26.07.2010

Dobrze zorganizowana kancelaria pozwala na optymalizację obiegu informacji wewnątrz organizacji: przyśpieszenie obsługi korespondencji, redukcję kosztów administracyjnych oraz skuteczniejszy monitoring dokumentacji. Pozytywnie wpływa to na efektywność działania całej firmy i jej wizerunek na rynku.

Według badań pracownicy około 40 proc. czasu spędzanego w firmie poświęcają na poszukiwanie informacji. Każdy dokument jest kopiowany średnio 19 razy, a blisko 5 proc. dokumentacji jest gubionej. Te dane obrazują jak duże koszty, nie tylko finansowe, generują nieefektywnie zorganizowane procesy back-office.Dzisiaj firmy są coraz bardziej świadome konieczności usprawniania poszczególnych obszarów działalności, dzięki czemu stają się coraz bardziej otwarte na wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań. Jest to tym łatwiejsze, że obecnie przedsiębiorstwa nie muszą inwestować w zakup własnych urządzeń czy oprogramowania, natomiast mogą powierzyć obsługę danego procesu partnerowi zewnętrznemu, który w ramach usługi dostarczy nie tylko pełną infrastrukturę potrzebną do jego realizacji, ale również specjalistyczne know-how i zasoby osobowe. Outsourcing kancelarii jest rozwiązaniem rekomendowanym dla każdej organizacji przetwarzającej duże ilości korespondencji. Może być realizowany w dwóch modelach – w centrum operacyjnym firmy zewnętrznej lub w siedzibie zlece­niodawcy. Wdrożenie tej usługi pozwala na optymalizację pro­cesu obiegu dokumentów oraz redukcję kosztów sięgającą na­wet 20 proc. 

Krok pierwszy: centralizacja i standaryzacja 

Usługa bazuje na stworzeniu centralnej, wspólnej dla wszystkich jednostek kancelaryjnych w firmie platformy systemowej. Do opisania każdego rodzaju przesyłek (zwykła/polecona/kurier) zostaje przyjęty ujednolicony rejestr wymaganych danych, a każda z nich jest oznaczana kodem kreskowym. Aplikacja pozwala na szczegółowe monitorowanie ilości korespondencji np. w rozbiciu na lokalizacje czy jej rodzaje. 

Krok drugi: skrupulatna rejestracja 

Rejestracja obejmuje wiele rodzajów dokumentów, od papierowych przez pliki poczty elektronicznej i faksy aż po nagrania głosowe. Są one weryfikowane np. pod kątem zawartości wszystkich niezbędnych danych w umowach (podpisy, daty, itp.) lub kompletności dokumentów (wszystkie załączniki do umowy, wymagane kserokopie, itd.). Zewnętrzna firma może również zapewnić uzupełnienie ewentualnych braków, wymagających kontaktu z właściwym pracownikiem klienta lub osobą składającą wniosek. Jak tylko dokument zostanie przyjęty, jest przetwarzany na formę cyfrową, a papierowy oryginał trafia do archiwum. Uprawnieni pracownicy zgodnie ze ściśle określonymi regułami mają dostęp do zeskanowanego obrazu. Kancelaria poczty wychodzącej odpowiada natomiast za właściwe przygotowanie korespondencji, jej nadanie i zrealizowanie przesyłki. Odebrane z poczty zwroty oraz potwierdzenia odbioru rejestrowane są w systemie informatycznym wraz z określonym statusem. Klient może sprawdzić online kompletną historię korespondencji: datę wysyłki, datę odebrania potwierdzenia odbioru oraz jego status lub ewentualną datę zwrotu. Zastosowanie systemu kodów kreskowych, którymi oznaczane są wszystkie wysyłane dokumenty, pozwala na automatyczne podsumowanie kosztów.

Krok trzeci: dystrybucja dokumentów 

ArchiDoc stworzył autorski Systemem Nadzoru Obiegu Korespondencji, który umożliwia pełną kontrolę nad statusem każdego dokumentu. Automatyczne zapisywanie informacji o osobie odbierającej korespondencję, a także miejsce i dokładny czas jej przekazania jest możliwe dzięki wprowadzeniu kodów kreskowych i przenośnych czytników. Takie systemy gwarantują nadzór nad wszelkiego rodzaju przesyłkami zarówno zwykłymi imiennymi, jak i pouf­nymi. System Nadzoru Obiegu Korespondencji pozwala także na przyjęcie i rejestrację doku­mentów, a następnie nadanie mu odpowiedniej kategorii, ustalenie priorytetu, przydzielenie go kurierowi i wyznacze­nie optymalnej ścieżki dystry­bucji.
To, co wyróżnia model kance­laryjny proponowany przez ArchiDoc to gwarancja szybkie­go odnalezienia wszystkich po­trzebnych informacji: kto i kiedy odebrał dane pismo, gdzie się ono znajduje i jaki jest jego status. 

Dobre wzorce są warte naśladowania 

Optymalizacja działania firmowej kancelarii wymaga specjalistycznej wiedzy i technologii, dlatego warto powierzyć obsługę tego procesu dostawcy, który ma za sobą co najmniej kilka, zakończonych sukcesem wdrożeń tego typu rozwiązań. Firma ArchiDoc realizuje usługę kancelarii dla największych polskich przedsiębiorstw, m.in. Telekomunikacji Polskiej, ING Banku Śląskiego czy Banku Millennium. Jako jedyna oferuje także autorskie systemy informatyczne, wspomagające obsługę procesów back-office. 

 Dominik Łabiński, Dyrektor ds. Sprzedaży ArchiDoc SA