28.03.2011

System do obiegu dokumentów i pracy grupowej jest ważnym elementem w działalności firmy. Razem z systemami druku i archiwizacji tworzy spójne środowisko pracy. W sytuacji, gdy dane mnożą się lawinowo, ich uporządkowanie ma ogromne znaczenie. Bez tego coraz trudniej efektywnie pracować, co potwierdzają przeprowadzone badania. Z badania „Work Habits of the New Millenium" wykonanego przez firmę Esselte wynika, że 40 proc. pracowników przyznaje się do gubienia dokumentów. Problemem jest jednak nie tylko gubienie dokumentów, ale także odnalezienie tych, które są niezbędne do pracy. Badanie IDC „The Hidden Costs of Information Work" wykazało, że statystyczny pracownik merytoryczny poświęca średnio dziewięć godzin tygodniowo na poszukiwanie informacji niezbędnej do wykonania swoich zadań. l niestety, około trzy i pół godziny z tego czasu są stracone, gdyż informacji nie udaje się odnaleźć. Rozwiązaniem takich problemów jest wdrożenie systemu obiegu dokumentów.
 
System taki w firmie ma dwa podstawowe zadania. Pierwszym jest porządkowanie dokumentów i zabezpieczenie przed utratą (archiwizacja), drugim – kontrola i zarządzanie ich przepływem (workflow). Obieg dokumentów gwarantuje, że są one odpowiednio opisane i skategoryzowane, co umożliwia sprawne wyszukiwanie niezbędnych danych. Dokumenty mogą być dodatkowo opatrzone prawami dostępu, aby nie dostawały się w niepowołane ręce. Cyfrowe dokumenty mogą być przesyłane pocztą elektroniczną, jak również w każdej chwili wydrukowane. Przedsiębiorstwo oszczędza dzięki temu na kopiowaniu potrzebnych dokumentów oraz na kosztach operacyjnych, takich jak np. przesyłanie dokumentów do innych lokalizacji firmy. Odpowiednie oprogramowanie pozwoli także na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów poprzez funkcję usuwania z zatwierdzeniem czy zarządzanie zachowywaniem – mówi Teresa Olszewska, prezes Zarządu GAVDI Polska.

Ponieważ pracownicy potrzebują jednak czasem także drukować dokumenty, urządzenia drukujące powinny być zintegrowane z rozwiązaniami workflow.
Pozwala to na autoryzację dostępu do funkcji wydruków w powiązaniu z rolą użytkownika w procesie, określanie urządzenia drukującego na podstawie opisu stanowiska uczestnika procesu, zdefiniowanie procesu jako adresata systemu wydruków, dzięki czemu plik z obrazem wydru­ku będzie kierowany bezpośrednio na sta­nowisko zainteresowanego użytkownika – mówi Mariusz Zogała, GTS konsultant IBM Polska. Rozwój systemów obiegu dokumentów i potrzeba jego integracji ze sprzętem druku­jącym powoduje, że nowe urządzenia wielo­funkcyjne dla firm kupowane są coraz częściej z oprzyrządowaniem i oprogramowa­niem do archiwizacji oraz skanerami i softwarem do OCR i indeksowania.

Skąd ten system

Zarządzanie obiegiem dokumentów jest obecne zarówno w systemach do wspoma­gania zarządzania, jak i zwykłych pakietach biurowych. Nie jest natomiast możliwe usta­lenie zdecydowanego lidera pod względem wartości sprzedaży systemów do zarządza­nia obiegiem dokumentów. Wynika to z rozproszenia tego rynku między wielkich producentów, tworzących zarówno całe roz­wiązania, jak i aplikacje-moduły do budowy takich rozwiązań, integratorów, którzy korzy­stają z tych modułów, aby zbudować roz­wiązania dla poszczególnych firm oraz firmy lokalne budujące własne systemy. Dodat­kowo, obieg dokumentów jest też, jako funkcja, wbudowany w systemy do wspo­magania zarządzania firmą. Takie rozwią­zanie zarządzania jest częścią składową praktycznie każdego systemu ERP. Pod względem wielkości oferty, liderem na rynku systemów do zarządzania obie­giem dokumentów dla firm dużych i śred­nich wydaje się być IBM. Są one głównie oparte na Lotus Notes/Domino. Ten sys­tem, stworzony do obsługi komunikacji we­wnętrznej i wymiany informacji dla firm o dużej ilości oddziałów, na tyle obrósł w dodatkowe funkcje, iż sam zaczął pełnić rolę uniwersalnego rozwiązania do zarzą­dzania informacją i dokumentami. Z kolei dużym krajowym producentem systemów do zarządzania dokumentami jest Grupa Logotec czy też ArchiDoc. Funkcjonalności obiegu dokumentów ma także bezpłatny SharePoint Services firmy Microsoft, wiele firm go używa, gdyż współpracuje on ze standardowymi typami plików wykorzysty­wanymi przy pracy z pakietem MS Office.

Dokument w biegu

Elektroniczny obieg dokumentów umożli­wia przekazywanie dokumentów między użytkownikami systemu z zachowaniem zdefiniowanych przez administratora ście­żek przepływu, co powoduje, że dostęp do dokumentów, jaki mają użytkownicy, jest hierarchiczny – każdy może wykonać tylko taką pracę, jaka wynika z jego uprawnień służbowych. System obiegu dokumentów może być używany poprzez protokółGPRS (palmtopy lub laptopy z podpiętymi kartami GSM lub telefonami komórkowymi obsłu­gującymi protokółGPRS). To dobre udo­godnienie dla firm, które mają wielu pra­cowników terenowych. Workflow pozwala też na znaczne oszczędności na druku i pa­pierze. W wielu firmach niepotrzebnie krążą papierowe dokumenty drukowane w du­żych ilościach. Tymczasem już samo zasto­sowanie elektronicznej książki koresponden­cji znacznie skraca tę wędrówkę. Właśnie elektroniczna książka korespondencji oraz systemy do zarządzania fakturami są naj­częściej wdrażanymi przez polskie przedsię­biorstwa elementami elektronicznego obie­gu dokumentów.

Barbara Mejssner

www.itreseller.pl