19.05.2011

Firma rozliczająca transakcje kartami płatniczymi dokonała cyfryzacji archiwum. Dzięki temu może szybciej obsługiwać klientów.

Na przełomie maja i czerwca 2011 r. zakończy się digitalizacja dokumentów archiwalnych spółki eService, która zajmuje się instalowaniem w punktach handlowych i usługowych terminali do płatności kartami. Związany z bankiem PKO BP agent rozliczeniowy powierzył archiwizację firmie outsourcingowej Archidoc. Nie pracuje ona za darmo — chce na swych usługach zarobić. Korzystanie z jej usług nie przekłada się więc bezpośrednio na istotne korzyści finansowe agenta rozliczeniowego, ale usprawnia jego pracę.

Podstawową korzyścią jest dla nas efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy naszych pracowników. Z rozsianymi po całej Polsce klientami kontaktują się nasi przedstawiciele handlowi. Kiedy potrzebowali wglądu do umowy z klientem, ktoś musiał wejść do archiwum, zeskanować ją i wysłać terenowemu pracownikowi kopię. Zanim ten ją dostał, mijał dzień lub dwa. Teraz może ją mieć jeszcze tego samego dnia, choć nadal sam nie ma dostępu do systemu pozwalającego na oglądanie zeskanowanych dokumentów informuje Marta Maliszewska, dyrektor departamentu operacji eService.

Dwa razy w tygodniu
Papierowe archiwum eService trafiło do firmy outsourcingowej, gdzie zostało zeskanowane. Pracownicy spółki mają dostęp do cyfrowych obrazów dokumentów przez internet. Jeśli potrzebują papierowego oryginału, usługodawca ma im go dostarczyć w 24 godziny.
Nowe dokumenty papierowe odbiera z siedziby eService dwa razy w tygodniu. Do ich cyfrowych kopii pracownicy agenta rozliczeniowego mają dostęp dobę później. Tyle firma outsourcingowa potrzebuje na zeskanowanie i wprowadzenie cyfrowych kopii do systemu informatycznego.

Agent rozliczeniowy przechowuje umowy z klientami, aneksy do umów wynikające ze zmian zasad współpracy i danych rejestrowych klientów, protokoły związane z działaniami serwisowymi przy terminalach w punktach handlowych i usługowych oraz korespondencję, którą wysyła do klientów.
— Przeciętny kontrakt wiąże nas na 1,5-2 lata. Ale tylko niewielu klientów często zmienia agentów rozliczeniowych. Większość po wygaśnięciu jednej umowy podpisuje następną. W takim przypadku i tak przechowujemy całą korespondencję od początku współpracy — informuje Marta Maliszewska.

Próg ekonomiczny
Na przeciętnego klienta agenta rozliczeniowego przypadają w eService dwa archiwizowane dokumenty w roku. Całe archiwum działającej od 1999 r. spółki mieściło się na 35mkw.

Kamil Kosiński