09.06.2011

Na podstawie jakich przesłanek, faktów czy prognoz należy decydować o konkretnych działaniach outsourcingowych? Jakich korzyści z outsourcingu procesów biznesowych w obszarze ekonomii, operacji i działań strategicznych można oczekiwać w krótszej i dłuższej perspektywie czasowej?

Rynek outsourcingu w Polsce jest rynkiem perspektywicznym, elastycznym i z roku na rok staje się coraz popularniejszy wśród rodzimych firm. Z naszych obserwacji wynika, że systematycznie przybywa przedsiębiorców, dla których outsourcing na stałe wpisał się w strategię zarządzania. Według badań przeprowadzonych w październiku 2010 roku przez firmę ArchiDoc – wchodzącą w struktury Outsourcing Experts – o tym, że warto korzystać z outsourcingu, jest przekonanych już ponad 58 proc. polskich przedsiębiorców.
W ciągu dwóch lat liczba ta może znacząco wzrosnąć, ponieważ aż 23 proc. badanych nieko-rzystających jeszcze z usług outsourcera zamierza zastosować tę formę współpracy. W dobie tak ogromnej konkurencji na rynku firmy muszą szukać innowacyjnych rozwiązań w zarządzaniu. Dlatego z roku na rok wzrasta zarówno zainteresowanie outsourcingiem, jak i świadomość dotycząca korzyści, jakie niesie ze sobą współpraca z partnerem zewnętrznym.

Z wyliczeń ArchiDoc, należącego do grupy OUTSOURCING EXPERTS, wynika, że w ciągu roku aż 19 razy kopiujemy tylko jeden egzemplarz dokumentu. Około 5 proc. wszystkich dokumentów w firmie jest gubionych, a odtworzenie zawieruszonego pisma zajmuje 25 godzin.  Koszt związany z odtworzeniem zagubionych dokumentów wynosi natomiast 13 500 tyś. zł. Przyjmując, że firma przetwarza rocznie tysiące pism – faktur, umów, rachunków, zapytań, wniosków i reklamacji – koszt wynikający z zarządzania dokumentami jest zatem olbrzymi. Oprócz strat finansowych instytucja traci również cenny czas oraz powierzchnię magazynową. Ogromna liczba dokumentów i ich różnorodność wymagają od przedsiębiorstwa wdrożenia najlepszego systemu zarządzania oraz usprawnienia przepływu informacji wewnątrz firmy.
Klienci oczekują bowiem sprawnej i szybkiej odpowiedzi. Ktoś przecież czeka na efekt naszej pracy, a bardzo często właśnie od szybkości naszej reakcji zależy sukces firmy.

Sytuacja, w której przedsiębiorstwo podejmuje decyzję o wyoutsourcowaniu jednego lub kilku procesów, wymaga pełnego zaangażowania obu stron – niezależnych od siebie firm. Kluczowym czynnikiem decydującym o powodzeniu jest zaangażowanie i wsparcie dla zmian ze strony top managementu. Poza tym, aby efektywnie uporządkować systemy w firmie, należy przede wszystkim podzielić organizację na procesy, zdefiniować miejsca ich styku, sprawdzić, co decyduje o wydajności danego etapu pracy, oraz zmierzyć efekty codziennych działań i systematycznieje usprawniać. Niezbędne będzie przejście przez następujące etapy:

• zidentyfikowanie procesów ze szczególnym akcentem na dokładne sprecyzowanie ich
  początków i końców (startów i stopów);
   
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych oraz grupy osób zaangażowanych w proces;
   
• wyznaczenie listy kluczowych potrzeb względem procesu poprzedzającego oraz następnego w kolejności (czynniki kluczowe dla jakości procesu);
   
• wyznaczenie miar efektywności działań oraz stałe ich gromadzenie i analizowanie.

  Firma, w której funkcjonuje zarządzanie przez procesy, zyskuje nie tylko dużą przewagę konkurencyjną, ale również ma mniej defektów jakościowych i działa sprawniej, co w rezultacie prowadzi do większej liczby zadowolonych klientów. Równocześnie rośnie wydajność i przedsiębiorstwu łatwiej jest podejmować decyzje o redukcji kosztów, opierając się na różnych modelach organizacyjnych – w tym outsourcingu.

  W ostatnich latach outsourcing procesów biznesowych stal się jedną z najszybciej rozwijających się gałęzi polskiej gospodarki. Z badań ArchiDoc, wchodzącego w skład OUTSOURCING EXPERTS, wynika, że głównym obszarem, w którym stosuje się outsourcing, jest administracja – 41 proc. wskazań. W dalszej kolejności znalazły się obsługa klienta (36 proc.), sprzedaż i marketing (34 proc.) oraz HR i zarządzanie kadrami (27 proc.). Branża handlowa najchętniej outsourcuje obszary związane z obsługą administracyjną, sektor produkcyjny natomiast wydziela na zewnątrz HR oraz obsługę księgową.

  Firmy outsourcingowe specjalizują się w przejmowaniu procesów, które dotychczas były świadczone wewnątrz danej organizacji. Należy pamiętać, że zewnętrzny partner wykonuje te same czynności taniej i sprawniej, umożliwiając klientom skupienie się na głównym biznesie. Outsourcer po przeprowadzeniu analizy procesów zachodzących w danej organizacji jest w stanie zaprojektować oraz wdrożyć wydajne i efektywne rozwiązania.

  Wśród korzyści przemawiających za powierzeniem outsourcerowi obsługi poszczególnych obszarów będących częścią składową prowadzonej działalności należy wymienić przede wszystkim znaczną redukcję kosztów, oszczędność czasu i powierzchni magazynowej oraz możliwość skoncentrowania się na rozwoju w zakresie kluczowego biznesu. Poza tym firma korzystająca z usług outsourcera otrzymuje dostęp do najnowocześniejszej technologii i nie musi się martwić o bezpieczeństwo przechowywanych danych.

  Zanim jednak przedsiębiorstwo zdecyduje się na współpracę z zewnętrznym doradcą, musi wyraźnie wyznaczyć cele i pamiętać, że końcowy efekt współpracy to osiągnięcie wyników przynajmniej tak dobrych jak dotychczas.