26.03.2014

Gazeta Wyborcza. Nowe technologie dla biznesu, Dokumenty liczone w kilometrach

Jak poradzić sobie z rosnącą stertą dokumentów w firmie? Żaden nie może się zgubić lub zniszczyć. Każdy może kiedyś być bardzo ważny. Powierzenie zarządzania dokumentami wyspecjalizowanej firmie to pozbycie się kłopotu i szansa na oszczędności.

Jak poradzić sobie z rosnącą stertą dokumentów w firmie? Żaden nie może się zgubić lub zniszczyć. Każdy może kiedyś być bardzo ważny. Powierzenie zarządzania dokumentami wyspecjalizowanej firmie to pozbycie się kłopotu i szansa na oszczędności.

Specjaliści od zarządzania dokumentami

Jednym ze sposobów na poradzenie sobie z tym problemem jest powierzenie go wyspecjalizowanej firmie. Outsourcing zarządzania dokumentami staje się coraz bardziej popularny. Według najnowszego (styczeń 2014) raportu analityków z Research and Markets pt. „Global Document Outsourcing Market 2013-2018", w ciągu pięciu lat globalny rynek outsourcingu zarządzania dokumentami urośnie o 30 proc., czyli średnio 5,25 proc. rocznie. Z kolei w Polsce sektor ten zwiększa swoją wartość o kilkadziesiąt procent rocznie. Rok 2014 ma zakończyć się 20-procentowym wzrostem. Według badań międzynarodowej grupy badawczej Ipsos z outsourcingu tego obszaru korzysta już 25 proc. firm.

– Główną siłą napędową są centra usług wspólnych świadczące usługi dla międzynarodowych koncernów. W tyle nie pozostają jednak także polscy gracze szukający klientów wśród największych, krajowych przedsiębiorstw. Rok 2014 będzie kolejnym okresem wzrostu branży – uważa Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc GrupyOEX.

Firmy potrzebują czasu, aby przekonać się do outsourcingu. W telekomunikacji, bankowości i ubezpieczeniach, gdzie od lat wykorzystywany jest taki model biznesowy, widać największą otwartość na zmiany. Tam firmy są również najbardziej skłonne do wdrażania innowacyjnych rozwiązań. Sposobem na złagodzenie szoku związanego z przekazaniem własnych dokumentów obcej firmie jest tzw. outsourcing w siedzibie klienta. 54 proc. firm odczuwa potrzebę stałej kontroli procesów, jakie odbywają się w organizacji. Rozpoczęcie przygody z outsourcingiem wewnątrz własnej firmy pozwala w łagodny sposób oswoić się z tym rozwiązaniem. Po pozytywnych doświadczeniach klienci często decydują się przenieść projekt do siedziby dostawcy usługi, co pozwala jeszcze bardziej zredukować koszty.

Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów wprowadziły procedury bezpieczeństwa i można powiedzieć, że u nich papiery są bezpieczniejsze niż u właścicieli. Przedsiębiorcy często gubią dokumenty. Dotyczy to szczególnie tych, z rozproszoną strukturą, gdzie korespondencja krąży między oddziałami. Wyspecjalizowani podwykonawcy nie mogą sobie na to pozwolić. Każdy dokument, segregator i karton ma kod kreskowy. Jest skanowany i system informatyczny wie, gdzie leży. Dzięki temu w każdej chwili można do niego dotrzeć. Znalezienie i udostępnienie klientowi każdego dokumentu firmy obiecują w ciągu dwóch godzin.

– W roku 2013 branża usług zarządzania dokumentacją i obsługi back-office kontynuowała utrzymujący się od kilku lat wzrost. Nasz rynek wciąż jednak j est na początku drogi. Dynamika wzrostu nowego biznesu i tempo rozwoju współpracy z dotychczasowymi klientami bardzo optymistycznie nastrajają nas na przyszłość. Wiele wskazuje na to, że kolejne 12 miesięcy upłynie pod znakiem nawet 20-proc. wzrostu rynku – uważa prezes Rochalski.

Kartka w pliku

Odpowiedzią na rosnące magazyny z papierami jest ich digitalizacja. Tym też zajmują się wyspecjalizowane firmy. Obok tradycyjnych wersji dokumentów tworzy się cyfrowe kopie. Papiery leżą w magazynach, a po firmie krążą zamiast nich pliki. Pracy wcale nie jest dużo więcej. Przecież każdą kopertę i tak ktoś musi otworzyć i zdecydować, co z nią dalej zrobić. Więc czemu od razu jej nie zeskanować i udostępniać klientowi w wersji elektronicznej? Firmy zarządzające dokumentami oferują klientom serwisy online. Działa to jak konto w banku internetowym. Wystarczy się załogować i na ekranie komputera można zobaczyć umowę, fakturę czy teczkę osobową pracownika.

Michał Frąk

Udostępnij