07.04.2008

Na rynku aplikacji do zarządzania dokumentami dominują rozwiązania klasy DMS oraz BPM. Systemy DMS to rozwiązania prostsze, koncentrujące się na zorganizowaniu obsługi samych dokumentów, począwszy od momentu zarejestrowania po ich obieg w firmie, archiwizację i udostępnianie. Rozwiązania klasy BPM pełnią szerszą rolę. Pozwalają zarządzać całymi procesami biznesowymi, m.in. takimi, w ramach których przetwarzane są bardzo duże ilości dokumentów.

Dzisiaj, ze wzrostem znaczenia zarządzania przez pryzmat procesów biznesowych, systemy DMS są coraz częściej zastępowane przez BPM. Obsługa dokumentów w firmie nie jest już traktowana tylko jako czynność administracyjna, ale także element całych procesów realizowanych przez firmę, również tych kluczowych. Dzięki jej usprawnieniu przedsiębiorstwo może zwiększyć efektywność funkcjonowania, m.in. poprzez redukcję kosztów operacyjnych czy skrócenie czasu obsługi klientów.

Firmy zainteresowane usprawnieniem obsługi swojej dokumentacji mogą samodzielnie wdrożyć przeznaczony do tego system. Takie podejście wiąże się jednak z koniecznością dokonania dużych nakładów finansowych zarówno na samą infrastrukturę, jak i pracowników do jej obsługi. Nie należy tu także zapominać o odpowiednim zorganizowaniu całego procesu tak, żeby możliwe stało się osiągnięcie założonych celów biznesowych. Alternatywą pozostaje skorzystanie z usług firmy outsourcingowej specjalizującej się obsłudze procesów back-office.

W sektorze przemysłowym outsourcing zarządzania dokumentami znajduje zastosowanie przede wszystkim w firmach z sektora utilities, czyli wśród dostawców prądu, gazu oraz wody. Duża liczba klientów obsługiwanych przez te podmioty generuje ogromne ilości dokumentacji, np. faktury za dostawę mediów, umowy, rozliczenia czy reklamacje. Dostępna na rynku oferta firm zewnętrznych pozwala na wdrożenie usług usprawniających zarówno poszczególne etapy obsługi dokumentów, np. korespondencji przychodzącej od klientów czy rejestracji danych z nowych umów w systemach informatycznych, jak i zastosowanie kompleksowych rozwiązań. Ten drugi wariant umożliwia wyeliminowanie wszystkich problemów związanych z obsługą dużych ilości dokumentów. W rezultacie firma korzystająca z takiego rozwiązania pracuje w oparciu o kompletne dokumenty w wersji elektronicznej, które automatycznie trafiają do odpowiednich osób, zadań i procesów. Skutkuje to znacznym skróceniem czasu obsługi klientów, zapewnia kontrolę terminowości poszczególnych spraw i eliminowanie błędów popełnianych przez pracowników.

Liberalizacja rynku energetycznego z pewnością przyczyni się do większej niż dotychczas rotacji klientów wśród dostawców takich usług. To z kolei pociągnie za sobą wzrost ilości niezbędnej do przetworzenia dokumentacji, szczególnie nowych umów czy rezygnacji dotychczasowych klientów. Silniejsze natężenie konkurencji oraz konieczność zwiększania efektywności operacyjnej z pewnością wpłyną na popularyzację outsourcingu zarządzania dokumentami wśród polskich przedsiębiorstw z sektora przemysłowego. Tego typu rozwiązania są od dłuższego czasu stosowane na rynkach zachodnich, gdzie firmom zewnętrznym powierzane są całe procesy biznesowe.

Usługi zarządzania dokumentami w sektorze przemysłowym w Polsce są jeszcze stosunkowo mało popularne, ale w miarę dojrzewania rynku należy spodziewać się wzrostu zainteresowania tego typu ofertą.

Andrzej Marcol
dyrektor Działu Rozwoju Technologii ArchiDoc