23.07.2007

Wśród ankietowanych pracowników 40 proc. przyznaje się do gubienia dokumentów, a na poszukiwanie w biurze potrzebnych rzeczy czy informacji przeznaczamy 150 godzin rocznie – wynika z badania "Work Habits of the New Millennium" firmy Esselte, pochodzącej ze Szwecji. Gdy pomnożymy te 150 godzin przez liczbę osób w firmie, okaże się, że co roku tracimy miliony złotych na nieefektywną organizację pracy.

– Na szczęście, zmarnowany czas można odzyskać – przekonuje Beata Uytenbogaardt z Institute for Business Technology, która już od dziesięciu lat uczy menedżerów, jak efektywniej zarządzać swoim miejscem pracy.

A nie jest to wcale skomplikowane. Cała tajemnica sprowadza się do sześciu bardzo prostych zasad, które stosowane regularnie – pozwolą sprawniej poruszać się w biurowej dżungli.

Pierwsza i najważniejsza z nich: nie odkładaj niczego na później. – Dostawszy dokument czy po otwarciu maila, odpisz od razu albo określ termin, w którym wykonasz zadanie – sprowadza rzecz do konkretów Beata Uytenbogaardt i podkreśla, by w danym momencie skupiać się wylącznie na jednej czynności.

Po drugie: na bieżąco sporządzaj notatki ze spotkań czy rozmów telefonicznych, co pozwoli zaoszczędzić kilka godzin na ustalaniu, "o czym rozmawiałem z Iksińskim kilka dni temu".

Punkt trzeci: rozpoczynaj pracę od spraw skomplikowanych i niemiłych. Zatem najpierw trudne rozmowy z kontrahentem, a dopiero na koniec dnia rzeczy mniejszego kalibru.

Czwarta zasada służy poprawie koncentracji i jest banalna – zaleca zapisywanie tego, co zamierzamy zrobić później. Chodzi po prostu o to, aby nie obciążać niepotrzebnie pamięci tym, o czym mogą nam przypominać notatki w kalendarzu albo palmtopie. Beata Uytenbogaardt podkreśla: albo w jednym, albo w drugim. Brak konsekwencji da bowiem przeciwny skutek – zerkając do notesu zapomnimy o informacjach z laptopa. I na odwrót.

Zasada piąta zaleca ograniczenie zakłóceń, na które możemy oddziaływać. Chętnie zrzucamy opóźnienia w pracy na stale dzwoniące telefony czy przeszkadzających kolegów, a przecież nikt nam nie broni wyciągnąć na jakiś czas wtyczkę z gniazdka telefonicznego. – Warto również zastanowić się, czy to nie my sami jesteśmy źródłem zakłóceń – radzi Beata Uytenbogaardt. Ostatecznie, nie raz i nie dwa wysyłamy tego samego maila ponownie, ponieważ zapomnieliśmy dodać załączniki. Takich obszarów, w których mamy bezpośredni wpływ na naszą efektywność, jest wiele.

Po szóste: archiwizowanie. Wszystko, co jest do zrobienia, musi być w zasięgu ręki; to co już zostało załatwione powinno zostać zarchiwizowane.

W małej firmie wystarczy do tego konsekwencja, w dużej – mogą się przydać bardziej zaawansowane systemy cyfrowego przechowywania danych. – Zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi wyklucza konieczność ich każdorazowego skanowania, kopiowania czy faksowania, co daje wyższy komfort pracy oraz oszczędność wydatków ponoszonych na materiały, na przykład papier – przekonuje Marek Bronder, dyrektor ds. sprzedaży i rozwoju w ArchiDoc.

Tyle teoria. W praktyce bowiem, pomimo internetowej rewolucji, zużycie papieru w biurach nadal rośnie. Na dodatek – według danych Esselte – aż o jedną piątą w skali roku. Jednocześnie 80 – 90 proc. informacji przechowuje się wciąż w postaci dokumentów papierowych. Sukces w biznesie odniesie tylko ten, kto skuteczniej i szybciej będzie potrafił pływać w tym morzu papieru. Na szczęście, nauka pływania nie musi być trudna.

Krzysztof Garski