13.04.2023

15 osób, blisko pół setki procedur oraz prawie 1000 listów i przesyłek dziennie – oto Centralna Kancelaria w Chorzowie.

– Od nas wszystko się zaczyna. Jesteśmy pierwszym ogniwem zaawansowanych procesów, dzięki którym banki, towarzystwa ubezpieczeniowe i firmy telekomunikacyjne czy energetyczne mogą obsługiwać sprawy swoich klientów. W tym prawidłowo rozliczać pensje swoim pracownikom lub bronić się w sądach – opowiada Ewelina Zakaszewska, kierowniczka projektu ArchiDoc, która stoi na czele Centralnej Kancelarii Dokumentów ArchiDoc w Chorzowie od 2017 r.

Pierwsze ogniwo cyfrowych dokumentów i zaawansowanych procesów

Do Cyfrowej Kancelarii ArchiDoc, zwanej też Centralnym Działem Kancelarii (CDK), trafiają przesyłki dotyczące większości projektów realizowanych w Centrum Operacyjnym w Chorzowie: dla banków, towarzystw ubezpieczeniowych, firm telekomunikacyjnych czy firm energetycznych. Na ich podstawie ArchiDoc uruchamia odpowiednie działania: archiwizuje umowy, wysyła aneksy, przyjmuje zwroty, prowadzi korespondencję z klientami papierową i elektroniczną, weryfikuje otrzymane od nich informacje, uzupełnia o nie bazy danych firm przez siebie obsługiwanych, nalicza należności, które automatycznie trafiają do systemów księgowych firm, przygotowuje opinie dotyczące kredytów i tym podobne.

Z roku na rok ta machina staje się coraz bardziej cyfrowa. Żeby jednak  wprawić ją w ruch, najpierw trzeba przyjąć dokumenty. I to główne zadanie Centralnej Kancelarii: już po godzinie 6 przyjeżdżają pierwsi kurierzy i listonosze. A potem jest ich tylko więcej, więcej i więcej. Niekiedy wręcz stoją w kolejce, żeby przekazać przesyłki.

Rola Centralnej Kancelarii wykracza poza odbiór listów. Pracownicy CDK przyjmują korespondencję, potwierdzają jej otrzymanie, rozpakowują ją, opisują zawartość (kategoryzują dokumenty), naklejają barkody (specjalne kody kreskowe, dzięki którym systemy komputerowe rozpoznają poszczególne dokumenty) i kierują do skanowania. Łącznie to blisko 30 procesów dokładnie definiujących kolejność wykonywanych czynności – osobno dla każdego klienta ArchiDoc. To prawdziwa „zapora ogniowa” dla dokumentów papierowych. Dzięki niej w kolejnych krokach stają się one danymi elektronicznymi napędzającymi transformację cyfrową największych polskich przedsiębiorstw. Ważne jest przy tym, że

oryginały są bezpieczne oraz dostępne w każdej chwili, gdy tylko zajdzie potrzeba.

Hybrydy coraz popularniejsze

ArchiDoc prowadzi swoje cyfrowe kancelarie w trzech modelach: bezpośrednio w biurach swoich klientów, we własnych centrach operacyjnych (tak jak w opisanym wyżej modelu CDK) oraz w coraz popularniejszym modelu hybrydowym.

Znakomita większość firm zaczyna współpracę od przekazania spółce ArchiDoc obsługi kancelarii zlokalizowanej we własnych biurach. Główny cel to elektronizacja funkcji ważnej dla całej organizacji poprzez wprowadzenie najnowszych rozwiązań rynkowych. Za tym idzie obniżenie kosztów i ich usprawnienie. Dziś ArchiDoc zarządza ponad 50 takimi lokalizacjami w całej Polsce.

Z czasem, uzyskanie kolejnych korzyści w drodze cyfrowej transformacji wymaga przeniesienia części procesów do centrów operacyjnych ArchiDoc i znajdujących się tam Centralnych Kancelarii. Funkcje bezpośrednio związane ze wsparciem pracowników zatrudnionych w biurach są nadal realizowane lokalnie. Powstaje hybryda, która łączy zalety obu modeli: centralnego i lokalnego.

Zespół wyjątkowy

W Centralnej Kancelarii w Chorzowie pracuje 15 osób. To zgrany, pracujący ze sobą od wielu lat zespół. Koordynuje swoje działania z innymi Centralnymi Kancelariami w ramach ArchiDoc zlokalizowanymi w innych miastach. Dodatkowo, w przypadku nagłych zleceń, korzysta ze wsparcia innych pracowników zatrudnionych w Chorzowie. Dokumenty muszą być przeprocesowane na czas. Na dane czekają setki członków zespołu ArchiDoc i tysiące osób po stronie klientów.

– W naszym zespole niektórzy pracują kilka lat, inni ­– nawet 18. Jesteśmy bardzo zgrani. A to ważne, bo musimy sobie pomagać. W naszej pracy istnieje element niepewności: nie wiemy, ile przesyłek trafi do nas każdego poranka, a przecież wszystkie musimy przeprocesować zgodnie z parametrami. Dlatego elastyczność jest dla nas tak istotna – tłumaczy Ewelina Zakaszewska.

Faktycznie, w Centralnej Kancelarii czuć ducha pracy zespołowej, który daleko wykracza poza samą pracę. Pracownicy CDK z dużym zaangażowaniem obchodzą różne święta. Boże Narodzenie, Halloween czy Dzień Świętego Patryka – po tym, jak zmienia się wystrój pomieszczeń Centralnej Kancelarii i stroje jej pracowników można bez trudu się zorientować, jaka uroczystość jest w kalendarzu.

– To nasz sposób na stres, bo czasami faktycznie u nas dużo się dzieje. Ale na koniec dnia potrafimy z uśmiechem pójść do domu ­– mówi Ewelina.

I choć ich dzień pracy, większości zespołu kończy się około 14 (przeważnie pracownicy zaczynają o 6 rano), to procesy zainicjowane w Centralnej Kancelarii są realizowane niekiedy jeszcze długie godziny, w zależności od ich stopnia skomplikowania i kroków, z których się składają. Nierzadko są obsługiwane przez roboty, które pracują bez przerwy.

No, bez przerwy aż do kolejnego poranka, kiedy Centralna Kancelaria zasili je nowymi dokumentami, danymi i zadaniami.

Photo by Wesley Tingey on Unsplash