważne, żeby całość działała wydajnie i stabilnie oraz posiadała wsparcie techniczne na odpowiednim poziomie. Jako producent gotowych serwerów zdecydowanie polecamy zastosowanie jednego, wielofunkcyjnego urządzenia, które zapewni sprawne działanie sieci urzędu i dostęp do internetu oraz pozwoli uruchomić oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów. Dla niewielkich urzędów wystarczające byłoby rozwiązanie „ethernus e-Urząd" składające się z serwera z wbudowanym oprogramowaniem i dedykowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Całość spełnia wszystkie wymogi stawiane przed urządzeniami oferowanymi administracji publicznej. Ten gotowy serwer obsługuje się z polskojęzycznego panelu sterowania przez przeglądarkę www co znacznie obniża koszty obsługi całego rozwiązania – co warto aby wzięły pod uwagę urzędy borykające się różnymi problemami i ograniczeniami finansowymi.
Jacek Połowniak, dyrektor Centrum Kompetencyjnego Systemów Dokumentowych Softex Data:
– Wdrożyć dedykowane rozwiązanie – system workflow czy kupić dodatkowy moduł o tej funkcjonalności w posiadanym już systemie ERP? Najpierw trzeba sobie odpowiedzieć czy system ERP, którego funkcjonalność jest dopasowana do potrzeb firmy i branży w której funkcjonuje, to wszystko czego potrzebujemy do usprawnienia działalności operacyjnej? Po wdrożenia ERP następnym etapem jest usprawnienie organizacji przez przyspieszenie procesów obiegu dokumentów i informacji. Zwykle wtedy wdraża się system obiegu dokumentów i integruje go z istniejącym ERP lub kupuje dodatkowy moduł workflow w systemie ERP. Tu trzeba od razu powiedzieć, że system typu workflow między innymi usprawnia pracę i zmniejsza koszty operacyjne.
Usprawnienie nie dotyczy tylko relacji wewnątrz firmy, ale również relacji ze światem zewnętrznym, między innymi z klientami, dostawcami, partnerami logistycznymi, usługodawcami, ubezpieczycielami i urzędami administracyjnymi. Zintegrowany z ERP workflow integruje dostępne w ERP funkcjonalności i wspomaga procesy biznesowe w firmie, wymuszając odpowiednią kolejność działań oraz kontrolując poprawność wprowadzania danych i ich obieg. Umożliwia też szybki przepływ informacji i danych między użytkownikami systemu ERP eliminując jednocześnie ewentualne pomyłki i nieformalny obieg dokumentów, co pozwala na zbudowanie spójnego systemu zarządzania firmą. Typowymi przykładami takiej integracji systemu worklfow z systemami ERP jest między innymi obieg faktur, zamówienia i obieg korespondencji przychodzącej. Zaletą oddzielnego systemu obiegu dokumentów takiego jak WorkflowGen w porównaniu z modułami w samym systemie ERP jest to, że bez dodatkowych kosztów można kontrolować praktycznie wszystkie, dowolnie skomplikowane, wybrane procesy organizacyjne w firmie. Ponadto wbudowane graficzne narzędzia do opisu procesów sprawiają, że czas wdrożenia mechanizmów workflow liczony jest w dniach lub tygodniach, a nie w miesiącach, jak w przypadku systemów ERP.
Jakub Hofman, product manager eArchiwum, KIR SA:
– Krajowa Izba Rozliczeniowa już ponad 15 lat oferuje rozwiązania do elektronicznego obiegu informacji. Wdrożyliśmy nowoczesne system rozliczeniowe: ELIXIR i EuroELIXIR, które pozwoliły na szybką i bezpieczną realizację międzybankowych, bezgotówkowych transakcji płatniczych w złotówkach i w euro. I jak do tej pory z ponad 3,5 miliarda transakcji żadna nie została zakwestionowana. Byliśmy jedną z pierwszych firm w Polsce i jedną z pierwszych w Europie, która wprowadziła usługi podpisu elektronicznego. Już w 1993 r., a więc na długo przed ukazaniem się stosownych rozporządzeń prawnych, z tego rozwiązania zaczęły korzystać polskie banki. Dzisiaj z SZAFIRA korzystają zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe, kilkuosobowe firmy.
Obok podpisu elektronicznego, firma ma wiele rozwiązań dedykowanych przedsiębiorstwom oraz administracji państwowej, pozwalających usprawnić i zautomatyzować obieg informacji. Mam tutaj na myśli chociażby elektroniczną archiwizację dokumentów, która polega na przetworzeniu dokumentów papierowych na wersję elektroniczną (odczyt optyczny) oraz udostępnianiu obrazów tych informacji przez sieć internetową oraz intranet. Taki system pozwala na połączenie się ze stroną www za pośrednictwem standardowej przeglądarki internetowej i wyszukiwanie obrazów oraz dokumentów zgodnie z zadanymi kryteriami wyszukiwania.
Dla sklepów internetowych uruchomiliśmy PayByNet, bezpieczny, uznaniowy instrument płatniczy oparty o polecenie przelewu zmodyfikowane do obsługi handlu elektronicznego.
KIR, na wzór europejskich izb rozliczeniowych, wdraża też usługi EBPP – elektronicznej prezentacji rachunków i płatności, które zapewne zrewolucjonizują sposób regulowania płatności masowych, czyli opłat za telefon, gaz, energię elektryczną oraz telewizję kablową.
Marek Szczepański, dyrektor sprzedaży OKI Printing Solutions Polska:
– Możliwość zarządzania elektroniczną informacją w firmie korzystnie wpływa na efektywność prowadzenia działalności. System elektronicznego obiegu dokumentów może znacznie usprawnić funkcjonowanie firmy, jednak trend, który pojawił się w latach 80. i 90. promujący koncepcję biur bez papieru, w których wszystko będzie w obiegu elektronicznym, nie ma dziś racji bytu. Co ciekawe, rozwój biznesu i rozwiązań IT doprowadził do wzrostu liczby drukowanych dokumentów. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim w Berkeley wykazały, że między 1999 a 2002 rokiem liczba materiałów drukowanych na świecie zwiększyła się aż o 36 proc. i nieustannie rośnie. Nie oznacza to jednak, że wzrost zainteresowania systemami elektronicznego obiegu dokumentów pozostaje w opozycji do rozwoju rynku drukarek. Wręcz przeciwnie, urządzenia wielofunkcyjne mogą stać się przydatnym elementem systemu obiegu dokumentów.
Zastosowanie technologii opartej na systemie CIFS (Common Internet File System), pozwala na przykład aby dokumenty skanowane na urządzeniach OKI były zapisywane w formacie *. pdf w udostępnionym użytkownikom folderze sieciowym. Jest to rozwiązanie o wiele wygodniejsze i szybsze niż skanowanie na serwer ftp lub e-maila. Uważam, że nadal niewystarczająco wykorzystuje się urządzenia wielofunkcyjne z funkcja OCR, które mogącą znacznie wesprzeć pracę z systemem elektronicznego obiegu dokumentów. W przeciwieństwie do starszych wersji tego oprogramowania, aktualne aplikacje OCR dołączane do urządzeń wielofunkcyjnych są łatwe w obsłudze i bardzo dobrze rozpoznają litery, w tym również polskie znaki. Stale rozwijamy swoją technologię, nie tylko pod kątem rozwiązań drukujących, ale również w celu zwiększenia funkcjonalności naszych urządzeń, które znajdują zastosowanie w firmach i instytucjach wykorzystujących nawet najbardziej zaawansowane systemy elektronicznego obiegu dokumentów.