23.10.2009

Projekty outsourcingowe mają bardzo specyficzną cechę – wymagają ścisłej współpracy pomiędzy organizacjami, które niekoniecznie mają te same kierunki działań i cele. 

Organizacja klienta zwykle chce, aby praca została wykonana na najwyższym możliwym poziomie, po najniższej możliwej cenie. Dostawca z kolei chce maksymalizować przychody z projektu. Takie różnice celów, jeśli nie zarządza się nimi odpowiednio już w fazie zawierania kontraktu i negocjowania umowy, mogą mieć negatywny wpływ na relacje biznesowe pomiędzy partnerami porozumienia.

Szybki efekt

Bardzo ważne jest odpowiednio przygotowane zapytanie ofertowe, jasna ocena i selekcja podwykonawców. Precyzyjne określenie celu projektu outsourcingowego oraz szczegółowy plan jego wdrożenia minimalizują ryzyko popełnienia błędów i niepowodzenia przedsięwzięcia. W dobie spowolnienia gospodarczego i intensywnego poszukiwania oszczędności organizacje stawiają przede wszystkim na redukcję kosztów, mniejszą wagę przykładając do jakości procesów oraz bezpieczeństwa inwestycji. Próba osiągnięcia "szybkiego efektu" często daje odwrotny skutek tj. całkowity koszt projektu jest wyższy od założonych kosztów.

Deklarowana jakość usług

Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu projektów outsourcingowych to brak zaangażowania ze strony menedżerów, zbyt mała wiedza o metodologiach outsourcingu, nieodpowiednie rozpoznawanie ryzyk biznesowych związanych z podpisaniem danego kontraktu czy nadmierny pośpiech we wdrażaniu outsourcingu. Klienci często żądają, aby dostawca zapewnił deklarowaną jakość usług już od samego początku kooperacji.

Obiektywnie obniżyć koszty

Tymczasem znaczna część realizowanych przez ArchiDoc projektów w I fazie obejmowała jedynie pojedyncze procesy skoncentrowane na osiągnięciu maksimum korzyści przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka. Niejednokrotnie zaczynaliśmy od przejęcia aktualnych procedur klienta, w pierwszym okresie świadczenia usługi „uczyliśmy się" organizacji tak, aby proponowane przez nas zmiany nie tylko spełniały potrzeby firmy, ale uwzględniały kulturę organizacyjną i poziom gotowości do zmian. Podejście ewolucyjne do projektów pozwala zbudować odpowiedni poziom zaufania i kooperacji co prowadzi do stałego rozwoju współpracy, który z czasem pozwoli zleceniobiorcy skracać procedury, podnosić jakość i obniżać koszty w oparciu o obiektywne miary przyjęte zarówno przez klienta, jak i dostawcę.

Długa współpraca

Powodzenie projektu outsourcingowego w dużej mierze zależy również od zaangażowania poszczególnych działów organizacji. Aby takie wsparcie było możliwe, personel musi rozumieć strategię i cele współpracy z podwykonawcą. Firmy, które już utrzymują relacje outsourcingowe, powinny na każdym etapie obiektywnie oceniać ich jakość, wskazywać istniejące i potencjalne problemy, a potem szybko podejmować działania korygujące przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka. W wielu firmach zapomina się, że zlecanie pracy na zewnątrz jest złożoną strategią biznesową. Outsourcing to długoterminowy proces współpracy, a nie jednorazowe zlecenie. Dlatego kluczowym elementem wyboru jest rzetelna weryfikacja dostawcy pod kątem jakości świadczonych usług czy zdolności do właściwej realizacji kontraktu jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Istotnym czynnikiem przy wyborze dostawcy jest wewnętrzny ład organizacji i dostosowanie do powszechnie uznanych norm i standardów. Certyfikaty Jakości i Bezpieczeństwa to obecnie standardowy wymóg wobec dostawcy, jako dowód uporządkowania i standaryzacji procedur działania

Dominik Łabiński
Dyrektor ds. Sprzedaży ArchiDoc Sp. z o.o.