12.05.2023
Przygotuj swoją firmę na e-Doręczenia
Zastąpienie listów poleconych systemem elektronicznym jest od dawna postulowaną zmianą. I właśnie się to dzieje. Już niedługo usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczenia, stanie się w Polsce biznesową i urzędową codziennością.
Kto i kiedy
Oficjalnie różne grupy podmiotów mają różne terminy, od kiedy obejmie je obowiązek obsługi e-Doręczeń. Organy administracji rządowej i samorządowej oraz NFZ, ZUS i KRUS muszą być gotowe na e-Doręczenia najpóźniej na 1 stycznia 2024 r.
Krótsze terminy dotyczą przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego – to 90 dni od momentu wydania rozporządzenia w tej sprawie (uwaga, jeszcze do niedawna firmy miały mieć 30 dni, teraz ten okres wydłużono).
Rynek spodziewa się, że decyzja o „przejściu” na e-Doręczenia zostanie ogłoszona w połowie 2023 r. Oznacza to, że od września bieżącego roku firmy będą musiały w praktyce zacząć obsługiwać oficjalną korespondencję droga elektroniczną.
Jak to działa
Rozpoczęcie korzystanie z systemu jest proste: należy założyć adres do e-Doręczeń, następnie go aktywować oraz uruchomić skrzynkę. Można to zrobić już teraz.
Docelowo za pomocą e-Doręczeń mają się komunikować ze sobą także firmy i obywatele, a tradycyjny list polecony odejdzie zupełnie do lamusa. To duża zmiana rozłożona na wiele lat.
Elementy systemu
System e-Doręczeń składa się z wielu elementów. W jego skład wchodzą m.in.:
- PURDE, czyli Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – służy on do komunikacji z podmiotami publicznymi,
- KURDE, czyli Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, – z którego mogą skorzystać firmy i osoby prywatne.
Dobre rozwiązanie do obsługi e-Doręczeń dla Twojej firmy
Do obsługi e-Doręczeń możesz wykorzystać system INDO firmy ArchiDoc. Został on zbudowany na doświadczeniach setek podmiotów prywatnych i publicznych.
Zalety korzystania z INDO do obsługi e-Doręczeń:
- Pewność zgodności z przepisami (Compliance),
- Dowolny okres przechowywania korespondencji oraz dowodów elektronicznych (potwierdzeń) dla e-Doręczeń
- Możliwość obsługi korespondencji w ramach jednego systemu, w tym przesłanie jej dalej do pracownika merytorycznego i/lub przesłanie odpowiedzi nadawcy bezpośrednio przez pracownika merytorycznego
- Jednoznaczne przypisanie konkretnej wiadomości do osoby za nią odpowiedzialnej
- Jasna informacja o statucie procedowania danej wiadomości
- Możliwość dostępu do całej historii korespondencji w danej sprawie i tematyce
- Możliwość zarządzanie uprawnieniami użytkowników
- Zaawansowane systemy wyszukiwania
- Możliwość integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, np. CRM, BMP
- Zaawansowane raportowanie
- Rygorystyczne procedury bezpieczeństwa informacji
Chcesz porozmawiać o e-Doręczeniach? Chętnie doradzimy i pomożemy!
Skontaktuj się ze swoim opiekunem z ArchiDoc
lub
wyślij email na adres archidoc@archidoc.pl