12.05.2023

Zastąpienie listów poleconych systemem elektronicznym jest od dawna postulowaną zmianą. I właśnie się to dzieje. Już niedługo usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczenia, stanie się w Polsce biznesową i urzędową codziennością.

Kto i kiedy

Oficjalnie różne grupy podmiotów mają różne terminy, od kiedy obejmie je obowiązek obsługi e-Doręczeń. Organy administracji rządowej i samorządowej oraz NFZ, ZUS i KRUS muszą być gotowe na e-Doręczenia najpóźniej na 1 stycznia 2024 r.

Krótsze terminy dotyczą przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego – to 90 dni od momentu wydania rozporządzenia w tej sprawie (uwaga, jeszcze do niedawna firmy miały mieć 30 dni, teraz ten okres wydłużono).

Rynek spodziewa się, że decyzja o „przejściu” na e-Doręczenia zostanie ogłoszona w połowie 2023 r. Oznacza to, że od września bieżącego roku firmy będą musiały w praktyce zacząć obsługiwać oficjalną korespondencję droga elektroniczną.

Jak to działa

Rozpoczęcie korzystanie z systemu jest proste: należy założyć adres do e-Doręczeń, następnie go aktywować oraz uruchomić skrzynkę. Można to zrobić już teraz.

Docelowo za pomocą e-Doręczeń mają się komunikować ze sobą także firmy i obywatele, a tradycyjny list polecony odejdzie zupełnie do lamusa. To duża zmiana rozłożona na wiele lat.

Elementy systemu

System e-Doręczeń składa się z wielu elementów. W jego skład wchodzą m.in.:

• PURDE, czyli Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – służy on do komunikacji z podmiotami publicznymi,
• KURDE, czyli Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, – z którego mogą skorzystać firmy i osoby prywatne.

Dobre rozwiązanie do obsługi e-Doręczeń dla Twojej firmy

Do obsługi e-Doręczeń możesz wykorzystać system INDO firmy ArchiDoc. Został on zbudowany na doświadczeniach setek podmiotów prywatnych i publicznych.

Zalety korzystania z INDO do obsługi e-Doręczeń:

• Pewność zgodności z przepisami (Compliance),
• Dowolny okres przechowywania korespondencji oraz dowodów elektronicznych (potwierdzeń) dla e-Doręczeń
• Możliwość obsługi korespondencji w ramach jednego systemu, w tym przesłanie jej dalej do pracownika merytorycznego i/lub przesłanie odpowiedzi nadawcy bezpośrednio przez pracownika merytorycznego
• Jednoznaczne przypisanie konkretnej wiadomości do osoby za nią odpowiedzialnej
• Jasna informacja o statucie procedowania danej wiadomości
• Możliwość dostępu do całej historii korespondencji w danej sprawie i tematyce
• Możliwość zarządzanie uprawnieniami użytkowników
• Zaawansowane systemy wyszukiwania
• Możliwość integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, np. CRM, BMP
• Zaawansowane raportowanie
• Rygorystyczne procedury bezpieczeństwa informacji

Chcesz porozmawiać o e-Doręczeniach? Chętnie doradzimy i pomożemy!

Skontaktuj się ze swoim opiekunem z ArchiDoc

lub

wyślij email na adres archidoc@archidoc.pl