06.10.2009

Biura i urzędy bazują na dokumentach papierowych. Obowiązujący w Polsce kult papieru potrwa jeszcze przez wiele lat, choć na rynku są już rozwiązania sprzętowo-programowe, które pozwalają na niemal całkowite zrezygnowanie z tradycyjnych formularzy.
Biorąc pod uwagę rozwój oprogramowania, większość firm zapóźniona jest mniej więcej o 15 lat. Powszechnie stosowany w przedsiębiorstwach Microsoft Outlook ciągle służy do tego samego, do czego wykorzystywany był jego poprzednik Schedule+ i aplikacja Maił: do zarządzania terminarzem i wysyłania e-maili. Outlook połączony z Microsoft Exchange’em daje użytkownikom możliwość błyskawicznego sprawdzenia dostępności innych współpracowników, rozmowę głosową i wideo, a nawet przeprowadzenie wideokonferencji z opcją wymiany powerpointowymi prezentacjami i wspólnym rysowaniem na tablicy. Brzmi fantastycznie, ale przyzwyczailiśmy się, że dokument to namacalny plik, który można jednoznacznie odwzorować na papierze. E-mail – czyli Outlook – to tylko medium, transport, który służy do dostarczenia tegoż pliku. Dobrze? Niezupełnie. W ten sposób oszczędzamy na czasie i nie musimy się uczyć nowych rozwiązań, ale marnujemy sporo czasu na ciągłe wyważanie kolejnych drzwi.

Sytuacja idealna

W sytuacji idealnej wszyscy pracownicy biurowi powinni nastawić się na zakaz drukowania. Każdy dokument powinien przychodzić bezpiecznym kanałem transmisji (e-mail z podpisem cyfrowym), wypadałoby też, żeby był przechowywany w bazie danych – oczywiście z przechowywaną w odpowiednim miejscu kopią zapasową. Dodatkowo pracownicy powinni dysponować elektroniczną kartą-kluczem, która gwarantuje, że są tymi, za kogo się podają. Karta i hasło pozwalałyby na jednoznaczne przypisanie uprawnień użytkownikom. Papierowe formularze powinny stopniowo być skanowane i zastępowane wersją elektroniczną. Mniej więcej tak wyglądały wizje HP w latach dziewięćdziesiątych. Jednak z czasem, gdy firma zaczęła zarabiać olbrzymie pieniądze na drukarkach, stopniowo wycofała się z futurologicznych deklaracji. Dziś na stronie korporacji można spotkać informacje zgoła odmienne.

Czego nam brakuje

Do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i rezygnacji z wizji biura przysypanego papierami jeszcze nam bardzo daleko. Niektórzy specjaliści szacują, że konieczna jest zmiana pokoleniowa – czyli kolejne 20-25 lat – a przede wszystkim cyfryzacja zasobów, które aktualnie przechowywane są w postaci papierowej. A zatem rządy muszą zrezygnować z okienek na rzecz wirtualnego konsultanta i formularza przesyłanego z użyciem protokołu SSL. Obecnie największym problemem są nie rozwiązania technologiczne, a brak odpowiednio wyszkolonych osób.

Infrastruktura

Elektroniczny obieg dokumentów w dzisiejszym wydaniu nie oznacza całkowitej rezygnacji z papieru. To raczej stopniowa cyfryzacja druków połączona z wyposażaniem pracowników w komputery lub palmofony i abonament stałego dostępu do Internetu (dotyczy pracowników terenowych). Proces ten potrwa wiele lat, ponieważ zbudowanie właściwej infrastruktury zwykle wiąże się z koniecznością spełnienia specyficznych wymogów (np. prawa unijnego) lub wprowadzenia nowych funkcji (aby proces miał uzasadnienie ekonomiczne). Przy obecnym stanie wyposażenia firm w komputery nawet najmniejsze przedsiębiorstwa są gotowe do przejścia na system elektronicznego obiegu dokumentów lub wręcz do zastosowania mechanizmów zarządzania przebiegiem pracy (workflowem), których istotną składową jest obieg dokumentów. Cyfryzacja może dotyczyć właściwie wszystkiego: od faktur, przez umowy, aż do klasycznej korespondencji. Jako że potrzeby każdego przedsiębiorstwa są inne, rzadko pojawia się możliwość zastosowania systemu, który wdrożyła sąsiednia firma. Na polskim rynku funkcjonuje spora liczba systemów workflowu, z których każdy opiera się na innym rozwiązaniu sprzętowym i programowym. Wśród nich wymienić można Logito, DocFIow, PlusWorkflow, ArchiDoc, e-BS Workflow, Microsoft Office Share-Point Server 2007.

Wymagania systemów elektronicznego obiegu dokumentów są zbliżone: konieczny jest serwer i sieć połączonych z nim stacji roboczych. Stacje robocze najczęściej muszą być wyposażone w przeglądarkę internetową i środowisko Java lub .NET, powinny też pozwalać na stosowanie podpisu elektronicznego, czyli znajdujący się w nich system operacyjny powinien zagwarantować obsługę kart kryptograficznych. Serwer musi być wyposażony w serwer WWW (Apache, IIS) i bazę danych (PosgreSQL, MS SQL), ewentualnie inne moduły przydatne w przedsiębiorstwie.

Początek i koniec drogi

Sama infrastruktura komputerowa to nie wszystko. Nawet najprostsze rozwiązanie wymaga skanera i drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego. W kilkuosobowej firmie wystarczy stacja robocza z podłączonym skanerem i zainstalowanym programem AABBY FineReader 9.0 Professional (lider rynku OCR), który już od kilku wersji niemal bezbłędnie rozpoznaje nawet słabej jakości wydruki, tabele, formularze, miejsca na podpis, rysunki, pieczątki itp. Aplikacja potrafi też wczytywać rozliczenia do arkuszy kalkulacyjnych, choć w tym wypadku konieczne jest skrupulatne sprawdzenie wszystkich wartości. W dużej korporacji konieczne są urządzenia wielofunkcyjne z automatycznymi podajnikami korespondencji lub dokumentów, przydadzą się też aplikacje OCR.

Mateusz Buc