26.10.2009

Dane i informacje to kluczowe zasoby przedsiębiorstwa. Ich strata może kosztować w przypadku dużych firm setki, jeśli nie miliony złotych.

Ważne dane zapisane w komputerze można utracić w najmniej oczekiwany i najdziwniejszy sposób. – W naszym laboratorium mieliśmy już dyski wyrzucane przez okno z dziesiątego piętra, zakopywane w przydomowym ogródku czy ugotowane w zupie. Jeden z klientów położył laptop na dachu samochodu i ruszył w trasę. Komputer spadł z dachu prosto pod koła ciężarówki. Ratowaliśmy ostatnio również utopiony w morzu telefon wysokiego rangą urzędnika państwowego. Sam aparat nie byłby wielką stratą, natomiast niezwykle istotne były zapisane w nim dane – opowiada Zbigniew Engiel z Mediarecovery, firmy zajmującej się m.in. odzyskiwaniem danych z uszkodzonych nośników. Wiele podobnych opowieści znają pracownicy firmy Kroił Ontrack. Co roku publikują nawet ranking najoryginalniejszych przypadków utraty danych na świecie. – Dotychczas nasi specjaliści odzyskiwali dane z laptopów upieczonych omyłkowo w piekarniku, komputerów, w których zalęgło się stado mrówek, czy z notebooków, które wypadły z helikoptera bądź zostały doszczętnie zalane podczas powodzi. Sytuacje te wyraźnie wskazują, że przypadki utraty danych przybierają coraz bardziej specyficzne formy, co wynika z coraz powszechniejszego stosowania technologii IT w różnych dziedzinach życia – mówi Paweł Odor z Kroił Ontrack. Dodaje, że średnia światowa skuteczność odzyskiwania danych wynosi aż 76 proc. To dużo. Oznacza to jednak, że aż 24 proc. informacji ze zniszczonych nośników nigdy nie udaje się odczytać ponownie. Jak temu zapobiec? Recepta zawiera się w dwóch słowach: „backup" i „archiwizacja".

Dwa pojęcia

Wbrew powszechnemu przekonaniu backup i archiwizacja to nie to samo. – Backup dotyczy procesu wykonania kopii danych, przechowywania ich w bezpiecznym miejscu w celu odtworzenia w razie potrzeby – mówi Grzegorz Stachowicz z Qumak- Sekom. Te bezpieczne miejsca to specjalnie do tego celu przeznaczone serwery, ale również płyty DVD czy taśmy magnetyczne. Z kolei archiwizacja to przenoszenie danych do archiwum przy odpowiedniej ich hierarchizacji. Starsze i mniej przetwarzane dane trafiają na wolniejsze, ale i tańsze nośniki takie jak taśmy magnetyczne, a nowsze i częściej przetwarzane na nośniki, na których będą łatwiej i szybciej dostępne. Upraszczając: archiwizacja służy do bezpiecznego przechowywania danych, podczas gdy głównym zadaniem backupu jest takie przechowywanie informacji, żeby w razie awarii jak najszybciej przywrócić system do działania. – Najważniejsze jest kompleksowe podejście do ochrony danych. I nie chodzi tylko o system backupu serwerów czy aplikacji, ale także o backup stacji roboczych, archiwizację i ochronę przez systemy antywirusowe czy szyfrowania. Oczywiście rozwiązanie powinno być dopasowane do możliwości i potrzeb użytkownika. Kluczowa jest jednak świadomość zagrożeń i wynikająca z niej potrzeba ochrony najcenniejszych zasobów firmy jakimi są dane – twierdzi Grzegorz Stachowicz.

Koszty i możliwości

Jak to zrobić i ile to kosztuje? Małej firmie wystarczy zastosowanie serwera backupu z napędem taśmowym lub dyskowym wraz z prostą ochroną tzw. końcówek klienckich, czyli np. firmowych komputerów. Dla dużej firmy, która ma podstawowe i zapasowe centrum przetwarzania wraz z rozbudowaną infrastrukturą, będzie to zaawansowany system backupu z wielonapędowymi bibliotekami taśmowymi, archiwizacją plików, systemów pocztowych i pracy grupowej oraz systemami ochrony informacji, uwzględniające także końcówki klienckie – mówi Grzegorz Stachowicz.

Przed rozpoczęciem inwestycji firmy powinny zidentyfikować te dane, których utrata wiąże się z największym ryzykiem dla działalności, oraz ocenić potencjalne straty wskutek ich utraty. – To właśnie te kwestie warunkują sposób, w jaki powinien zostać zrealizowany system ochrony krytycznych danych. W dzisiejszych czasach i przy użyciu dostępnych na rynku narzędzi można zapewnić pełną ochronę dowolnych danych oraz dostępność utworzonych kopii w czasie rzeczywistym – zapewnia Jacek Woytynowski z Symantec Polska. To jednak wiąże się ze sporymi wydatkami. – Możliwy jest jednak kompromis. Wymagania większości firm pozwalają na zastosowanie rozwiązań dostosowanych zarówno do potrzeb biznesowych, jak i do możliwości finansowych danej organizacji – mówi Jacek Woytynowski.

Niemniej każda firmą, mała czy duża, potrzebuje systemu do backupu danych. Inaczej w przypadku katastrofy takiej jak pożar, atak terrorystyczny czy zalanie serwerowni lub poważna awaria powtórne rozpoczęcie działalności gospodarczej zamiast kilku godzin, potrwa kilka dni.

Zewnętrzne archiwum

Samą archiwizację można zlecić zewnętrznej firmie. – Oferowane dziś rozwiązania outsourcingowe coraz rzadziej ograniczają się jedynie do klasycznego przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Stosowane technologie informatycznie pozwalają znacznie rozszerzyć zakres usługi m.in. o pozyskiwanie danych z dokumentów i wprowadzenie ich do systemu informatycznego przedsiębiorstwa lub automatyzację procesu obiegu informacji – mówi Konrad Rochalski, Prezes Zarządu ArchiDoc. Takie rozwiązanie ma wiele zalet. – Oszczędności z tego tytułu mogą sięgać nawet 40 proc., jednak takie usługi są źródłem korzyści nie tylko finansowych. Model outsourcingowy, który centralizuje zarządzanie dokumentami korzystnie wpływa na wewnętrzny i zewnętrzny obieg informacji w firmie, co ma szczególne znaczenie w przypadku przedsiębiorstw o strukturze wieloodziałowej. Elektroniczny system dostępu do archiwizowanych dokumentów oszczędza czas i przyśpiesza podejmowanie decyzji – mówi Konrad Rochalski.

Nie bez znaczenia jest również przeniesienie ryzyka na zewnętrzną firmę. Oczywiście, musi to być partner pewny, zaufany, stosujący najbardziej rygorystyczne normy bezpieczeństwa. Bo w przypadku firmowych danych lepiej zabezpieczyć się niepotrzebnie dwa razy, niż raz stracić.

Wojciech Chmielarz