12.11.2025

Od września do listopada trwa wzmożony okres pracy związanej z obsługą mandatów w firmach zarządzających flotami, leasingiem czy ubezpieczeniami. Z kolei przełom lata i jesieni to szczyt pracy związany ze szkodami komunikacyjnymi Jak sprawnie radzić sobie z sezonowymi falami, uniknąć opóźnień i zoptymalizować koszty? ArchiDoc radzi: warto zaufać specjalistom i postawić na outsourcing obsługi dokumentów.

Jesień to nerwowy okres dla firm leasingowych, banków, ubezpieczycieli czy menedżerów flot. Po sezonie letnim rośnie liczba mandatów, kar i szkód zgłaszanych przez kierowców pojazdów służbowych lub wynajętych. A także zgłoszeń szkodowych u ubezpieczyli. Po letnim okresie urlopowym w działach administracji firm ze wskazanych powyżej branż zaczyna się „wysoki sezonu”.

Jesień – tsunami mandatów

Wiosna i lato to stosunkowo spokojny czas dla administratorów flot pojazdów i firm leasingowych, jeśli chodzi o mandaty drogowe za wykroczenia rejestrowane w sposób automatyczny, na przykład z fotoradarów. Gdy kierujący pojazdem nie zostanie zatrzymany na gorącym uczynku lub zaraz po nim, minie trochę czasu zanim mandat uszczupli jego portfel.

Mandaty drogowe zaczynają spływać w sierpniu, a we wrześniu notują rekordy, wynika z danych ArchiDoc – firmy, która zajmuje się ich obsługą w imieniu firm leasingowych oraz administratorów flot pojazdów. O ile wzrost z lipca na sierpień wynosi kilkanaście procent, a w niektórych przypadkach wcale nie ma zauważalnej różnicy, to we wrześniu mandatów jest średnio trzy razy tyle co w sierpniu.

Skąd to przesunięcie w czasie? To przecież właśnie latem auta osobowe jeżdżą najwięcej na długie dystanse i ryzyko spowodowania stłuczki lub zarysowania pojazdu na parkingu jest najwyższe.

Zanim jednak zdjęcie z fotoradaru trafi do opracowania przez policjanta (lub wynajętą do tego firmę – ArchiDoc opracowuje zdjęcia z sieci fotoradarów Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego), a następnie wraz z oficjalnym drukiem poczta dostarczy go do właściciela pojazdu, mijają długie tygodnie. Szczególnie jeśli mandat został wystawiony za granicą. W takim przypadku ustalenie po numerze rejestracyjnym właściciela jest czasochłonne. Wszystko to sprawia, że w firmach, które zarządzają flotą pojazdów, jesień oznacza jedno: mnóstwo dodatkowej pracy administracyjnej.

Szczyt szkodowości – późne lato

Liczby mówią same za siebie także w przypadku ubezpieczeń i zdarzeń komunikacyjnych, które dotyczą kierowców samochodów firmowych. Od stycznia do kwietnia ich liczba utrzymuje się na stosunkowo stabilnym poziomie. Jednak wraz z rosnącymi temperaturami za oknem ich częstotliwość zaczyna systematycznie rosnąć. W maju to o 30 proc. więcej niż średnia dla miesięcy styczeń – kwiecień. Czerwiec to skok do blisko 50 proc. I każdy kolejny miesiąc przynosi kilkudziesięcioprocentową zwyżkę, aż do kulminacji we wrześniu, która osiąga ok. 300 proc. tego, co zazwyczaj w czterech pierwszych miesiącach roku. Następnie fala szybko opada.

Jedno zdarzenie = praca na długi czas

Zarówno w przypadku wykroczeń drogowych, jak i szkód ubezpieczeniowych, potwierdza się znana od dawna obserwacja: wyjazdy urlopowe to nie tylko dłuższe trasy, ale również większa liczba zdarzeń drogowych, a w konsekwencji – zwiększona liczba spraw administracyjnych do obsłużenia.

Ich mniejszy napływ w kolejnych miesiącach nie zawsze oznacza mniejszą ilość pracy. Procedury likwidacji szkód są szczególnie złożone, gdy okoliczności wymagają dodatkowych wyjaśnień czy współpracy z zagranicznymi instytucjami.

Również obsługa mandatów, szczególnie tych wystawionych poza granicami Polski jest bardzo żmudna: różne języki dokumentów, różne procedury i wymagania stawiane przez poszczególne instytucje. Nie tylko są to bowiem organy policji, ale także gminy czy firmy działające na ich zlecenie. Zresztą w wielu krajach istnieją różne typy sił policyjnych (np. policja lokalna, autostradowa itp.) i one również mają swoją własną specyfikę. Trudno tu mówić o dużych wolumenach podobnych spraw na poziomie pojedynczych firm, nawet dużych podmiotów, przez co opłacalność ich automatyzacji może stać pod znakiem zapytania.

Jak sobie radzić z pikiem pracy w administrowaniu flotą?

W sytuacji jesiennej fali mandatów i szkód, coraz więcej firm decyduje się na współpracę z wyspecjalizowanymi dostawcami usług, takimi jak ArchiDoc. Zewnętrzne wsparcie pozwala na szybkie i sprawne zarządzanie zwiększonym wolumenem dokumentów, szczególnie na przełomie lata i jesieni, gdy spotykają się dwie kulminacyjne fale, a niektórzy pracownicy wciąż wykorzystują urlop wypoczynkowy.

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu, znajomości procedur administracji publicznej w Polsce oraz w 17 krajach Europy, ArchiDoc potrafi efektywnie zorganizować obsługę nawet najbardziej skomplikowanych przypadków. Działamy zgodnie ze specyfiką pracy największych graczy na rynku, a czas wdrożenia naszych usług wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu tygodni od podpisania umowy.

Co zyskujesz współpracując z ArchiDoc?

• Optymalizacja kosztów: obsługujemy tysiące mandatów i szkód miesięcznie, dzięki czemu koszt „załatwienia” pojedynczego zdarzenia jest minimalny.
• Skrócenie czasu obsługi: szczególnie istotne przy dużych wolumenach dokumentów, które spiętrzają się w sezonie wakacyjnym i powakacyjnym.
• Minimalizacja błędów: dzięki wyspecjalizowanym zespołom, które doskonale znają procedury i wymogi formalne, unikamy kar za opóźnienia i niedopełnienie obowiązków.
• Skuteczność w działaniu: dysponujemy narzędziami, które ułatwiają dotarcie do osób odpowiedzialnych za wykroczenia lub szkody, nawet jeśli nie są one chętne do współpracy.
• Wysoki poziom automatyzacji: integrujemy się z systemami informatycznymi i bazodanowymi klienta, zapewniając automatyzację procesów, takich jak naliczanie opłat czy przekazywanie informacji w czasie rzeczywistym.

Dzięki wsparciu ekspertów ArchiDoc, Twoja firma może bez stresu przejść przez okres wzmożonej aktywności administracyjnej. Dla nas obsługa mandatów i szkód to codzienność – dla Ciebie, bezpieczeństwo i pewność sprawnego działania.